Spadel: Datakwaliteit vanaf de bron

Pauline van der Hoog, commercieel assistente Home bij Spadel Nederland, is binnen de Nederlandse tak van de Belgische multinational verantwoordelijk voor de datakwaliteit. Zoals Pauline al stelde, hecht de onderneming veel waarde aan betrouwbare artikeldata die zij via GS1 Data Source aan hun afnemers beschikbaar stellen.

Verstoringen in keten voorkomen

"We willen verstoringen in de keten zo veel mogelijk voorkomen. Dat kunnen logistieke kinken in de kabels zijn, bijvoorbeeld als gevolg van een onjuiste invoer van formaten (artikel, omdoos of pallet, red.) of meer consument-gerelateerde issues zoals een online ingrediëntendeclaratie die niet overeenkomt met het fysieke product. Zelf hebben we deze hobbels kunnen vermijden door een degelijke en gestructureerde aanpak van datakwaliteit."

Gestructureerde aanpak loont

Van der Hoog stelt dat Spadel Nederland op het laatstgenoemde gebied dicht tegen het optimum van 100 procent foutloos aanzit. Wat is het geheim van de Nederlandse dochter van de Spadel Groep? Volgens Van der Hoog heeft Spadel niet een apart (overkoepelend) beleid ontwikkeld om datakwaliteit te bevorderen en op peil te houden. Wel heeft de onderneming een gestructureerde aanpak voor nieuwe producten of mutaties van bestaande producten.

"Omdat alle producten bij de bron (in het Belgische Spa) worden gebotteld, ligt de bron van de data bij onze Belgische collega's. Zij voeren de relevante (artikel)data in ons SAP-systeem in. De afzonderlijke landenorganisaties kunnen deze data vervolgens overnemen en invoeren in GS1 Data Source. Vaak zijn er ook aanvullingen nodig omdat bepaalde zaken landspecifiek zijn, zoals bijvoorbeeld het al dan niet hebben van een statiegeldsysteem."

"Dit proces is zo gestandaardiseerd dat datakwaliteit niet een apart aandachtspunt is van ons bedrijf; het zit ingebakken in de dagelijkse praktijk."

Samenspel van afzonderlijke afdelingen

De kern van een optimale datakwaliteit ligt volgens Van der Hoog in het samenspel van de afzonderlijke afdelingen. In geval van productontwikkeling heeft marketing/sales de lead. R&D en logistiek werken deze leads uit tot nieuwe producten en bijbehorende verpakkingen. In de aanloop naar een introductie komen de relevante data over de productsamenstelling, verpakkingen/verpakkingsformaten via het eerder genoemde SAP-systeem richting Pauline.

"Dit proces is zo gestandaardiseerd dat datakwaliteit niet een apart aandachtspunt is van ons bedrijf; het zit ingebakken in de dagelijkse praktijk. Vanzelfsprekend rapporteer ik aan mijn leidinggevende over de voortgang, maar het is geen bijzonder issue omdat we alles onder controle hebben."

Voorkomen beter dan genezen

Het laatste wordt ook bevorderd door de controles die een derde partij uitvoert bij mutaties en/of nieuwe producten voor datakwaliteit. "Deze controles voert de data management service XXtract uit voordat het product daadwerkelijk op de markt komt", aldus Van der Hoog. "Zo halen we mogelijke fouten al voor de introductie uit GS1 DAS. Belangrijk is natuurlijk de terugkoppeling door de controlerende partij richting Spadel. Deze is goed geregeld."

De mate van mutaties en de variëteit/complexiteit van het assortiment speelt ook een rol in de datakwaliteit. Spadel Nederland is niet een bedrijf met frequente assortimentswisselingen. In totaal heeft de onderneming circa 75 SKU's in haar assortiment die ongeveer 225 aparte datavelden in GS1 Data Source innemen. "Twee keer per jaar, met name in het voorjaar, lanceren we nieuwe producten of productvarianten. Tussentijds is het vrij rustig op het datafront," lacht Van der Hoog.

Aandacht voor details

De routine van Spadel's datamanagement kan ook een keerzijde hebben, namelijk dat teveel wordt 'gevlogen op de automatische piloot'. "Klopt," stelt Van der Hoog. "De kunst is om alert te blijven. Retail is een kwestie van details. Dat geldt ook voor artikeldata. Neem bijvoorbeeld de aanduiding van inhoudsmaten. We hadden eerst Ltr. in GS1 Data Source staan; dat moet dus L. zijn. Dan moeten we vervolgens ook de andere datavelden checken en mogelijk aanpassen. Dezelfde alertheid geldt ook voor de mutaties die GS1 doorvoert in haar systeem, bijvoorbeeld nieuwe datavelden of andere invoerinstructies."

Zo nu en dan komen ook gevallen voor waarin verschillende interpretaties kunnen leiden tot een foutieve invoer. Van der Hoog adviseert collega-bedrijven dan ook om de GS1 handleiding zorgvuldig door te nemen. "En als je er dan nog niet uitkomt, neem direct contact op met GS1 Nederland. Zij zijn gemakkelijk bereikbaar en kunnen je snel op weg helpen."