Medisch Centrum Leeuwarden: integrale aanpak traceerbaarheid

Dankzij deze integrale aanpak kunnen de verbruikte implantaten straks ook automatisch worden vastgelegd in het Landelijk Implantaten Register (LIR). Het project smaakt naar meer, vertelt projectleider Elvira Kok- Baarsma. “We willen het proces nu verder ontwikkelen, nog meer informatie koppelen en nog meer artikelen toevoegen.”

Aanvankelijk kreeg Elvira Kok-Baarsma de opdracht om de financiële registratie van implantaten te verbeteren. Veel implantaten hebben een eigen verrichtingscode, die nodig is voor de DBC-registratie. Omdat het Medisch Centrum Leeuwarden die verrichtingscode niet altijd (goed) registreerde, leidde dat tot te lage en soms onjuiste kostendeclaraties. “Wij zijn daarom opnieuw gaan kijken naar de medische registratie van implantaten. Een goede medische registratie is een randvoorwaarde voor de financiële registratie. Sinds 2016 scannen we namelijk alle implantaten in de OK, maar dat proces bleek niet goed te verlopen.”, vertelt Kok-Baarsma.

Landelijk Implantaten Register

Eén van de problemen was dat bij de start van de medische registratie in 2016 nog niet alle implantaten waren voorzien van een goede barcode. Vaak kwam dat pas op de OK aan het licht, omdat de barcode daar voor het eerst werd gescand. Een ander probleem was de onmogelijkheid om het ERP-systeem te koppelen aan het elektronisch patiëntendossier (EPD). De implantaten werden ingeboekt in het ERP-systeem, maar de medische registratie vond plaats in het EPD. Eens per twee weken werd tussen beide systemen een Excel-bestand uitgewisseld om het artikelbestand in het EPD aan te vullen. “Daarin zit dus standaard een vertraging. Bovendien was dat Excel-bestand niet volledig; niet alle mutaties (zoals de toevoeging van een GTIN) werden meegenomen. Kortom: de basis was niet goed”, stelt Kok-Baarsma.

'Wij hebben gekozen voor een geïntegreerd ketenproces'

Ondertussen vonden andere ontwikkelingen plaats. Denk aan de invoering van het Landelijk Implantaten Register (LIR). Alle ziekenhuizen in Nederland zijn wettelijk verplicht om daarin vast te leggen welke implantaten zijn gebruikt. Daarnaast besloot Medisch Centrum Leeuwarden een nieuwe ERP-systeem te implementeren: een systeem dat wel aan het EPD kan worden gekoppeld en bovendien ondersteuning biedt voor automatisch voorraadbeheer van medische hulpmiddelen zoals implantaten. “We hebben toen besloten om al die ontwikkelingen bij elkaar te vegen en er één project van te maken. Veel zorginstellingen reageren op elke ontwikkeling met een aparte oplossing, maar dat leidt tot een gefragmenteerd proces. Wij hebben gekozen voor een geïntegreerd ketenproces.”

Scannen bij binnenkomst

Sinds 1 april, na een project van anderhalf jaar, is dit ketenproces operationeel. Alle implantaten worden nu direct bij binnenkomst gescand en ingeboekt in het ERP-systeem. Bij de goederenontvangst is daarvoor speciaal een geconditioneerde ruimte gebouwd waarin de medewerkers de implantaten mogen uitpakken. Vervolgens gaan de implantaten naar één van de zeven decentrale magazijnen van Medisch Centrum Leeuwarden. Daar wordt de ontvangst geaccordeerd, waarna de voorraad daadwerkelijk wordt ‘opgeboekt’ bij de betreffende locatie. “Vervolgens registreren we het verbruik door de implantaten op de verrichtingslocaties te scannen. Dat is niet langer alleen het OK-complex, maar ook afdelingen als radiologie en endoscopie en poliklinieken voor gynaecologie en kaakchirurgie.”

Het verbruik wordt geregistreerd in het EPD, dat direct een verbruiksbericht stuurt naar het nieuwe ERP-systeem. Het implantaat wordt vervolgens automatisch afgeboekt van de voorraad in het ERP-systeem. “In technisch opzicht was het realiseren van die koppeling tussen het EPD en ERP niet eens zo ingewikkeld. De moeilijkheid zat ‘m vooral in de functionele inrichting van die koppeling. Beide systemen gebruiken andere velden en vaak ook andere benamingen voor dezelfde data. De eerste vraag was welke data we precies van het ene naar het andere systemen moeten sturen, de tweede vraag in welke velden die data moesten komen te staan. Deze vragen hebben de meeste tijd gevergd, evenals het vele testen om te controleren of de juiste informatie op de juiste plek terecht kwam”, licht Kok-Baarsma toe.

Eerst moeten alle kinderziektes in het registratieproces eruit

Niet alles is al helemaal operationeel. Het projectteam van Kok-Baarsma heeft bijvoorbeeld een koppeling gebouwd tussen het EPD en het LIR, zodat elk verbruik van implantaten automatisch wordt doorgestuurd naar het LIR. Hierbij wordt dezelfde techniek gebruikt als voor de koppeling naar het ERP. Die koppeling is nu nog niet in gebruik. “Eerst moeten alle kinderziektes in het registratieproces eruit”, aldus Kok-Baarma.

Kok-Baarsma spreekt over een cultuurverandering. “Vergeet niet dat dit nieuwe proces veel discipline vereist van alle medewerkers; een soort discipline die ze niet gewend zijn. Daarom voeren we nu dagelijks controles uit op het ERP en EPD. Wordt alles nu correct vastgelegd? En wat is de oorzaak als dat niet het geval is? Waarom is het niet gelukt om een implantaat te scannen? Deze eerste drie maanden is een periode van voortdurend testen, monitoren en verbeteren.”

'Dit proces gaat niet alleen over voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook over automatisch voorraadbeheer.'

Voorraden die niet kloppen en implantaten niet op voorraad, dat merken medewerkers direct

Niet alleen van de medewerkers op de OK en andere verrichtingslocaties, maar ook de medewerkers van inkoop en logistiek. “Er is een enorm gevoel van saamhorigheid ontstaan. Dat is ook nodig, want elke fout in het proces heeft direct gevolgen voor de andere medewerkers verderop in het proces. We hebben van de medewerkers veel meer inzet gevraagd dan aanvankelijk gepland. Maar omdat iedereen zich persoonlijk betrokken voelt, heeft dat nooit tot discussies geleid”, stelt Kok-Baarsma. “Dat we dit proces integraal hebben aangepakt, helpt ook. Dit proces gaat niet alleen over voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook over automatisch voorraadbeheer. Als voorraden niet kloppen en implantaten niet op voorraad liggen, merken medewerkers dat direct. Dat leidt tot extra motivatie.”

De resultaten van het proces zijn nog niet meetbaar, maar dat lijkt een kwestie van tijd. De zeven decentrale magazijnen profiteren van een beter voorraadbeheer. Als de voorraad tot onder een minimumniveau daalt, wordt automatisch een voorstel voor een inkooporder gegenereerd. En nu de voorraadinformatie in het ERP-systeem real-time wordt bijgewerkt, ontstaan er mogelijkheden voor uitgebreide analyses. Wat is de omloopsnelheid van de voorraad? Naar welke implantaten bestaat niet of nauwelijks vraag meer? En hoe zit het met de expiratiedatum van de implantaten? “Wij hebben nu één medewerker vrijgemaakt voor dit soort analyses. Een beter voorraadbeheer levert uiteindelijk ook financieel voordeel op. Meer inzicht in het verbruik leidt tot betere kostprijsberekeningen.”

Drie belangrijke tips voor andere ziekenhuizen

Kok-Baarsma heeft drie belangrijke tips voor andere ziekenhuizen die aan de slag willen met het scannen van hulpmiddelen. Kies allereerst een integrale aanpak en maak daarnaast maximaal gebruik van technologie. “Met één scan in de OK kun je meerdere deelprocessen in gang zetten. Laat technologie voor je werken”, stelt de projectleider.

“De derde tip: zorg voor een toekomstbestendig proces. We hebben nu te maken met de LIR, maar volgend jaar krijgen we de Europese wetgeving (Medical Device Regulation, red.). Onze systemen zijn daarop voorbereid. Ook zijn er bijvoorbeeld systeemtechnische voorbereidingen getroffen om de financiële registratie automatisch te koppelen aan de medische registratie. Hiermee starten we na de nieuwe verrichtingenthesaurus volgens plan op 1 januari 2020. Daarnaast gaan we in de toekomst ook andere medische hulpmiddelen scannen. De OK-manager ziet nu wat de voordelen zijn en kan niet wachten om daarmee aan de slag te gaan.”