Bosch: ‘Pandemie versterkt draagvlak GS1 project’

Datamanager Joris Bax is blij. “Het is een kleine stap, maar wel een hele belangrijke. Nu we weten hoe we dit moeten aanpakken, verwacht ik dat het met de andere productgroepen een stuk sneller gaat. Nog voor het eind van dit jaar voegen we meer productgroepen toe.”

Tijd verspillen met het invoeren, controleren en corrigeren van productdata

Het geeft Bax een kick om te zien dat de productdata uit het systeem van Bosch nu één-op-één overeenkomen met de productdata op de website van Intergamma. “Ongelooflijk hoeveel tijd we in de sector nog steeds verspillen met het invoeren, controleren en corrigeren van productdata. Met name de tijd tussen het besluit van een retailer om een product te verkopen tot het moment dat het product met de juiste data en media daadwerkelijk online staat, is veel te lang. Het opvoeren van een nieuw product gaat gepaard met te veel handwerk. Dat moeten we zo snel mogelijk automatiseren met de GS1 datapool.”

Harmoniseren en automatiseren

Vijf jaar geleden was op het hoofdkantoor van Bosch in Duitsland al het besef ontstaan dat productdata steeds belangrijker zouden worden. Met name in e-commerce zijn goede data en media cruciaal om klanten te helpen bij het vinden van het juiste gereedschap. Maar die data was binnen het bedrijf verspreid. “We hebben met Bosch en Dremel verschillende merken met verschillende productlijnen en verschillende productgroepen. Die zijn allemaal ondergebracht in verschillende divisies met elk hun eigen productdata. Vijf jaar geleden is besloten om wereldwijd het beheer van alle productdata te harmoniseren en te automatiseren”, legt Bax uit.

Een monnikenwerk. Tientallen verschillende databases moesten allemaal op elkaar worden afgestemd. Een boormachine uit de groene en blauwe productlijn hebben grotendeels misschien dezelfde kenmerken, maar die waren in verschillende systemen op verschillende wijze vastgelegd. “Wij zijn een jaar bezig geweest om meer dan tienduizend attributen te reduceren tot enkele honderden. Het rechttrekken van alle databases was een gigantische klus, maar noodzakelijk om intern één taal te spreken en eenduidig te kunnen communiceren met klanten.”

'Met name in e-commerce zijn goede data en media cruciaal om klanten te helpen bij het vinden van het juiste gereedschap'

Benelux loopt voorop

Ook de koppeling met de GS1 datapool in de Benelux is vanuit het hoofdkantoor tot stand gebracht. De leverancier kan nu conform de GS1 standaarden data delen met retailers in verschillenden landen. “In de Benelux lopen we voorop. Geen enkele regio in de wereld vraagt om zoveel productdata, maar we verwachten dat meer regio’s dat voorbeeld zullen volgen. Met dit platform kunnen we diezelfde productdata ook versturen naar de GS1 datapools in andere landen.”

Dat de vertaalslag van het datamodel van Bosch naar het datamodel van GS1 Benelux in Duitsland plaatsvindt, maakt het project van Bax ietwat complexer. “Dat betekent dat er veel verschillende afdelingen bezig zijn met onderdelen binnen het project. Maar omdat het onderdeel is van een wereldwijd harmonisatieprogramma binnen Bosch, hebben we intern veel kennis opgebouwd. Daardoor hoeven we niet zoals veel andere leveranciers een externe partij in te schakelen om dit project te begeleiden. Bovendien gaat het om meer dan alleen de koppeling met de GS1 datapool. Dankzij het harmonisatieprogramma lopen ook veel andere processen binnen het bedrijf een stuk soepeler.”

Online groei door pandemie

Klaar is Bax nog lang niet. Samen met zijn team moet hij nog zestig productgroepen aan de datapool toevoegen. “We hebben circa 10.000 artikelen in ons assortiment met 20 tot 50 attributen per artikel. Daarmee zijn we nog lang niet klaar, ook niet omdat het datamodel van GS1 nog steeds in ontwikkeling is. Nu de eerste stap is gezet, is het bovendien tijd om processen efficiënter te maken. Nu nog gaat alle tijd zitten in het klaarzetten van data en hebben we onvoldoende aandacht voor datakwaliteit. Tot slot is het zaak om alle processen goed te borgen in de organisatie, zodat ook mijn collega’s weten wat van hen wordt verwacht.”

'Ik ben die Excelletjes die we nu nog moeten invullen, meer dan beu'

Het hele project kost Bosch veel tijd en geld, waar geen directe inkomsten tegenover staan. “Maar wel indirecte inkomsten. Dat hebben we dit jaar sinds het uitbreken van de pandemie kunnen zien. Ongelooflijk hoe sterk de afzet via alle online kanalen is gegroeid. Dat heeft het draagvlak voor dit project alleen maar versterkt. Productdata zijn online van essentieel belang”, aldus Bax, die blij is dat ook steeds meer retailers in tuin- en dierbenodigdheden aansluiten op de datapool. “Voor ons dataproject maakt dat geen verschil. Maar wij zijn blij met elke retailer die productdata uit de datapool haalt. Ik ben al die Excelletjes die we nu nog moeten invullen, meer dan beu.”

Start met grondige analyse

Heeft Bax tot slot nog een tip voor zijn collega’s van andere leveranciers? “Start met een grondige analyse. Waar binnen het bedrijf staan de brondata? Hoe zitten die databestanden in elkaar? Wat moeten we doen om die databestanden op elkaar af te stemmen en te vertalen naar de GS1 datapool? Zorg vervolgens ervoor dat je voldoende capaciteit vrijmaakt. De aansluiting op de datapool is niet in een week of een maand geregeld. Denk niet dat het wel losloopt. Want dat doet het niet.”