AMC staat voor standaardisatie en data delen via GS1 datapool

Het directoraat inkoop van AMC speelt een centrale rol bij het doorvoeren van de veranderingen. Voldoen aan de eisen van het Landelijk Implantaten Register (LIR) of minimaal aantonen dat een implementatieplan op de agenda staat is slechts één aspect dat druk zet. In 2017 zijn er daarnaast afspraken over eenduidige codering gemaakt voor medische hulpmiddelen (ADC). Ook is de Europese MDR-wetgeving in aantocht. Aanvullend aan deze zaken realiseren zorginstellingen in toenemende mate hoe groot het belang is van een goede productregistratie.

Belangrijke rol voor IT en standaarden

“Vrijwel alle artikelen die het AMC gebruikt, komen binnen via inkoop”, stelt Yolanda Bokking, stafadviseur en procesbeheerder aanvragen tot en met betalen. “We hebben onze inkoopvoorwaarden al aangepast. Daarin staat dat we van producenten verlangen dat ze de GS1 standaarden in hun processen opnemen.” Zij ziet bij het aanpakken van de uitdagingen een belangrijke rol weggelegd voor IT-systemen, standaarden en een soepele uitwisseling van data. “We kijken nu hoe we als inkoopafdeling maar ook als complete keten optimalisatiestappen kunnen zetten.” Inkoop is binnen het AMC een dienstverlenende afdeling die zorgt draagt voor het op tijd inkopen en op voorraad hebben van producten, zodat ze tijdig binnen de primaire zorgprocessen zijn in te zetten.”

AMC voorloper onder zorginstellingen

Het AMC startte twee jaar geleden met het optimaliseren van de zorg- en de operationele processen, waaronder het verbeteren van medische artikelinformatie. “We leggen, bijvoorbeeld onder druk van de aanstaande wetgeving, veel stappen vast in het elektronisch patiëntendossier. Zoals welk implantaat we gebruiken voor welke patiënt. Gaat er iets mis, dan is snel te herleiden welke afdelingen en patiënten betrokken zijn.”

Bokking benadrukt dat standaardisatie bij deze registratie een sleutelrol speelt. Dit is ook de reden dat het AMC als een van de eerste Nederlandse zorginstellingen is gestart om via GS1 Data Source Healthcare data te ontvangen van leveranciers. “Nu zetten we de eerste stappen, in 2019 willen we vaart maken, zodat dit proces in 2020 gereed is.”

Honderden leveranciers

Het AMC legt op dit moment al heel veel data vast, vanaf het moment van een bestelling en levering tot het op voorraad houden. Dit registreren, het koppelen van artikelgegevens aan bijvoorbeeld voorraden en het vastleggen van serienummers en expiratiedata is behoorlijk arbeidsintensief. Bokking: “Administratie is echt heel veel werk. GS1 Data Source Healthcare kan daarin verandering brengen. Voegt een leverancier artikelinformatie aan de datapool toe, dan kunnen wij die binnenkort zonder moeite overnemen. We voeren nu gesprekken met enkele grote producenten, zie het als het opschudden van het bed en het kussen.”

“Voegt een leverancier artikelinformatie aan de datapool toe, dan kunnen wij die binnenkort zonder moeite overnemen. We voeren nu gesprekken met enkele grote producenten, zie het als het opschudden van het bed en het kussen.”

Invoering GS1 barcodering helpt risico’s beperken

Volgens Bokking heeft het AMC intern al enkele belangrijke stappen gezet, waaronder het scannen van GS1 barcodes van de gebruikte implantaten. Nu werkt het ziekenhuis aan de ontwikkeling van een IT-platform dat ertoe moet leiden dat data uit GS1 Data Source Healthcare in het SAP CareCTRL ERP van het AMC kan lopen. De hoop is dat er binnen een maand of zes duidelijkheid is over de nieuwe digitale werkwijze. Het AMC wil dat leveranciers nu beginnen met het vullen van de GS1 Data Source Healthcare.

Eenvoudiger data vergelijken

Het academisch ziekenhuis heeft ongeveer 25.000 producten in het artikelbestand. Daarvan is driekwart een medisch hulpmiddel, het aantal soorten implantaten ligt op ruim 6.000. “Meerdere leveranciers hebben al toegezegd met GS1 Data Source Healthcare aan de slag te gaan. Met ongeveer zestig leveranciers zijn we samen met VUmc en GS1 in gesprek.” Bokking waardeert het Europese datamodel dat GS1 ontwikkelde. “Op basis van dat model kunnen we binnenkort eenvoudiger data van internationale leveranciers ontvangen.” Eenvoudiger Europese artikeldata kunnen vergelijken heeft nog een voordeel: bij zorginstellingen ontstaat een beter beeld van de prijzen in de diverse landen.

Volgend jaar (2019) wordt een cruciaal jaar waarin het AMC de belangrijkste voorbereidende stappen heeft gezet. Leveranciers zouden in dat jaar druk bezig moeten zijn met het vullen van GS1 Data Source Healthcare. “Wij willen vanaf dat moment data gaan binnenhalen en verwerken. De raad van bestuur is zich gelukkig goed bewust van het belang van een effectieve artikelregistratie. Geautomatiseerd data vastleggen heeft als extra voordeel dat managementoverzichten verbeteren. Daarmee ontstaat er meer inzicht op wat we als ziekenhuis verbruiken. Ook verbetert de kwaliteit van interne data verder.”

Toekomstplan

Hoewel er nog vele stappen te zetten zijn, loopt het project volgens plan. “De samenwerking met GS1 verloopt goed, we helpen elkaar waar we kunnen.” Eveneens onderdeel van het standaardisatieproject, maar niet aangestipt is de op handen zijnde fusie tussen het AMC en het VUmc. De ziekenhuizen hebben verschillende bedrijfssystemen, maar door artikeldata te standaardiseren zijn gegevens in de toekomst alsnog eenvoudig uit te wisselen. “Wat we nu doen is feitelijk een overstap om straks makkelijker te kunnen fuseren en op inkoop gebied samen te werken. Ditzelfde gebeurt al steeds intensiever voor de inkoop binnen de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU). GS1 Data Source Healthcare is een fijne steun om data gelijk te trekken en zal de behoefte aan standaardisatie in de toekomst alleen maar verder doen toenemen.”

Tips: Waarop letten bij de invoering van GS1 Data Source Healthcare?

• Begin vroeg, zodat je op tijd klaar bent. Hou rekening met testen/aanpassen van systemen en processen.
• Werk indien mogelijk samen met andere zorginstellingen en een IT-partner. Wissel ervaringen uit.
• Pas tijdig inkoopvoorwaarden aan. Stel GS1 barcodering op producten verplicht.
• Denk vanuit de hele keten van inkoop en logistiek tot aan de patiëntzorg, én vice versa (zowel ERP als EPD zijn belangrijk).