St Jansdal: Toedieningsregistratie halveert aantal fouten

Pieter Helmons is sinds 2012 ziekenhuisapotheker in het St Jansdal. Daarvoor werkte hij in een academisch ziekenhuis in San Diego en deed onderzoek op het gebied van ICT. "Dit resulteerde in promotie aan de universiteit van Groningen over toepassing van ICT ter verhoging van medicatieveiligheid. Hierin ben ik doorgegroeid. Ik raakte betrokken bij de implementatie van het Elektronisch Medisch Dossier (EMD - Epic) in ons ziekenhuis, geïmplementeerd in oktober 2016. Een onderdeel hiervan is de elektronische toedieningsregistratie van geneesmiddelen."

Fouten bij repeterende handelingen

Het menselijke brein maakt bij repeterende handelingen sneller fouten. Mensen hebben een 'harde stop' nodig van een computersysteem, als toediening niet goed gebeurt. Helmons kan het bewijzen. Onderdeel van zijn promotie was het meten van het effect van barcodescanning bij toedieningsregistratie van geneesmiddelen. In San Diego keek hij mee met 3000 toedieningen van verpleegkundigen aan patiënten. Het blijkt mis te gaan bij 8 op de 100 toedieningen (8%). "Overige onderzoeken in andere ziekenhuizen en in andere landen bleek een vergelijkbaar percentage fouten op te leveren."

Barcode op single unit niveau

Barcodering vindt primair plaats op de pil, secundair op het doosje en tertiair op de omdoos waarin de doosjes zitten. Helmons: "Ook gebruiken we extra informatie die naast de artikelcode in de barcode staat; batch/chargenummer en vervaldatum. Het scannen van de primaire barcode zorgt ervoor, dat gecontroleerd kan worden of het juiste geneesmiddel aan de juiste patiënt in de juiste dosering op het juiste tijdstip en op de juiste manier wordt toegediend."

St Jansdal past barcodering tot dit primaire niveau toe. Helmons: "De GS1 barcode bevat vaak extra informatie. Epic kan met deze standaard omgaan. Artikelen die niet beschikken over deze barcode, stickeren we zelf. We maken een barcode op basis van de omdoos. Deze barcode zit namelijk al in de nationale G-standaard en dus herkent Epic het direct."

Waar wat scannen in het ziekenhuis

Alle klinische afdelingen in het St Jansdal werken met barcodering/scannen. Helmons: "Op onze functieafdelingen waar slechts af en toe een beperkte set medicatie wordt toegediend, gebruiken we het niet. Ook niet op de OK omdat de werkwijze van toediening daar anders is dan op een verpleegafdeling; een arts schrijft voor en een paar momenten later dient de verpleegkundige toe. Op de OK wordt met dezelfde knop geregistreerd wat er wordt voorgeschreven en toegediend. Een barcodescan is dan omslachtig en bovendien nog niet uitontwikkeld in Epic."

Helmons: "We scannen geen barcodes om het scannen, maar om medicatiefouten te voorkomen. Stickeren en scannen kost tijd. Met die tijd gaan we efficiënt om. Bij selectie van geneesmiddelen kijken we naar het risicoprofiel van de toedieningsroute. De literatuur zegt, dat er weinig fouten gemaakt worden met bijvoorbeeld crèmes en zalven. Deze scannen we dus niet."

'Veilig werken in ons ziekenhuis betekent, dat we barcodes scannen. Daar moeten medewerkers zich aan houden. Doen ze dit niet, dan worden ze hierop aangesproken'

Goederenstroom is een uitdaging

De grootste uitdaging was het in kaart brengen van de goederenstroom, zegt Helmons. "Wekelijks beoordelen we de scanrapporten. Geven meer dan tien toedieningen problemen met scannen, dan zoeken we uit waarom. Bij binnenkomst van middelen weten we via de pakbon of we ze wel of niet zelf moeten labelen, dit is geregistreerd. Alle middelen die wij van een barcode moeten voorzien, identificeren we fysiek op de stelling met een blauwe sticker."

Veilig werken is barcodes scannen

Het is belangrijk, dat verpleegkundigen willen scannen, zegt Pieter Helmons. "Dus hebben we een goed team gecreëerd, zich bewust van de verantwoordelijkheid voor veilige geneesmiddelenvoorziening; van distributie, informatievoorziening tot toediening. Veilig werken in ons ziekenhuis betekent, dat we barcodes scannen. Daar moeten medewerkers zich aan houden. Doen ze dit niet, dan worden zij door hun leidinggevenden hierop aangesproken.”

Helmons: "We kenden 48 meldingen per jaar van fout toegediende medicatie. Nu vangen we er minstens 10 per dag op via het scannen van barcodes. We kennen jaarlijks 800.000 toedieningen. Op basis van de foutenpercentages in de literatuur, betekende dit een vermoedelijk aantal van 64.000 fouten voor invoering van de barcodescanning. Nu is dit aantal gehalveerd."

Pieter Helmons tot slot: "We zijn kleinschalig, de lijnen zijn kort. Iedereen heeft inzicht in de scanwijze en de wil om te scannen, is er. We kennen een scancompliance van bijna 97%! Focus, dat is mijn advies. Als het St Jansdal het kan, moeten ziekenhuizen die veel meer capaciteit en mogelijkheden hebben, het zeker voor elkaar krijgen."