Veelgestelde vragen leveranciers tuin & dier

1. Welke retailers zijn aangesloten?

De volgende retailers/groothandels hebben commitment afgegeven om de GS1 datapool te gaan gebruiken: BTC-Retail, GRS Inkoop & GRS Services, IJsvogel Retail, Intratuin, Malanico, Ranzijn Tuin & Dier, Tuincentrum Osdorp, Vijver- en Tuincentrum Pelckmans, Prickels, Warentuin en Welkoop. Zij hebben afgesproken dat zij uiterlijk 31 december 2023 productdata uit de GS1 datapool in hun systemen kunnen verwerken.

2. Wat kost de GS1 datapool en hoe meld ik mij aan?

Je betaalt eenmalig een bedrag om aan te sluiten en jaarlijks een bedrag afhankelijk van je omzet. Bekijk de tarieven. Aanmelden kan via MijnGS1.

3. Welke data moet ik aanleveren?

Je kunt bijna 3.400 verschillende soorten gegevens via de GS1 datapool delen. Welke gegevens dit zijn is vastgesteld door retailers en leveranciers/fabrikanten in de sector doe-het-zelf, tuin en dier in de Benelux. De gegevens kun je opdelen in een aantal groepen:

Basisgegevens
Consumenteninformatie
Gegevens om te voldoen aan wet- en regelgeving

Bekijk het overzicht van de verplichte basisgegevens en andere data je aan moet leveren.

4. Hoe kan ik productdata bij de GS1 datapool aanleveren?

Het aanleveren van productdata bij de GS1 datapool kan op de volgende manieren:

Tip!
Start met de webinterface. Op basis van jouw ervaringen kun je bepalen of de webinterface voor jouw organisatie voldoende is of dat een ‘zwaardere’ oplossing gewenst is. Lees meer informatie over de aanleveropties ‘Stap 3: Kies je datamanagementsysteem’ in dit stappenplan.

5. Welke stappen moet ik zetten om aan de slag te gaan?

Het stappenplan van GS1 voor leveranciers helpt je bij het organiseren van datamanagement in jouw organisatie en bestaat uit de volgende stappen:

Stap 1 - Maak een businesscase en start een project
Stap 2 - Breng huidige en gewenste situatie in kaart
Stap 3 - Kies een datamanagementsysteem
Stap 4 - Meld je aan bij GS1
Stap 5 - Leg data vast in de GS1 datapool
Stap 6 - Test met retailers
Stap 7 - Borg de datakwaliteit in jouw organisatie

Bekijk de uitgebreide informatie in het stappenplan.

6. Welke data van welke producten moet ik invoeren?

De retailers vragen om logistieke, commerciële en wetgevingsdata (zoals gevaarlijke stoffen) van zowel consumenten- als handelseenheden. Het gaat om het actieve assortiment dat je daadwerkelijk aan tuin- en dierretailers levert, de volgende data voer je niet in:

Data van producten voor een offertetraject.
Data van producten die je nu levert, maar op korte termijn uit het assortiment gaan.

7. Hoe begin je met data invoeren?

Je deelt eerst de producten in productgroepen in voordat je productinformatie in de GS1 datapool invoert. We gebruiken hiervoor de GS1 Global Product Classification (GPC) methode. Meer informatie vindt je in het document ‘Producten classificeren en gegevens invoeren’.
Start met het nieuwe assortiment dat je daadwerkelijk aan de tuin- en dierretailers gaat leveren.
Begin met 1 productgroep met de (verwachte) grootste omzet van de retailklanten in tuin en dier samen. Zo deel je het werk op in behapbare stukken en leer je van de ervaringen van de eerste productgroep (GS1 GPC brick).
Voer daarna ook de productdata van je huidige assortiment in. Je deelt nu ook al data met je klanten (zoals EAN-code en productomschrijving), maar de data die je vastlegt in de GS1 datapool is veel breder (commerciële productspecifieke data en wetgevingsdata) en die willen zij ook ontvangen.
Vergeet niet om minimaal 1 productafbeelding aan je data toe te voegen die online worden verkocht. Beter is om meer afbeeldingen te delen. Retailers kunnen jouw producten dan beter online presenteren.
De productdata van handelseenheden voer je ook in in. Start met het invoeren van data van omdozen. Ken aan deze eenheden een unieke artikelcode (EAN/GTIN) toe en gebruik hiervoor niet de artikelcode van de consumenteneenheden.

In het document 'Producten classificeren en gegevens invoeren' vind je om welke velden het gaat. Bekijk ook het filmpje over hoe je het GS1 datamodel gebruikt.

8. Moet ik inkoopprijzen- en condities ook via de GS1 datapool delen?

Nee, hiervoor gebruiken de retailers het GS1 Excel prijsbericht. Het prijsbericht kent 2 varianten, vraag aan jouw klanten welke variant ze willen ontvangen. Let op! Het prijsbericht deel je direct met jouw contactpersonen bij de retailers, via bijvoorbeeld email.

9. Zijn er verschillen in de data van consumenten- en handelseenheden?

Ja, bij het aanmaken van een handelseenheid (bijvoorbeeld een doos) in de GS1 webinterface wordt de data van een aantal attributen van de consumenteenheid automatisch naar de handelseenheid gekopieerd. Je kunt de gekopieerde data uiteraard aanpassen. Je hoeft alleen de onderstaande attributen voor een handelseenheid in te voeren:

1. GS1 artikelcode (EAN/GTIN)
2. Is het een besteleenheid?
3. Is het een levereenheid?
4. Hoogte
5. Breedte
6. Diepte
7. Brutogewicht

Tip!
Lees de handleiding over hoe je consumenten-, en handels- en logistieke eenheden in de GS1 datapool kunt invoeren en/of bekijk de instructievideo over het aanmaken van artikelen.

10. Zijn er verschillen in data tussen Nederland en België?

Ja, de belangrijkste verschillen zijn:

De BTW in Nederland staat bijna altijd op ‘hoog’ en in België op ‘standaard’. Bekijk de codes voor belastingtarieven in de Benelux.
België werkt naast Intrastat codes ook met TARIC codes.
Ecocheques zijn voor de Belgische markt relevant.
Daarnaast moet je voor België de tekstvelden verplicht in meerdere talen (Nederlands en Frans) aanleveren. Engels en Duits is wenselijk maar niet verplicht.

11. Wat zijn de eisen voor het toevoegen van productafbeeldingen?

Er zijn richtlijnen waarin o.a. staat aan welke specificatie een afbeelding moet voldoen.

12. Hoe bepaal ik op de juiste manier de afmetingen van mijn producten?

In de internationale meetregels staan de regels voor het juist opmeten van producten.

13. Hoe vul ik merk en productomschrijving goed in?

In het GS1 datamodel staat per tekstveld een standaard format en instructie. Vooral commerciële attributen - zoals merknaam en productomschrijving - worden vaak niet juist en consistent ingevuld. Bekijk daarom de instructies met voorbeelden.

14. Is er een training over de GS1 datapool?

We hebben een e-learning waarin je leert over het organiseren van je datamanagement en hoe je gegevens kunt invoeren. En in een webinar vertellen we je alles over het over het goed invoeren van data.