Radboudumc heeft medische voorraad in control

Voorraden meer dan een kwart afgenomen, out-of-stocks komen vrijwel niet voor

Over het ziekenhuis van Van der Putten van de toekomst. In dat ziekenhuis zijn processen optimaal ingericht, systemen op de juiste wijze gekoppeld en worden GS1 standaarden gebruikt. Alles met als doel om veiligheid van zorg te verhogen en kosten te verlagen.

Grip op voorraad

Van een goede grip op voorraad was vijf jaar geleden in het Radboudumc nog geen sprake. De verschillende voorraadposities verspreid over het gehele ziekenhuis werden op verschillende manieren beheerd door zorg-proffesionals zonder logistieke achtergrond. “Iedereen beheerde naar eer en geweten de voorraad, vaak handmatig en met systemen die onderling niet waren gekoppeld. De kans op out-of-stocks was vrij groot”, aldus Van der Putten.

Feilloze registratie

Van der Putten sprak niet alleen in India, maar drie dagen later ook op het IHF World Hospital Congress in Oman. In beide gevallen blikte hij vooruit op het ziekenhuis van de toekomst. In dat ziekenhuis zijn de processen zo ingericht dat er een efficiënte borging van de medische voorraden is door gebruik te maken van de GS1 standaarden en door de verschillende systemen en databases op de juiste wijze te koppelen.

Van der Putten: “Toen we in Nijmegen begonnen met standaardisatie, waren verschillende barcodeformaten in gebruik. Dat leidde tot problemen bij het scannen, met als gevolg dat we soms handmatig artikelnummers en serienummers moesten invoeren. Dat zijn heel veel getallen met een grote kans op fouten. Bij een recall is echter cruciaal dat we exact weten welk implantaat is geplaatst bij welke patiënt. Nu accepteren we alleen nog maar de GS1 barcode of GS1 DataMatrix. Zitten die bij binnenkomst niet op het artikel? Dan maken we zelf een unieke GS1 barcode aan. Hierdoor zijn alle artikelen het gehele proces conform standaard, uniek en tot in de operatiekamer scanbaar.”

Minder stenen, minder muren

Dat standaarden in de toekomst nodig zijn, staat volgens Van der Putten buiten kijf. Hij noemde drie factoren die de toekomst in de ziekenhuizen vormgeven. De eerste factor duidde hij aan met de term ‘less bricks’: minder stenen. “Wij zien onze ziekenhuizen letterlijk krimpen. In Nijmegen zijn we bezig met nieuwbouw, waarbij we 100.000 vierkante meter gaan inleveren. Dat betekent dat we straks een kwart minder ruimte hebben. Minder ruimte dus ook voor voorraden.”

Ook de virtuele muren tussen afdelingen zijn weggehaald. “Eerder had elke afdeling zijn eigen werkwijze, nu is er een logistieke organisatie verantwoordelijk voor voorraadbeheer. Als er een medewerker op vakantie ging, legde hij wel eens vooraf een extra voorraad aan. Voorraad waarvan de expiratiedatum uiteindelijk kon verlopen. Nu is er uniformiteit in de processen, meer efficiëntie en minder risico’s.”

Een andere factor is de exponentiële groei van de hoeveelheid data. Dat heeft onder meer te maken met het groeiende assortiment aan medische hulpmiddelen. “Vroeger hadden we een bepaalde set medische hulpmiddelen en instrumenten dat we voor verschillende behandelingen konden inzetten. Nu heeft steeds vaker een bepaalde procedure zijn eigen specifieke set aan medische hulpmiddelen en instrumenten. Bovendien raken de medische hulpmiddelen sneller incourant. Vroeger was de gebruiksduur misschien vijf jaar, nu soms nog maar twaalf maanden. Data raakt dan ook sneller “verouderd”. Standaarden en datapools zoals die van GS1 zijn noodzakelijk om de kwaliteit van al die data te waarborgen.”

Mooie processen, systemen en standaarden implementeren, factor menselijk gedrag

De derde factor is het gedrag van de mensen. “We kunnen mooie processen, systemen en standaarden implementeren, maar het zijn uiteindelijk mensen die ermee moeten werken. Daarom zijn afspraken nodig. Vroeger werd het verbruik op het OK bedrijf pas geregistreerd na de behandeling. De medische hulpmiddelen werden vooraf klaargelegd voor een geplande procedure, maar nog niet van de voorraad afgeboekt. Dat is logistiek gezien geen wenselijke situatie. Nu wordt elke fysieke verplaatsing van een artikel door barcodescanning realtime vastgelegd”.

Van der Putten heeft ervaren dat het menselijk gedrag een grote invloed heeft in veranderprocessen. Daar dient dan ook grote aandacht naar uit te gaan en mogelijk het tempo op worden aangepast. “Je kan en mag er niet aan voorbij gaan." Een syndroom wat vele organisaties kennen is het ‘not invented here’ syndroom. “Als mensen iets niet zelf hebben bedacht, kan het ook niet goed zijn. Sommige mensen denken overal verstand van te hebben, maar logistiek is een vak apart”, zei Van der Putten.

'Veel mensen zijn te druk om te veranderen'

"Ook het 6 sigma syndroom kan verlammend werken: als je streeft naar directe perfectie, kom je er niet. Je moet oppassen dat er niet gestreefd wordt naar een oplossing voor alle scenario’s en uitzonderingen. Er dienen keuzes gemaakt te worden wat wel wordt gefaciliteerd in het proces en wat niet. En veel mensen zijn te druk om te veranderen. Ze zijn zo druk met de dagelijkse werkzaamheden en beslommeringen dat participatie in verandertrajecten onder druk komt te staan. De betrokkenheid van alle disciplines is echter cruciaal voor een totaal beeld, draagvlak en uiteindelijk het slagen van het veranderproces. Houdt iedereen aangehaakt.”

Resultaten: voorraad inmiddels met meer dan een kwart afgenomen

De resultaten spreken voor zich. De voorraad is inmiddels met meer dan een kwart afgenomen. De kostenbesparingen zijn significant. Out-of-stocks komen vrijwel niet meer voor. “Daardoor is de medische veiligheid flink verbeterd”, wist Van der Putten te melden. Processen zijn daarnaast doelmatiger en derving op voorraad is sterk gereduceerd. “Natuurlijk kost het aanmaken van barcodes en scannen tijd, maar elders in de operatie besparen we daardoor juist veel tijd. En de koppeling met het Landelijk Implantaten Register (LIR) dat op 1 januari van start gaat? Dat is voor ons een relatief eenvoudige opgave. Het enige dat we moeten doen, is een koppeling maken tussen het EPD en het LIR.”

Het ziekenhuis van de toekomst is nog niet gereed in de ogen van Van der Putten. Hij droomt allereerst van een automatische koppeling met datapools, zodat data vanuit de bron (fabrikanten) automatisch in het ERP-systeem belanden. Hij droomt van RFID-tags op alle hulpmiddelen “De unieke GS1 code is dan nog steeds cruciaal echter deze is dan ook vastgelegd in de RFID chip waardoor automatische detectie mogelijk wordt.”

“Tot slot willen we meer doen met de data die we verzamelen. Voor operaties leggen we op basis van een bill of material, soort van boodschappenlijst, een groot aantal medische hulpmiddelen en instrumenten klaar, waarvan uiteindelijk een deel toch niet wordt gebruikt tijdens de ingreep. Door de data daarover te analyseren, kunnen we gericht advies geven over de klaar te leggen medische hulpmiddelen en instrumenten. Je wil immers thuis bij het klussen ook niet meer gereedschap klaar hebben liggen dan je werkelijk op dat moment nodig hebt. Ligt alleen maar in de weg en leidt tot gevaarlijke situaties. Het verminderen helpt het overzicht te maken en daarmee verhoogt de veiligheid. Daarnaast is het ook efficiënter.”