Barcodescanning verbetert traceerbaarheid in Flevoziekenhuis
Het Flevoziekenhuis is bezig met een inhaalslag op het gebied van automatisering. De behoefte aan beter voorraadbeheer groeide en werd bevestigd door de verplichte traceerbaarheid van implantaten aan de horizon (LIR en MDR). Het was een uitdaging het geautomatiseerd registreren van implantaten door barcodescanning voor elke afdeling te laten werken.
Eind zomer 2017 startte het Flevoziekenhuis een verkennend onderzoek waaruit duidelijke conclusies naar voren kwamen. Projectleider Diandra de Jong: “Ons belangrijkste doel was en is om meer inzicht te krijgen in voorraadbeheer en om vervolgens de kwaliteit te verhogen.” Op logistiek vlak liepen we wat achter, we werkten veel op papier en maakten gebruik van Excel-sheets. De wens om meer te automatiseren en het voorraadbeheer te verbeteren was er al. Het nieuwe wetsvoorstel voor het Landelijk Implantaten Register (LIR) kwam dus prima uit.” Het was volgens De Jong de afdeling inkoop die het initiatief nam voor het scannen van barcodes op producten en het registreren van deze gegevens in de interne IT-systemen.
Werkwijzen stroomlijnen
Flevoziekenhuis vatte de koe bij de horens en zette het inkoopsysteem dat in gebruik was over naar het Enterprise Resource Planning (ERP) systeem van leverancier SAP. De volgende stap bestond uit het overbrengen van de logistieke handelingen naar hetzelfde ERP. “Daarmee zijn we in oktober 2017 live gegaan. Vervolgens was het zaak om ervoor te zorgen dat meerdere afdelingen zo kunnen werken dat zij aan de nieuwe wetgeving kunnen voldoen. Denk aan afdelingen als logistiek/inkoop, de goederenontvangst, de OK en cardiologie. Vrijwel elke afdeling heeft een eigen werkwijze. Het was dus van belang om goed in kaart te brengen hoe de afdelingen met de goederenstroom omgaan.” De grootste uitdaging was volgens De Jong om het totale plaatje en alle schakels in de werkwijze te achterhalen. “Iemand heeft vaak alleen maar zicht op zijn eigen stukje van de keten.”
Automatiseren van goederenprocessen
Duidelijke veranderingen zijn inmiddels doorgevoerd met behulp van ZetesMedea. Medewerkers scannen barcodes op producten, terwijl ze eerder stickers plakten en dit lieten inscannen voor patiëntendossiers. “Het merendeel van de handelingen horend bij de goederenstroom is inmiddels aangepast.”
Het Flevoziekenhuis bestelt op dit moment een deel van de implantaten volledig automatisch. Dit is mogelijk gemaakt door de introductie van de scanners. De voorraad is digitaal inzichtelijk. Is er een implantaat gebruikt, dan volgt automatisch een herhaalbestelling. “De nieuwe werkwijze vervangt het op papier bijhouden van de hoeveelheid voorraad, deze éénmaal per dag controleren en de balie een bestelling laten plaatsen. Voor de OK is dit best een verandering, ze moeten er meer uit handen geven omdat processen geautomatiseerd en achter de schermen verlopen.”
Trapsgewijze overgang bestelproces
De livegang is soepel gegaan, al moet de EPD (Elektronisch Patiëntendossier)-projectleider erkennen dat het voor een klein gespecialiseerd team heel veel werk was en dat het daarom de voorkeur had om het overzetten van de implantaten over meer tijd te verdelen. “Op zich is die trapsgewijze overgang niet slecht. Bepaalde mensen ontvangen toch nog graag een bevestiging dat iets juist verloopt en dat een implantaat inderdaad is bijbesteld. Zij die die bevestiging nodig hebben krijgen deze nu door rapportages die we in het ERP-systeem aanmaken.”
Meerdere barcodes op een product
Het scannen van barcodes heeft vooral het bestelproces helpen automatiseren. De Jong merkt op dat op artikelen diverse barcodes staan. “Een OK-medewerker weet niet altijd direct welke van die barcodes hij of zij moet scannen. Wat mij betreft mag de industrie beter inspelen op deze situaties.” Voor het in gebruik nemen van de scanners was wel een softwarematige aanpassing nodig. Flevoziekenhuis wil met één type scanner diverse scanhandelingen uitvoeren, met interne en externe barcodes, zoals die van GS1.
Leveranciers artikelgegevens laten delen
De Jong benadrukt dat niet alle leveranciers waar het ziekenhuis mee werkt op de hoogte waren van de wetgeving en het streven om productgegevens in GS1 Data Source Healthcare in te voeren en te delen met zorginstellingen. “Daarbij is het managen van verwachtingen belangrijk. Wat mij betreft moeten leveranciers snel starten met het delen van artikelgegevens.”
Tijdwinst voor afdelingen
Over een halfjaar verwacht De Jong beter dan vandaag de dag te kunnen sturen op bijvoorbeeld overschrijdingen van expiratiedata van producten. “We leggen die taak bij inkoop neer.” Ze verwacht geen tijdwinst bij de afdeling logistiek te behalen, wel een hoger niveau van voorraadbeheer. “Dit kan leiden tot vermindering in voorraden en minder verspilling, zoals dus door te sturen op expiratiedata.”
Het project verloopt tot nu toe naar tevredenheid. “We zijn rustig van start gegaan en de basis aan het neerzetten. We focussen op interne processen. De volgende stap is om van leveranciers meer te gaan verlangen, zoals het aanleveren van artikelgegevens.”
