Digitalisering tilt datakwaliteit Vrumona naar hoger niveau
Voor het correct aanleveren van artikeldata aan retailers hebben producenten de input van verschillende afdelingen nodig. Vrumona heeft het verzamelen van artikeldata gedigitaliseerd en gestructureerd met een workflowprocedure. Sinds 1 juni word die data direct gepubliceerd in GS1 Data Source.
Het portfolio van Vrumona telt veel merken, waaronder de bekende eigen merken als Royal Club, Sourcy, Crystal Clear en SiSi en een aantal licentiemerken als Rivella, Pepsi, 7up en Gatorade. In totaal telt het assortiment zo’n 550 artikelen, die niet alleen in de schappen van supermarkten staan maar ook in het out-of-home kanaal verkrijgbaar zijn. “Hoe belangrijk datakwaliteit is? Extreem belangrijk. Al is het maar omdat retailers een hoge datakwaliteit als voorwaarde stellen”, antwoordt business consultant Gerrit Jan van de Grift.
“Hoe belangrijk datakwaliteit is? Extreem belangrijk. Al is het maar omdat retailers een hoge datakwaliteit als voorwaarde stellen.”
Hij krijgt bijval van innovatiemanagers Crystal Lieuw On en Bob Hobeijn, “Het is voor ons belangrijk dat productinformatie en productomschrijvingen van onze merken in alle kanalen consistent zijn”, vertelt Lieuw On. “Bovendien is data voor ons intern belangrijk. Neem onze supply chain afdeling die verantwoordelijk is voor productieplanning. Daarvoor is goede data nodig”, aldus Hobeijn.
Minder tussenschakels
Sinds juni levert Vrumona de productgegevens rechtstreeks aan GS1 Data Source. “Daarvoor gebruikten we het wereldwijde platform 1WorldSync en een Nederlandse ICT-dienstverlener als tussenschakels”, zegt Van de Grift. “Nu we die tussenschakels eruit hebben gehaald, kunnen we efficiënter opereren. Bovendien is de kans op fouten minder groot. Als voorheen een fout in de data ontstond, duurde het met al die schakels best lang voordat duidelijk was waar die fout precies zat.”
Datakwaliteit is een verantwoordelijkheid van het hele bedrijf. In totaal zijn acht afdelingen - van supply chain en marketing tot finance - betrokken bij het aanleveren van correcte, consistente en complete artikeldata. “In theorie zou het misschien mogelijk zijn om de verantwoordelijkheid voor artikeldata op één plek neer te leggen. Maar wij merken dat de kwaliteit stijgt als elke afdeling verantwoordelijk blijft voor zijn eigen deel van de data-input”, zegt Lieuw On.
Snelle en efficiënte workflow
Om te garanderen dat elke afdeling inderdaad zijn verantwoordelijkheid neemt, heeft Vrumona met behulp van Microsoft SharePoint een workflow-procedure ingericht. Voordat een nieuw artikel wordt geïntroduceerd, zorgt deze procedure ervoor dat alle datavelden door de juiste afdeling worden ingevuld. Dat gebeurt in de volgorde die in de workflow is vastgelegd. “De volgende afdeling kan pas beginnen als de vorige afdeling alles heeft ingevuld. Dat geeft ons overzicht: wij kunnen op elk moment zien welke velden wel en niet zijn ingevuld en welke afdeling aan zet is”, verklaart Hobeijn.
De workflow-procedure heeft twee voordelen: het verzamelen van alle data verloopt efficiënter en sneller. “Retailers willen graag dat we elf weken voor de introductie van een nieuw product de betreffende artikeldata in GS1 Data Source publiceren. Deze workflow zorgt ervoor dat we alle data zo snel mogelijk compleet hebben”, stelt Van de Grift. “Wij zijn nu zover dat we bij de ontwikkeling van nieuwe producten al rekening houden met het moment waarop data bekend moet zijn. Door het verzamelen te digitaliseren, halen we de data nu direct bij de bron vandaan”, aldus Lieuw On.
Dat artikeldata compleet en snel beschikbaar zijn, betekent niet automatisch dat ze altijd correct zijn. Vrumona laat de artikeldata van elk nieuw product daarom controleren door een externe partij, XXtract. Dat betekent dat het fysieke product moet worden opgestuurd om de logistieke data zoals gewicht en afmetingen te controleren, maar ook dat etiketten moeten worden geüpload om de ingrediëntendeclaratie en voedingswaardetabellen te laten controleren. “Dat datakwaliteit een lastig thema is, blijkt uit de verschillen die soms worden geconstateerd. Vaak zijn die terug te voeren op een verschil in interpretatie van bepaalde regels”, ervaart Van de Grift.
De verplichting om voor 1 november ook de al bestaande artikelen te laten controleren, is een flinke klus. “Dat betekent veel administratief uitzoekwerk. Maar vooral het laten controleren van de artikelen die niet standaard op voorraad liggen, is tijdrovend. We moeten veel organiseren om aan deze verplichting te voldoen”, vertelt Hobeijn.
Multidisciplinaire aanpak
Ook qua proces heeft Vrumona nog een uitdaging: het aanpassen van artikeldata van bestaande artikelen. Denk aan een product waarvan de receptuur iets wordt aangepast, maar waarvan de EAN-code onveranderd blijft. “In dat geval hoeft alleen de betreffende supply chain-afdeling zijn data aan te passen. De huidige workflow die is ingericht op nieuwe artikelen waarvoor alle afdelingen input moeten leveren, is hiervoor wat omslachtig. We zijn nu bezig om een nieuwe workflows te creëren voor artikelen die aangepast worden of uit het assortiment gaan”, legt Van de Grift uit.
"Het is zaak dat de hele organisatie het belang van datakwaliteit onderkent.”
Of Vrumona nog een laatste tip heeft voor andere producenten? “Organiseer het proces goed. Zorg dat je duidelijk in beeld hebt welke data al zijn ingevuld en wie nog welke data moet aanleveren”, vertelt Van de Grift. Lieuw On vult aan: “Belangrijk is dat datakwaliteit een multidisciplinaire aanpak vereist. Het is zaak dat de hele organisatie het belang van datakwaliteit onderkent.”