Windmolenkaas: Maak tijd voor betrouwbare artikelgegevens
Windmolenkaas levert kwaliteit. Dat gaat niet alleen op voor de roomkaas die uit het bedrijf in Woerden komt, maar ook voor de artikelgegevens die in de GS1 datapool staan. Structureel aandacht daaraan geven blijft een uitdaging, stelt Ria Looman van Windmolenkaas.
“We zijn een klein bedrijf en we moeten artikelgegevens naast onze andere taken doen. We kunnen daarvoor niet iemand aannemen. Maar het mag niet zo zijn dat informatie over bijvoorbeeld allergenen niet goed is. Dat kan tot serieuze problemen leiden bij consumenten."
Verse roomkaas in verrassende smaken en verschillende verpakkingsvormen. Dat is het product waarmee Windmolenkaas al dertig jaar scoort, zowel in de foodretail- als foodservicemarkt. “Wij leveren roomkaas in bijvoorbeeld kuipjes die in diverse grote supermarktketens liggen, maar ook in grootverpakkingen van onder andere één kilogram voor gebruik in de horeca. En we leveren ook aan de voedselverwerkende industrie, denk aan het gebruik van onze roomkaas in gevulde varkenshaasjes”, vertelt Ria Looman, verantwoordelijk voor de administratie bij Windmolenkaas.
Betrouwbare artikelgegevens
Het basisproduct van Windmolenkaas wordt bereid met verse melk en room. Daaraan worden verse ingrediënten toegevoegd zoals bieslook, ananas of gember. ”Wij voeren producten die al jaren vast in ons assortiment zitten, maar ook producten die we eenmalig maken, bijvoorbeeld rondom de feestdagen of een bepaald thema. In totaal telt ons assortiment circa honderd artikelen”, weet Looman.
Betrouwbaarheid en kwaliteit zijn twee van de drie kernwaarden van Windmolenkaas, naast innovatie. “Die kernwaarden gelden niet alleen voor onze producten, maar ook alles daaromheen. Ook de kwaliteit en betrouwbaarheid van onze artikelgegevens is dus uiterst belangrijk. Onze klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat de productspecificaties en etiketinformatie in GS1 Data Source correct zijn”, aldus Looman, die voedselveiligheid als voorbeeld noemt. “Het mag niet zo zijn dat informatie over bijvoorbeeld allergenen niet goed is. Dat kan tot serieuze problemen leiden bij consumenten.”
Naast andere taken
Binnen het vijftien man tellende bedrijf is één persoon verantwoordelijk voor het opstellen van de productspecificaties en etiketinformatie. Looman zorgt ervoor dat deze gegevens correct in de GS1 datapool staan. “Bij de kleinste wijziging in de receptuur worden de artikelgegevens meteen aangepast. Als we bijvoorbeeld overstappen naar een andere ananasleverancier en daardoor het ananaspercentage stijgt of daalt, verwerken we dat direct.”
Voor een relatief klein bedrijf als Windmolenkaas lijkt het vrij gemakkelijk om controle te houden over de artikelgegevens. De kans dat een wijziging in de receptuur aan de aandacht ontsnapt, is immers gering. “Maar dat we een klein bedrijf zijn, betekent ook dat wij het beheer van artikelgegevens naast onze andere taken, erbij doen. We kunnen niet zoals grote levensmiddelenproducenten een functionaris hiervoor aanstellen. Voortdurend moeten wij ervoor waken dat het beheer van artikelgegevens niet ondersneeuwt. Alle taken zijn belangrijk, het beheer van artikelgegevens dus ook.”
Artikelgegevens controleren
Een belangrijk onderdeel van Looman’s taak is het bewaken van de kwaliteit van artikelgegevens. Het datakwaliteitsprogramma van GS1 Nederland speelt daarbij een belangrijke rol. Leveranciers moeten hun artikelen opsturen naar een gecertificeerd bedrijf, dat toetst of de informatie in GS1 Data Source overeenstemt met de informatie van en op het product. “Met name vorig jaar hebben we veel artikelen opgestuurd. Een groot deel van ons assortiment is op deze manier gecontroleerd. Met succes: wij krijgen weinig foutmeldingen”, weet Looman.
Zaak is om zo slim en efficiënt mogelijk om te gaan met de resultaten van het datakwaliteitsprogramma. “Wij leveren bijvoorbeeld roomkaas in veel verschillende smaken, maar wel in dezelfde verpakking, zoals een kuipje. Als blijkt dat de afmetingen van het ene kuipje verkeerd in de datapool staan, passen we de afmetingen van de andere smaken meteen aan. Ook bij het invoeren van nieuwe producten gebruik ik vaak de artikelgegevens van een al bestaand, vergelijkbaar artikel als sjabloon. Een groot deel van de informatie staat dan al correct in het systeem.”
Extra stimulans
Het datakwaliteitsprogramma is een stimulans om nog meer aandacht aan de juistheid en volledigheid van artikelgegevens te besteden. “Als ik een artikel opstuur, wil ik ook dat alle gegevens kloppen”, zegt Looman. “Maar het blijft een uitdaging om bij te blijven. Regelmatig zijn er nieuwe releases van GS1 Data Source, wat betekent dat we kleine zaken moeten aanpassen. Het is soms lastig om daarvoor de tijd te vinden.”
Of Looman nog tips heeft? “Ja, pak het slim aan. Wordt een fout ontdekt in de gegevens van één artikel? Pas dat dan meteen bij alle artikelen aan. Vindt iemand het lastig om met de datapool te werken? Volg dan een training bij GS1 Nederland. Dat heeft mij flink geholpen.”
