Barcode helpt HagaZiekenhuis bij proces stamcelbewerking

De foutgevoeligheid van het proces is teruggedrongen en de efficiency sterk verbeterd. Het stamcellaboratorium en de hemaferese afdeling van het HagaZiekenhuis is als eerste in Nederland gecertificeerd voor de zogeheten JACIE-normen. Dit zijn internationale accreditatienormen op het gebied van hematopoїetische stamceltransplantatie (HSCT) en cellulaire therapie.

Na afname van de stamcellen bij patiënten door de hemaferese afdeling ontvangt het stamcelbewerkingslab dit materiaal. In het lab worden de stamcellen bewerkt, gecryopreserveerd en bewaard tot ze weer teruggeven worden aan de patiënt.

Behandeling verspreid over afdelingen

In veel ziekenhuizen wordt de behandeling stamceltransplantatie vaak over twee of meer afdelingen verspreid. Dit is mede omdat het stamceltransplantatie traject uit drie hoofdonderdelen bestaat:

• De collectie van stamcellen (Hemaferese-afdeling).
• Het bewerken, cryopreserveren en opslaan/bewaren van stamcellen (stamcellaboratorium).
• Het transplanteren van de stamcellen (Klinische hemato-oncologische afdeling).

Alle drie de onderdelen worden afzonderlijk door de JACIE gevisiteerd. De accreditatie hiervoor bestaat dan ook uit drie aparte certificaten. In het HagaZiekenhuis is er een vrij unieke situatie dat alle onderdelen onder de afdeling Hematologie vallen. Deze afdeling oogst en bewerkt de stamcellen en brengen het weer terug in de patiënt. Doordat alle onderdelen onder één afdeling vallen is de besluit- en slagvaardigheid groot, stelt Francis Gündoğdu-van der Lans.

Hele proces nauwgezet gevolgd

Volgens Gündoğdu -van der Lans, beleidsmedewerker kwaliteit afdeling Hematologie van het HagaZiekenhuis, wordt het hele proces van begin tot einde nauwgezet in de gaten gehouden. Hiervoor wordt tegenwoordig het registratie & volgsysteem stamcelunit (RVS-SCU) van CoperniCare gebruikt.

Dit systeem heeft als kernfunctie het registreren en traceren van de stamcellen in elke fase. Een voorbeeld is het registreren van alle reagentia (een chemische stof of een mengsel van chemische stoffen dat wordt gebruikt) en gebruikte disposables in het gehele stamceltransplantatietraject (van afname tot en met re-infusie teruggave). Dit omvat ook de opslag van stamcellen in de cryogenevaten (stikstof opslagvaten).

De oorspronkelijke collectiezak voor stamcellen wordt bij het bewerken gesplitst in minimaal twee zakken. Elk gesplitst item behoudt de stamgegevens van de origine zodat van A tot Z elke stap geregistreerd blijft. Bij een eventuele recall op reagentia, is eenvoudig te traceren waar en wanneer deze toegepast zijn.

'GS1 codes komen in het proces voor op alles wat geen weefsel is'

In het RVS-SCU systeem wordt grotendeels gewerkt op basis van het scannen van GS1 codering. GS1 barcodes komen in het proces voor op alles wat geen weefsel is, dus verbruiksartikelen en zoals eerdergenoemd de reagentia. Bloed en weefsel wordt voorzien van een andere standaard, specifiek voor codering van bloed en weefsel: ISBT 128.

De GS1 barcode die door de leverancier op de verpakking is geplaatst, wordt bij gebruik gescand en herkend in het RVS-SCU systeem. Dit systeem is gebaseerd op standaarden en herkent GS1 barcodering, de ISBT 128 codering, maar ook eigen codering van leveranciers. Het systeem neemt de informatie uit de leveranciers barcode over en genereert een eigen barcode, volgens de GS1 standaard, en voegt hieraan extra informatie toe, zoals prijs en opberglocatie. Deze barcode wordt vervolgens op een gele sticker geprint. De verpleegkundige of andere medewerker weet dat altijd de barcode op gele sticker gescand moet worden en niet de andere codes op de verpakking. Deze gele sticker is alleen voor intern gebruik bedoeld.

Drijfveer voor stroomlijnen

De drijfveer om het registratieproces rondom stamcellen volledig te digitaliseren en stroomlijnen, was onder meer de foutgevoeligheid en omslachtigheid van de tot dan toe gebruikte methoden voor registratie. Ook wilde men het proces beter kunnen volgen van begin tot einde.

Registratie is verplicht voor ziekenhuizen die stamceltransplantaties uitvoeren. Zij moeten voldoen aan bepaalde wet en regelgevingen en moeten ook gecertificeerd zijn. In dit geval middels de JACIE-normen (een internationale accreditatiesysteem). Deze normen en wet en regelgeving schrijft voor dat alle handelingen bij patiënten en alle gegevens aantoonbaar en traceerbaar moeten zijn, maar ook dat de gebruikte reagentia en materialen aantoonbaar beheerd zijn.

Gündoğdu -van der Lans hierover: “Alle gegevens werden voorheen op papier en in Excel bestanden bijgehouden. Dit was erg foutgevoelig doordat het op meerdere lijsten en in meerdere documenten werd genoteerd. Tevens was track & trace bijna onmogelijk. We zijn daarom op zoek gegaan naar een systeem waar we alles in ‘kwijt’ konden. Dus zowel patiëntgegevens als gebruikte materialen en voorraadbeheer.”

'Op zoek gegaan naar een systeem waar we alles in 'kwijt' konden'

Het HagaZiekenhuis had voor het voorraadbeheer van de operatieafdeling al een systeem van de firma CoperniCare. Samen is men gaan kijken of dit bedrijf de wensen van het ziekenhuis begreep én zou kunnen realiseren.

“Na een aantal gesprekken kregen we het vertrouwen dat dit het geval was,” vertelt Gündoğdu -van der Lans. “Samen met onze afdeling Informatisering & Automatisering hebben we alle details en wensen op papier gezet en doorgesproken. CoperniCare heeft daarna voor dit project een specifieke software oplossing ontwikkeld en geïmplementeerd bij het HagaZiekenhuis. Dat is inclusief een koppeling met het HiX-EPD, waar bepaalde patiëntgegevens uitgehaald kunnen worden.”

Vooral positieve ervaringen

Tot nu toe blijkt het RVS-systeem goed te werken. De ervaringen zijn vooral positief. Het systeem is gebruiksvriendelijk en track & trace is eenvoudig. Het systeem levert in vergelijking met de eerdere registratiemethoden een aantal duidelijke voordelen op, zoals kwaliteitsverbetering (minder overschrijffouten), tijdwinst, betere registratie en betere track & trace.

Toch is er ook hier altijd verbetering mogelijk, stelt Gündoğdu -van der Lans. “Het RVS-systeem werkt goed, maar kan nog verder optimaliseren. Zo veranderen de internationale normen voortdurend. Hierop zou steeds moeten worden geanticipeerd door het systeem.”