Traceren implantaten geeft ziekenhuis OLVG inzicht én rust

Tijdens een audit op de OK van OLVG locatie West bleek dat het ziekenhuis veel verspilling van materialen had. Aan het woord: Ingeborg Wanrooij, teamleider OK en projectleider Lean en Tanja Zenel, logistiek coördinator op het OK-complex.

Raad van Bestuur akkoord over plan beter ‘voorraadbeheer OK’

“Ons voorraadbeheer kon beter”, zegt Wanrooij, teamleider OK en projectleider Lean. “We wisten niet continue wat onze huidige voorraad was en gingen handmatig door de voorraad om te kijken wanneer artikelen over datum waren. De gebruikte implantaten werden op papier in het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) ingescand. Bij een recall kostte het ons veel werk het implantaat terug te zoeken. Dit alles kon beter georganiseerd worden.” Een business case volgde en de Raad van Bestuur ging in 2014 akkoord met een traject ‘voorraadbeheer OK’.

Het traject ‘voorraadbeheer OK’ resulteerde in een nieuw geautomatiseerd systeem voor het traceren van implantaten. Vele voordelen zijn te noemen. Niet alleen op financieel vlak. “We kozen Lean Six Sigma als verbetermethodiek; een aanpak voor het organiseren van kwaliteits- en efficiëntieverbetering waarbij de patiënt centraal staat. Lean Six Sigma leerde ons anders naar processen te kijken. Continue stelden we ons de vraag: ‘Waarom doen we het op deze manier en kan het beter?’.”

Gele labels maken nu ons proces makkelijker

Door de diversiteit aan barcodes vermeld op de verpakking waren wij destijds genoodzaakt het proces voor de medewerkers op de OK-kamer makkelijker te maken. We labelen de implantaten die binnenkomen handmatig om, zodat zij weten welk label zij moeten scannen. De gegevens van de leverancier nemen we indien mogelijk uit de barcode op de verpakking over en we voegen daarnaast extra informatie toe.”

Op de gele labels staat het lotnummer van het product, het artikelnummer en omschrijving, expiratiedatum, locatie en de prijs. “Met de nieuwe manier van werken, bereiken we het doel dat we voor ogen hadden: verhoging van de patiëntveiligheid en verbetering van het voorraadbeheer, met alle voordelen van dien. Helaas is de gezondheidszorg nog niet zo ver dat er één uniforme standaard barcodering is. Denk aan de GS1 standaard”.

Zeker een ton op jaarbasis besparen

Sinds de invoering van het nieuwe systeem wordt er zeker een ton op jaarbasis bespaard. De derving is met 90% afgenomen en het kostenbewustzijn van de medewerkers is enorm toegenomen. Nog slechts een heel klein deel van de materialen wordt weggegooid als gevolg van bijvoorbeeld kapotte verpakkingen. Verlies door het expireren van de steriliteitsdatum komt nauwelijks meer voor.

“Het hele proces van voorraadbeheer en daarmee traceerbaarheid is geautomatiseerd. Met een druk op de knop weten we welk implantaat bij welke patiënt is ingebracht. Om de patiënt te kunnen volgen binnen het proces, krijgt deze bij binnenkomst een polsbandje met daarop een barcode. Vervolgens worden alle gebruikte materialen bij de ingreep onder dit patiëntennummer in het systeem gezet.”

Logistiek team kijkt anders naar voorraadbeheer

Het scannen van producten zorgt voor een up-to-date-overzicht van de voorraad. Zo weet men precies wat er besteld moet worden en welke producten over datum dreigen te gaan. Gebeurt dit laatste, dan gaan ze met hun leveranciers om tafel en bekijken ze of zij de producten kunnen omruilen voor nieuwe. Of, als het product al een half jaar op de plank ligt, kijken ze of het nog wel gangbaar is.

Tanja Zenel: “Voorheen waren desbetreffende specialismen verantwoordelijk voor de bestelling van materialen, die op de plank kwamen. Nu bevoorraden en bestellen wij - het logistieke team binnen de OK-afdeling - de materialen. OK-assistenten kunnen zich hierdoor volledig richten op de OK-kamers en de zorg van de patiënten. We kijken anders naar voorraadbeheer dan assistenten. Wij gaan wat ‘strakker’ met de voorraad om en hebben deze in de eerste slag daardoor met 50% kunnen verlagen. Wij baseren de voorraad en bestellingen op de cijfers, die we uit het systeem kunnen genereren.”

Cultuuromslag

Het traject zorgt voor een cultuuromslag in het ziekenhuis. “Voordat we het traject daadwerkelijk begonnen, hebben we een presentatie gegeven aan de medewerkers van de OK’s. Waarom zijn we dit traject gestart, wat denken jullie, hoeveel gooien we weg? Toen dat duidelijk werd, zeiden de medewerkers letterlijk: ‘Als we een supermarkt waren, zouden we al lang failliet zijn!’”

“Om de medewerkers op de vloer ervan te overtuigen dat wij als logistiek medewerkers in staat zijn ook de kritische goederen te beheren, hebben we per specialisme het hele assortiment aan implantaten en disposables doorlopen. We maakten een overzicht, gekoppeld aan een minimum-maximum voorraad. Zo kwamen we per specialisme tot een concept dat we aanhouden bij het doen van bestellingen. We zijn gestart met het scannen van orthopedische implantaten. Vervolgens lieten we zien hoe het scannen werkt. En benadrukten we de verantwoordelijkheid, die hieraan gekoppeld is.”

‘Scan je niet goed, dan is er geen juiste registratie, maar ook geen bestelling.’ Na de training volgden enthousiaste reacties. ‘Dat gaat vlot!’. De positieve reacties van dit specialisme zorgden er voor dat ook de andere specialismen stonden te trappelen om met scannen van implantaten aan de slag te gaan. Inmiddels is het traject in zijn geheel over alle specialismen uitgerold op de OK en worden ook de instrumentennetten gescand. Ook is het ziekenhuis in de toekomst van plan andere producten te scannen, zoals bloedproducten.