Ledent: ‘Dankzij GS1 datapool ook intern de touwtjes in handen!’

Aan het woord Wilfried Baeten, CEO van Ledent en tevens lid van de business council, het orgaan dat het beleid binnen de sector vastlegt, en de stuurgroep die over de uitvoering van de projecten waakt.

Waarom hebben jullie de stap naar de GS1 datapool gezet?

“Als toeleverancier van retail worden we via verschillende partijen geconfronteerd met de vraag naar productinformatie. Elke klant vraagt het op zijn eigen manier en dit betekent veel manueel werk. Aangezien ikzelf een IT-achtergrond heb en aan veel standaardisatieprojecten heb gewerkt in andere sectoren, was ik me goed bewust van de voordelen van GS1 standaarden. Enerzijds vergemakkelijken die ons werk om de gegevens op één manier uit te wisselen met onze klanten en anderzijds heeft het ons ook intern enorm vooruit geholpen.”

Hebben jullie interne processen moeten aanpassen?

“Specificaties over producten zitten vaak verspreid in de organisatie, ieder beheert “zijn” stukje van de gegevens. Om met de GS1 datapool te starten hebben wij de oefening gedaan om alle gegevens op een gestructureerde manier centraal op te slaan. Dit was een grote uitdaging, maar het resultaat heeft veel meer efficiëntie teweeg gebracht. Bovendien hebben we één persoon verantwoordelijk gemaakt voor het beheer van de productdata en het aanmaken van nieuwe artikelen. Zo is er minder gevaar dat verkeerde specificaties naar de toeleverancier en/of de klant gaan en wordt de nodige aandacht besteed aan bijkomende productvelden.”

Jullie maken gebruik van de GS1 webinterface om artikelgegevens in te voeren. Wat is jullie ervaring?

“Wij hebben momenteel 1000 artikelen waarvan wij de informatie via GS1 uitwisselen en dit is perfect te beheren met de webinterface. Wij zijn recentelijk overgeschakeld naar SAP als ERP-systeem. Als basis hebben we het huidige datamodel genomen en dit verder aangevuld met alle technische karakteristieken van onze artikelen. De webinterface gebruiken we om de commerciële omschrijvingen verder aan te vullen. Het blijft wat manueel werk om beide systemen te onderhouden, maar deze werkwijze is voor ons momenteel voldoende. Er is nog geen business case om in een afzonderlijke PIM te investeren.”

Ledent is een actief lid in de business council en in de stuurgroep. Waarom heb je deze rol op je genomen?
“ Enerzijds heb ik die rol opgenomen uit persoonlijke interesse gezien mijn IT-achtergrond. Anderzijds zie ik ook de meerwaarde om mee te werken aan sectorinitiatieven als deze: het professionaliseren van de interne processen, maar ook het beschikbaar stellen van de juiste productdata dat een competitief voordeel biedt. Als eerste mee op de kar springen onderscheidt ons van onze concullega’s en bovendien gebruiken we onze eigen kennis om het datamodel mede te ontwikkelen.”

Hoe kijkt u terug op de afgelopen 2 jaar en wat verwacht u het komende jaar?

“We hebben vooral gebouwd aan de standaard, het datamodel. Het heeft veel tijd gekost om tot een basismodel te komen, maar dit is normaal bij elke standaardisatie-oefening. Er is een gezonde wisselwerking geweest tussen de data-afnemers en -leveranciers. Dat het een samenwerking is tussen België en Nederland is een zeer goede zaak. Meerdere van onze retailklanten zijn ook actief in beide landen. De impact van het werk zou maar half zo groot zijn mocht al het zich zou beperken tot één land. Vandaag is het moment dat iedereen de knoop moet doorhakken en van start zou moeten gaan met de data-uitwisseling. Het huidige datamodel helpt bij het uitwisselen van artikeldata, maar uiteraard is het niet 100% afgestemd op elk bedrijf; het moet nu eenmaal generiek blijven. Het komende jaar moet het datamodel in de praktijk verder groeien, maar nu is het belangrijk dat alle partijen van start gaan. De optimalisaties zijn voor later!”