Bolton Adhesives timmert aan de datamanagementweg

De eerste stappen die Bolton Adhesives zette op het gebied van datamanagement dateren alweer van zeven jaar geleden. Nu er flinke vooruitgang is geboekt met de GS1 datapool zijn Marketing Proces Manager Martijn Ruijten en Application Administrator Stoffel de Korte van mening dat het tijd is om nog harder te trekken aan datamanagement. “De nieuwe GS1 datapool automatiseringsmogelijkheden zorgen ervoor dat het eenvoudiger is om data correct aan te leveren”, stelt Ruijten. “We hadden al een beperkt productgamma in de datapool gezet, maar nu breiden we snel uit én delen ook informatie over gevaarlijke stoffen.”

Voldoen aan wetgeving over gevaarlijke stoffen

Om te voldoen aan wetgeving voor de opslag en vervoer van gevaarlijke stoffen, kunnen retailers en leveranciers ook informatie hierover met elkaar delen via de GS1 datapool. “De overheid stelt eisen aan het informeren van gebruikers van gevaarlijke stoffen. Producenten zijn voor professionele gebruikers verplicht om per product een safety data sheet (veiligheidsblad) beschikbaar te stellen. Een nadeel daarvan is dat het niet eenvoudig is om hieruit informatie te halen. Nu we deze gegevens digitaal kunnen delen in een gestandaardiseerde structuur, maken we de gegevens bruikbaar voor registratie bij de afnemer. Onze klanten kunnen dankzij het gebruik van de GS1 datapool vervolgens ook weer eenvoudig de vereiste gegevens delen met hún klanten.”

Goede datanauwkeurigheid verbetert bedrijfsprocessen

Het belang van datamanagement is de onderneming absoluut duidelijk. “Een goede datanauwkeurigheid laat bedrijfsprocessen beter lopen. Je voorkomt er ook fouten mee, want vul je data niet correct in dan ontstaan er risico’s. Voor sommige toepassingen is waterbestendigheid noodzakelijk. Als we dit gegeven beschikbaar stellen, kan de klant hier indien gewenst op selecteren bij zijn of haar aankoop.”

Datakwaliteit vereist discipline

Het op orde hebben van de data, zowel de productdata als de gevaarlijke stoffen informatie, vergt wel wat discipline, stellen de twee. Bolton Adhesives heeft ervoor gekozen om de verantwoordelijkheid voor diverse ‘stukken data’ toe te wijzen aan verschillende personen. “We hebben voor een decentrale aanpak gekozen, waarbij specialisten hun eigen stukje data bijhouden. Dus de afdeling marketing vult de commerciële gegevens in en de afdeling quality assurance is verantwoordelijk voor de chemische informatievoorziening. De afdeling marketing processes coördineert dat proces.” Een product informatie systeem (PIM) ondersteunt hierbij softwarematig. “Dat is een goede tool voor het opslaan en delen van informatie.” Ook past de producent diverse verificatiestappen toe. “Naar de toekomst toe willen we dit intensiveren, de basisstappen zijn uiteraard op orde. Denk aan controles dat het brutogewicht altijd hoger moet zijn dan het nettogewicht.”

Vergelijkbare werkwijze als andere productinformatie

“Het toevoegen van de gevaarlijke stoffen informatie aan de GS1 datapool was wel een flinke klus. “We gebruiken hiervoor de koppeling tussen ons PIM-systeem en de datapool. En waar we eventueel informatie tekort kwamen, hebben we die aangevuld. Uiteraard ging hieraan vooraf dat we alle chemische data gedigitaliseerd hebben.”

“Zorg dat de datakwaliteit op orde is. Start je met het delen van de verkeerde data, dan arriveert deze ook in andere systemen en ben je de controle kwijt.”

Tijdswinst en voorkomen van fouten

Nu het project goed op gang is gekomen, zijn ook de voordelen steeds duidelijker. Het belangrijkste voordeel is de tijdwinst die Bolton Adhesives boekt bij het doorgeven van de data. “Daarnaast neemt de kans op het maken van fouten af. Bij ons schaar ik het werken met GS1 datapool onder de noemer evolutie, maar ondernemers die nog geen ervaring hebben met de datapool zouden absoluut met een revolutie te maken kunnen krijgen.” Eén belangrijke tip hebben Ruijten en De Korte ook: “Zorg dat de datakwaliteit op orde is. Start je met het delen van de verkeerde data, dan arriveert deze ook in andere systemen en ben je de controle kwijt.”