Aviko aan de slag met nieuwe richtlijn productafbeeldingen

Net als andere leveranciers heeft Aviko tot 1 januari 2023 om bestaande productafbeeldingen in de datapool te wijzigen. Robbert Opsteegh en Lydi Hillebrand-Beltman van Aviko: “Naar schatting wordt 20 procent van de afbeeldingen vanzelf al aangepast omdat het product of de verpakking verandert.”

Aviko investeert in de toekomst. In Steenderen (Nederland) heeft de wereldspeler zojuist een nieuw geautomatiseerd vrieshuis in gebruik genomen, terwijl in Poperinge (België) momenteel de modernste fritesfabriek van Europa verrijst. Daarmee neemt de toch al aanzienlijke productiecapaciteit - die wordt geleverd door meerdere fabrieken in Europa en daarbuiten - nog verder toe. “We verkopen onze aardappelproducten inmiddels in meer dan 110 landen”, vertelt Lydi Hillebrand-Beltman, marketing-assistent bij Aviko. “Onlangs hebben we nog een fritesfabriek in China overgenomen. Dat biedt ons de mogelijkheid om ook in dat land producten onder Aviko-label te verkopen.”

Via de datapool altijd actuele productafbeeldingen voor webshops en apps

Voor het verkopen van producten is goede productdata van toenemend belang. Dat geldt ook voor productafbeeldingen. Aviko beseft dat als geen ander. Op dit moment heeft 46 procent van de producten in GS1 Data Source een geldige productafbeelding, maar Aviko haalt een score van 100 procent. Hillebrand-Beltman is samen met Robbert Opsteegh, manager supply chain support bij Aviko, daarvoor verantwoordelijk. “Onze klanten gebruiken de afbeeldingen om daar informatie uit te halen en bijvoorbeeld schappenplannen te maken, maar natuurlijk ook in hun webshops en mobiele apps. In het verleden zagen we te vaak dat daarvoor verouderde foto’s werden gebruikt. Nu we via de datapool altijd actuele foto’s aanbieden, komen we dat vrijwel niet meer tegen”, zegt Hillebrand-Beltman.

Start met drie testproducten

Toen GS1 Nederland begin 2019 de eerste richtlijnen voor productafbeeldingen lanceerde, is de afdeling supply chain support direct daarmee aan de slag gegaan. Opsteegh: “We hebben allereerst drie testproducten met drie verschillende verpakkingen geselecteerd: een retailproduct in een kartonnen doos, een retailproduct in een kleine folieverpakking en een retailproduct in een grote folieverpakking. Vervolgens hebben we de bijbehorende afbeeldingen erbij gezocht en toegevoegd aan de datapool. Op basis van de feedback uit de tweewekelijkse datakwaliteitsrapportage hebben we die afbeeldingen net zo lang aangepast tot we een score van 100 procent haalden. Pas daarna hebben we de afbeeldingen van de andere 150 producten op dezelfde wijze toegevoegd in de datapool.”

Digitale productafbeeldingen had Aviko uiteraard al. Soms stond het product echter driedimensionaal op de foto, terwijl de richtlijnen aangeven dat alleen de voorkant zichtbaar mag zijn. Een andere keer had de foto niet het juiste kleurprofiel of resolutie. “Nu geven we de fotograaf opdracht om alle productafbeeldingen meteen volgens de GS1 richtlijnen aan te leveren. Dus met de juiste afmetingen, resolutie en kleurenprofiel. Wij hoeven die afbeeldingen alleen nog maar de juiste bestandsnaam met daarin de GS1 artikelcode/Global Trade item Number (GTIN) te geven”, vertelt Hillebrand-Beltman.

TIF in Nederland, JPG in Denemarken

Dat de richtlijn voor productafbeeldingen is vernieuwd en afgestemd op de internationale richtlijn, vinden Opsteegh en Hillebrand-Beltman een goede zaak. “Hoe meer standaardisatie, hoe beter. Vanuit Steenderen leveren we bijvoorbeeld ook de afbeeldingen voor de GS1 datapool in Denemarken. In Nederland moeten we ze als TIF-bestand aanleveren, in Denemarken als JPG-bestand. Hoe minder de verschillen in de specificaties van afbeeldingen, hoe minder het werk dat we daarmee kwijt zijn.”

Opsteegh is blij met de lange overgangsperiode. Afbeeldingen van nieuwe producten moeten al vanaf 1 januari 2021 aan de nieuwe richtlijn voldoen, maar voor afbeeldingen van bestaande producten krijgen leveranciers tot 1 januari 2023 de tijd. Veel producten, of in ieder geval hun verpakkingen, zullen voor die tijd al worden vernieuwd en van een nieuwe afbeelding voorzien. “Als we nu een verpakking veranderen, maken we meteen een nieuwe foto volgens de nieuwe richtlijnen. In het voorjaar van 2022 gaan we aan de slag met de producten die tegen die tijd nog steeds over oude afbeeldingen beschikken. Dat hebben we nog negen maanden tot de deadline: net zoveel tijd als we nodig hadden om aan de eerste richtlijn te voldoen.”

Signaleren van aanpassingen

Aviko heeft de ‘pech’ dat de retailverpakkingen net zijn gerestyled. De nieuwe foto’s van die verpakkingen voldoen nog aan de oude richtlijn. “De kans dat die verpakkingen op korte termijn alweer veranderen, is niet zo groot. En de foodserviceverpakkingen veranderen ook niet zo snel. Ik schat dat in het voorjaar van 2022 ongeveer 20 procent van de verpakkingen is aangepast. Met de rest van het assortiment moeten we dan nog aan de slag”, denkt Hillebrand-Beltman.

Eén van de grootste uitdagingen is het signaleren van alle aanpassingen aan producten en verpakkingen. Als elders binnen het bedrijf wordt besloten tot een restyling van de verpakking of aanpassing van de samenstelling, en dus ook de ingrediëntendeclaratie van een product, dringt dat niet altijd direct tot de afdeling supply chain support door. “Soms zijn de veranderingen minimaal”, weet Opsteegh. “Daarom gebruiken we software om op basis van de data uit ons ERP-systeem per artikel een rapportage te maken. Zodra daaruit blijkt dat een retailverpakking is aangepast, stuurt die software ons een bericht en wordt de nieuwe productafbeelding aan GS1 Data Source toegevoegd.”

‘Gebruik de datakwaliteitsrapportages’

Tot besluit heeft Aviko nog een paar tips voor leveranciers die nog altijd worstelen met productafbeeldingen. De eerste tip: vraag de fotograaf om de foto’s direct volgens de juiste specificaties aan te leveren. Dat scheelt niet alleen veel tijd vooraf, maar ook bij het invoeren van de afbeeldingen in GS1 Data Source. De andere tip: maak gebruik van de tweewekelijkse datakwaliteitsrapportage. Die geeft aan wanneer geen (goede) afbeelding is toegevoegd. In de loop van volgend jaar worden nieuwe checks in het systeem ingebouwd, waardoor ook de kwaliteit van de productafbeeldingen wordt gecontroleerd. Opsteegh: “Gebruik die informatie om daadwerkelijk met datakwaliteit aan de slag te gaan. Door te leren van onze fouten scoren we al een tijdje 100 procent op de kwaliteit van alle data.”