Terra Natura International: Data verbeteren lastig
Alles draait om tomaten, paprika’s en komkommers bij Terra Natura International (TNI). Levende producten, die elk seizoen (kunnen) afwijken wat betreft formaat en gewicht. Het managen van artikeldata voor GS1 Data Source is juist daarom een extra lastige klus.
Terra Natura International is als verkooporganisatie onderdeel van Harvest House en zorgt ervoor dat producten van zo’n 59 vruchtgroentetelers de hele wereld over gaan.
Master data specialist bij TNI, Frank Broos, werkt dagelijks aan het verbeteren en updaten van alle artikelgegevens. “Wij zien onszelf als een vooruitstrevende partij en vinden het dus belangrijk dat artikelgegevens goed op orde en up-to-date zijn. Alles moet kloppen. Een foutje of onvolledigheid in de data kan zorgen voor belemmeringen in de supply chain, bijvoorbeeld bij het opbouwen van een pallet in een distributiecentrum of voor miscommunicatie in de winkel of bij de consument. Met name bij online verkoop wordt dit een steeds belangrijker aandachtspunt. Ook wetgeving en transparantie spelen een rol. Je bent verplicht te zorgen dat artikelgegevens beschikbaar zijn voor zowel retailer als consument. De klant moet kunnen zien waar het product is geteeld en of het bijvoorbeeld wel of niet biologisch geteeld is.”
De ene verpakking is net weer even anders dan andere
Het programma DatakwaliTijd 2.0 streeft ernaar de datakwaliteit bij bedrijven voor 100 procent in orde te krijgen, maar volgens Broos is dat in de AGF-sector behoorlijk lastig. “Het gaat tenslotte niet om standaard kruidenierswaren. De ene verpakking is net weer wat groter dan de andere. Ook artikelen die uit andere landen komen, kunnen net weer anders verpakt zijn. Wij hebben honderden verschillende artikelen, met verschillende verpakkingen die soms zelfs nog verschillend gelabeld zijn. Zo kan één product mogelijk als 15 tot 20 artikelen bij de retailers en GS1 bekend zijn.”
"Een foutje in je artikeldata, zorgt meteen voor belemmeringen in de supply chain"
De oplossing is om zo goed mogelijk te meten, te wegen, gemiddelden te hanteren en etiketten vast te leggen, zegt Broos. “Je ontkomt er niet aan samples te bestellen en regelmatig de loods in te gaan om foto’s te maken en artikelen te meten. Alleen zo ben je zeker van je datakwaliteit, ook al hebben we altijd te maken met verschillende seizoenen, leveranciers, telers en herkomst, waardoor gewicht en afmetingen nog altijd kunnen afwijken. 100 procent is het ideaalplaatje, maar we werken er hard aan om de gegevens op een hoog niveau te krijgen en goed op te pakken met leveranciers en retailers. Uiteindelijk is het minimaliseren van fouten in de supply chain het ultieme doel.”
“Met het DatakwaliTijd 2.0 programma worden stappen gezet naar een steeds betere data-uitwisseling tussen de leveranciers en retailers. Controle van artikelgegevens speelt hierin een belangrijke rol. Door GS1 en ook Frug I Com worden steeds meer bedrijven betrokken in dit programma waardoor de totale datakwaliteit in de sector steeds hoger wordt.”
Steeds meer vastleggen op één plek is het ultieme doel
Om alle productdata zo snel mogelijk beschikbaar te hebben, volgt TNI een specifiek proces. Logistieke informatie wordt aan de hand van samples en voorbeelden direct vastgelegd in de systemen van TNI en die van GS1. Ook worden de etiketten zorgvuldig afgestemd met leverancier, pakstations en retailers. “Met als ultieme doel: steeds meer vastleggen op één centrale plek, direct beschikbaar voor meerdere doeleinden.”
Verantwoordelijkheid neerleggen bij de juiste persoon
“Belangrijk is ook dat je de verantwoordelijkheid voor dit proces bij de juiste personen neerlegt. Het is niet altijd het leukste werk, maar als je de goede gegevens eenmaal op de juiste plek hebt, is dat geweldig. De grootste uitdaging binnen Terra Natura International is het grote aantal artikelen in ons assortiment. Met zoveel artikelen moet je GS1 en datakwaliteit hoger op je prioriteitenlijst zetten. Correcte, volledige en up-to-date productdata zijn essentieel in onze sector.”
Voor ondernemingen die nog niet zo ver zijn, heeft Broos een belangrijke tip. “Ga er gewoon mee aan de slag. In het begin lijkt het een klus die niet af te krijgen lijkt of onmogelijk kan worden uitgevoerd, maar hoe meer tijd je eraan besteedt, hoe beter het voelt als het allemaal compleet is. Als deze informatie beschikbaar is, is dat niet alleen goed voor de retailer, maar ook voor jezelf.”
