Maxeda live met GS1 datapool

Cruciale stap met lange, minutieuze voorbereiding

“Het verhaal is eind 2016 begonnen, toen we als doe-het-zelfsector allemaal samen - retailers en leveranciers - de intentieverklaring hebben ondertekend”, legt Xavier Verbeeck uit. “We zijn gestart met binnen onze organisatie alles dusdanig te structureren dat een vlotte integratie met de GS1 datapool mogelijk zou zijn. Op basis daarvan hebben we een nieuw PIM-systeem (Product Information Management) gekozen en geïmplementeerd, een project dat overigens nog altijd bezig is en dat een gigantische impact op de organisatie en processen heeft. Maar we zijn nu zeer tevreden dat we de eerste concrete resultaten zien.”

Wat waren de grootste hindernissen?

“Eerst is er natuurlijk het technische aspect: ons IT-systeem moest erop voorbereid worden om op een nieuwe manier data te ontvangen. Dankzij de goede voorbereidingen van het projectteam waren we medio juni van dit jaar op technisch vlak klaar voor de connectie met de GS1 datapool. Daarna volgden de nodige end-to-end testen. Hierbij bleek nog maar eens hoe complex productdatabeheer blijft, met zijn vele stakeholders (intern en extern) en bijhorende afstemming. Er doken een aantal scenario’s op waar we initieel geen rekening mee gehouden hadden. Dit alles maakt dat we begin september live zijn met Signify België (voorheen Philips Lighting).”

Hoe verliep de samenwerking met Signify België?

“Aangezien Signify (bekijk de video) de GS1 datapool al gebruikt met andere retailers is dit vlot verlopen. De projectteams zaten snel op dezelfde golflengte, waardoor er snel geschakeld kon worden. Dit bewijst nogmaals dat het concept werkt: het begin is moeizaam en vergt heel wat energie, maar als eenmaal de eerste stappen zijn gezet, dan kan een verdere roll-out zeer snel gaan.”

Wat verwachten jullie bij Maxeda van deze nieuwe manier van werken?

“We hebben sowieso al ervaren dat, door samen heel intens met productdata bezig te zijn, er automatisch verbeteringen optreden op vlak van kwaliteit, doorloopsnelheid en volledigheid van de data. Daarnaast zorgt de implementatie van het PIM-systeem ervoor dat er een ‘single point of contact’ ontstaat, wat ervoor zorgt dat je de data op een meer professionele manier met elkaar kunt managen. Als op termijn ook de doorlooptijd verder gaat verbeteren, zullen we samen nog meer de vruchten plukken van deze nieuwe aanpak.”

Wat zijn de volgende stappen die Maxeda wil zetten?

“Voor Maxeda is dit ook het moment geweest om een datakwaliteitprogramma op te starten. Niet alleen gaan we op een gestandaardiseerde manier data met elkaar uitwisselen, maar we gaan ook data verrijken (meer data) en aan kwaliteitsborging doen. Gezien het grote volume aan data (aantal leveranciers, aantal artikelen) hebben we gekozen voor een gefaseerde aanpak. We gaan stap voor stap leveranciers vragen om artikeldata te gaan verrijken en met ons uit te wisselen. Als een leverancier al een connectie heeft met de datapool dan kan dit zeer snel, en zijn we beide winnende partij. We streven er dan ook naar om samen met andere retailers zoveel mogelijk leveranciers op de datapool te laten aansluiten.”

Hoe staat u tegenover leveranciers die de GS1 datapool nog als de ‘ver-van-mijn-bed’-show beschouwen?

“Het belang van productdata in onze sector zal in de toekomst alleen nog stijgen. We hebben steeds meer en steeds betere gegevens nodig: klanten nemen gewoon geen genoegen meer met enkel de basics. Wettelijke informatieplicht zal ook aan belang toenemen, dus ook hier merken we de behoefte aan kwalitatief en doordacht datamanagement. Dit is op termijn slechts beheersbaar door het volgen van GS1 standaarden via één centraal systeem: de GS1 datapool. Ik moedig dus zeker leveranciers aan om hieraan mee te werken zodat ze zelf ook de voordelen ervan kunnen inzien. Mijn boodschap aan hen is dan ook: wacht niet langer, neem contact op met GS1 en sluit je aan!”