Hubo België en Calodar zetten sterk in op datamanagement

Wat is jullie visie op datamanagement? Waarom hebben jullie daarin geïnvesteerd?

Marc Henkens, e-commercemanager bij Hubo België: “De consument heeft er een gewoonte van gemaakt om eerst online naar producten te zoeken voor hij de aankoop overweegt. Als de data van een product niet correct zijn, gaat de klant ervan uit dat we het niet in voorraad hebben. Het niveau van masterdata is de voorbije jaren naar een totaal andere dimensie getild. De commerciële productinformatie moet echt top zijn. Eigenlijk verkopen we vandaag eerder masterdata dan het product zelf: als de consument de data heeft gevonden, volgt de productverkoop vanzelf.”

Caroline Van der Voort, commercieel directeur Calodar: “Masterdata zijn de voorbije jaren ontzettend belangrijk geworden, in alle geledingen van ons bedrijf. Juiste, correcte gegevens zijn absoluut onontbeerlijk, en daarom hebben we ook snel de beslissing genomen om daar stevig in te investeren. We vonden het noodzakelijk daarvoor een nieuwe functie te creëren. Onder meer daardoor zijn we nu al live met zowel Hubo als Intergamma."

"Eigenlijk verkopen we vandaag eerder masterdata dan het product zelf: als de consument de data heeft gevonden, volgt de productverkoop vanzelf."

Wat zijn de voordelen van de GS1 datapool?

Marc Henkens: “Dit systeem heeft voor leveranciers onmiskenbaar meer duidelijkheid gecreëerd. Vroeger had iedere retailer zijn eigen formaat om data op te vragen, waardoor het voor leveranciers ontzettend complex werd. Met de GS1 datapool kunnen we als sector dezelfde taal spreken en leveranciers hoeven de informatie maar één keer aan te leveren. Eén gecentraliseerde gegevensstructuur laat toe om beter en sneller te werken.”

Caroline van der Voort: “Het bevordert ook de accuratesse. Hoe meer Excel-files we vroeger moesten invullen, hoe groter de kans op afwijkingen en fouten. Nu verloopt alles veel beter en gestructureerd.”

Welke positie bekleedt datamanagement op de strategische agenda binnen jullie bedrijf?

Caroline Van der Voort: “Het kreeg een prominente plaats. Zo’n ingrijpende verandering is iets wat je onvermijdelijk ‘top down’ moet pushen. Het gaat niet om een klein projectje, het is niet van voorbijgaande aard. Integratie van datamanagement is iets wat zal blijven bestaan. Gezien ons brede assortiment vergde het een enorme investering van financiële middelen en tijd, maar het niét doen is geen optie als je relevant wil blijven.”

Marc Henkens: “Wij gaan naar de ‘marketplace’ met meer dan één miljoen producten. Dan is het simpelweg onmogelijk om dat zonder goede structuur te doen. Meer nog: alle bedrijfsprocessen starten eigenlijk vanuit de data.”

Hoe hebben jullie datamanagement georganiseerd?

Caroline Van der Voort: “Niet alleen hebben we hiervoor een specifieke functie gecreëerd, we hebben ook geïnvesteerd in PIM-software (Product Informatie Management) over onze hele organisatie heen. Uiteraard is zo’n proces een verhaal van ‘fail & restart’, maar het komt erop neer om te volharden.”

Marc Henkens: “Vroeger hielden zowel mensen van de inkoopafdeling (logistieke data), e-commerce (commerciële data) als marketing (de afbeeldingen) zich bezig met datamanagement. Intussen hebben we daarvoor één team gecreëerd, dat zich uitsluitend daarop toelegt. Dat is ook nodig, omdat het veel specialisatie vergt. Je moet kennis hebben van de producten en de processen moeten meestal heel snel gaan. Als een nieuw assortiment zes weken later in de winkels moet liggen, moeten in die tijdspanne ook alle data correct online staan.”

Tegen welke uitdagingen zijn jullie aangelopen?

Marc Henkens: “Wij zijn destijds uitgegaan van de veronderstelling dat onze leveranciers sowieso over alle data beschikten. Dat bleek niet zo te zijn. Zij konden de gegevens wel deels, maar niet volledig aanleveren. Dat blijft een permanente uitdaging. Bovendien wisten veel van onze partners niet hoe ze dit concreet moesten aanpakken. De opleiding die we samen met GS1 hebben gegeven, heeft gelukkig veel verduidelijkt.”

Caroline Van der Voort: “Het is een hele klus om alle systemen (ERP, WMS, etc.) intern met elkaar te laten matchen. Alle data zaten ook verspreid en moesten worden gecentraliseerd. Bovendien moest het team dat zich ermee bezighield, een hele brede kijk op de volledige organisatie hebben.

Wat zijn de volgende stappen voor een retailers zoals Hubo?

Marc Henkens: “Wij zijn sinds februari live met Calodar en willen, net als Intergamma, de komende maanden zoveel mogelijk leveranciers op de GS1 datapool aansluiten. De gekende 80/20-verhouding is daarbij een mooie doelstelling. Daarnaast moeten we natuurlijk leren van de kinderziekten die er onvermijdelijk nog zijn. Er is met de leveranciers ook nog wat overleg nodig over de verwerking van afbeeldingen en videomateriaal, maar dat komt wel in orde.”

Hoe gaat het verhaal verder voor leveranciers zoals Calodar?

Caroline Van der Voort: “Sowieso is permanente opvolging noodzakelijk. Retailers vragen ons om de data gestructureerd aan te leveren, maar het zou voor ons ook fijn zijn mochten we ze van onze leveranciers gestructureerd binnen krijgen. Op dat vlak staat er ons nog wat werk te wachten. Ook op IT-vlak moeten nog bijsturingen gebeuren: nu is het ERP-pakket nog de ‘leider’, in de toekomst moet dat het PIM-pakket worden.”

Wat is de belangrijkste tip die jullie mee willen geven aan jullie collega leveranciers en/of retailers?

Caroline Van der Voort: “Doé het gewoon. Het is zinloos de kop in het zand te steken en te wachten tot retailers deze vraag op tafel gooien. Dan loop je sowieso achter de feiten aan. Het vergt inderdaad een investering en een nieuwe aanpak, maar een alternatief is er niet.”

Marc Henkens: “Eigenlijk is het geen 5 vóór, maar 5 óver 12. De uitdaging nu krachtdadig aanpakken biedt de kans om over een aantal maanden online te zijn. De grote online concurrenten zijn er al langer mee bezig, wij kunnen niet achter blijven. Retailers en leveranciers die dit voor zich uit blijven schuiven, zullen op een bepaald moment tot de spijtige conclusie komen dat ze de boot onherroepelijk en definitief hebben gemist.”