Bickery Food Group: ‘Continue aandacht voor datakwaliteit betaalt zich uit’
De invoer van juiste artikeldata is voor Gert Kos en Leonie Duijst van de Bickery Food Group bijna een sport geworden. Voor hun retailers en consumenten is dat essentieel. “We stoppen er veel energie in, want doe je het meteen goed, dan scheelt dat veel tijd en geld.”
Steeds als bij Gert Kos en Leonie Duijst van de Bickery Food Group een positief rapport binnenkomt over de kwaliteit van hun artikelgegevens in GS1 Data Source, is er bescheiden gejuich. Ze werken er samen hard aan om hun artikelgegevens zo correct mogelijk in de GS1 datapool in te voeren. Een pittige klus, dat zo’n derde van hun werktijd in beslag neemt. “Zo’n positieve melding is altijd fijn. Als je zaken moet corrigeren, kost dat niet alleen tijd, maar ook geld, omdat artikelgegevens dan voor het datakwaliteitprogramma gecontroleerd moeten worden.”
De Bickery Food Group bestaat al 37 jaar en verkoopt en distribueert internationale premium food brands uit binnen- en buitenland. Ze zijn onder andere bekend van merken zoals Bonne Maman-jams, Tabasco-pepersauzen, Swiss-chocoladerepen en Punica-dranken. Ook zijn ze gespecialiseerd in de productontwikkeling van levensmiddelen, speciaal bedoeld voor kerst- en geschenkpakketten.
Producten moeten in het schap passen
“Het is ontzettend belangrijk om gegevens correct in te voeren. In de eerste plaats vanwege de logistiek. Onze klanten moeten ervan op aan kunnen dat onze producten in hun schappen passen en dat ze betrouwbare schappenplannen kunnen maken. Want als een fles ineens 5 centimeter hoger blijkt te zijn dan gedacht, dan heeft de retailer een probleem. Dat willen we koste wat het kost voorkomen,” aldus Gert Kos, procesmanager logistiek en verantwoordelijk voor de invoer van de logistieke productgegevens.
Betrouwbaarheid must voor webshops
Kos’ collega Leonie Duijst, verantwoordelijk voor de kwaliteitszorg en etikettering, neemt de invoer van de etiketgegevens in de GS1 datapool voor haar rekening. “Correcte data zijn ook van belang voor webshops, want daar moet de juiste informatie over een product te zien zijn. Sinds 2014 is het zelfs zo dat alle informatie die op etiketten van producten staat, ook op webshops aanwezig moet zijn alsof je het product letterlijk in je handen hebt.’’
”Wij moeten ervoor zorgen dat de online consument de juiste informatie van een productetiket te zien krijgt. Die wil tegenwoordig precies weten waar een product vandaan komt en hoe het is gemaakt. Wil op de hoogte zijn van de precieze voedingswaarde en daarbij is de allergie-informatie natuurlijk essentieel.”
Na controle zijn gegevens gegarandeerd juist
De invoer van artikelgegevens gaat bij Leonie en Gert nu heel goed, zeggen ze zelf. ”Al is dat ook wel eens anders geweest. Een tijd geleden waren er voor ons als leverancier soms nog onduidelijkheden over het invullen van de velden in het systeem. Dat maakte het soms lastig. Inmiddels wordt onze invoer gecontroleerd door XXtract. Na die controle zijn je gegevens gegarandeerd juist."
Gert en Leonie maken er welhaast een sport van om hun zaken goed mogelijk op orde te krijgen. Een volle tray met twaalf potjes saus bijvoorbeeld wordt heel secuur gewogen, gemeten en vervolgens uit elkaar gehaald. De deksel en het lege potje worden vervolgens ook nog gewogen en gemeten. Kos: “Ik heb goede meetapparatuur, die tot op de millimeter en milligram nauwkeurig meet en weegt.’’
Ook Leonie laat niets aan het toeval over: “Het is van belang dat onze merkeigenaren op tijd doorgeven als er nieuwe verpakkingen worden ingevoerd, zodat wij de nieuwste, correcte etiketgegevens kunnen invoeren. Want je moet echt alles op punten en komma’s controleren. Als er ‘appel’ op het etiket staat, mag ik natuurlijk geen ‘appels’ invoeren. Van het begin af aan hebben wij dit heel serieus opgepakt.’’
Volgens Kos is het goed dat een controle-organisatie als XXtract nu de data checkt. Hij vertelt dat een 100 procentscore inmiddels geen uitzondering meer is! “Maar ik hoop dat er in GS1 Data Source niet al te veel meer verandert, bijvoorbeeld in de velden of omschrijvingen. Want dan moeten wij de reeds ingevoerde gegevens allemaal wijzigen. Dat hebben we vroeger nogal eens gehad en dat betekent voor ons veel extra werk.’’
Invoeren vergt continue aandacht. Zet toegewijde collega op de data-invoer
Het invoeren van artikelgegevens, gaat voor de Bickery Food Group altijd door, zegt Kos. “We zijn constant bezig met nieuwe artikelen, bijvoorbeeld een nieuwe smaak jam. Of een geheel nieuwe productlijn. Dan beginnen we weer van voren af aan: meten, wegen, invoeren, artikelen opsturen om te controleren en wachten op goedkeuring. Vroeger hield ik daarbij altijd mijn hart vast. Je weet dat je je gegevens naar eer en geweten invoert, maar soms stuitte je op interpretatieverschillen. Ook wij zijn door schade en schande wijs geworden. Nu gaat het trouwens heel goed.” Zorgen dat dit zo blijft is voor Gert en Leonie steeds de uitdaging. “We maken er echt een sport van, vooral voor onze klanten natuurlijk.”
Gert en Leonie moedigen daarom graag ook andere leveranciers aan productgegevens zo goed mogelijk in te vullen en er echt veel aandacht aan te besteden. Leonie: “De praktijk leert dat data-invoer niet het meest gewilde `baantje’ is. Dit soort taken schuift dus nogal eens van de ene medewerker naar de andere. Maar omdat het zulk secuur werk is, is het belangrijk dat je er veel kennis over vergaart. De handleiding voor de invoer van gegevens is een dik pak papier, ik ken het inmiddels bijna uit mijn hoofd, ik heb veel geleerd door het te doen. Wij blijven doorgaan en aanpassen tot het goed is. Het zit in ons karakter om het goed te willen doen. Ons advies aan anderen: zet er een toegewijde collega op, dat betaalt zich zeker uit. En stel vooral vragen aan GS1 als je er niet uitkomt. Zij hebben bij de helpdesk van GS1 kennis van zaken, veel geduld en zijn zeer bereid om je te helpen.”