Heel Dijklander Ziekenhuis profiteert van scanning implantaten

Niettemin blijft het digitaal vastleggen van implantaten veel aandacht vergen, stelt projectleider Diederik Rood. “De datakwaliteit stijgt, maar leveranciers moeten nog steeds stappen zetten.”

Dijklander Ziekenhuis is voortgekomen uit de fusie in 2017 van het Westfriesgasthuis in Hoorn en het Waterlandziekenhuis in Purmerend. Al voor de fusie was het Westfriesgasthuis begonnen met het scannen van implantaten in de operatiekamer (OK). “Wij zijn in 2015 gestart met het registreren van orthopedische implantaten en vaatprotheses. Van een Landelijk Implantaten Register was op dat moment nog geen sprake”, vertelt Diederik Rood, senior adviseur en projectleider voor het LIR bij het Dijklander Ziekenhuis.

Inzicht in voorraad en verbruik

Dat het Westfriesgasthuis startte met scannen van implantaten, had vooral logistieke redenen. Door scanning werd elke implantaat geregistreerd in het elektronisch patiëntendossier (EPD). De gegevens over het verbruik van implantaten werden vervolgens overgeheveld naar het ERP-systeem, dat op basis van die gegevens automatisch bestelopdrachten voor aanvulling van de voorraad genereerde.

“Het idee voor het koppelen van het EPD met het ERP-systeem is afkomstig van Pieter Vroon, manager financiële zaken. Hij heeft dit project samen met Trudie Doodeman, destijds hoofd OK, opgestart met ondersteuning van Avanade. Hun idee: alle relevante data eenmalig registreren en vervolgens gebruiken voor verdere logistieke en financiële afhandeling in het ERP-systeem”, weet Rood die een jaar later als adviseur bij het project betrokken is geraakt.”

“Scannen betekende allereerst minder administratieve handelingen, maar ook beter inzicht in de voorraad en het verbruik van implantaten”, legt Rood uit. “We kunnen met een paar klikken zien van welke artikelen de vervaldatum dreigt te verstrijken, zodat we die tijdig kunnen omruilen bij de leverancier. Omdat we nu veel beter inzicht hebben in het daadwerkelijk verbruik van artikelen, kunnen we een betere kostprijs berekenen en betere onderhandelingen voeren met verzekeraars.”

“Alle vier barcodes scannen”

De start was allesbehalve eenvoudig. Als er al barcodes op de verpakking van implantaten stonden, waren dat lang niet altijd leesbare, standaard GS1 codes. Soms telde de verpakking vier barcodes, waarvan niet direct duidelijk was welke de juiste was. De praktische oplossing die op de OK werd gebruikt: simpelweg alle vier barcodes scannen en vastleggen in het EPD. Vervolgens was het afwachten of het ERP-systeem na overheveling van de data één van de vier barcodes herkende. “Dan bleek soms dat twee keer dezelfde, maar niet de goede barcode was gescand”, herinnert Rood zich.

Koppeling met GS1 Data Source Healthcare

Dankzij de ervaring met scannen had Dijklander Ziekenhuis een voorsprong toen de plannen voor een Landelijk Implantaten Register (LIR) concreet werden. “De implantaten vastleggen in het EPD deden we al. Wat we nog moesten doen, was het selecteren van de implantaten op de inclusielijst op basis van de bijbehorende GMDN- en SNOMED-codes. Die codes hadden we echter nog niet. Dat was voor ons de reden om in 2018 de koppeling met GS1 Data Source Healthcare te maken”, weet Rood.

Het onttrekken van de juiste codes en andere data uit GS1 Data Source Healthcare ging niet vanzelf. Om een connectie te leggen met een implantatenleverancier moet Dijklander alle leveranciers aanschrijven met het verzoek om een deel van de data beschikbaar te stellen aan het ziekenhuis via de adrescode (GLN-code). “Maar voor een succesvolle handshake hebben wij ook de GLN-code van de leverancier nodig. Daar moesten we vaak achteraan bellen, maar het bleek erg lastig te zijn om bij de leveranciers de juiste persoon te vinden die ons deze GLN-code kon verstrekken.”

Praktische oplossing met Excel

Als een connectie eenmaal tot stand was gebracht, kreeg Dijklander direct toegang tot de data van het totale assortiment van de leveranciers met honderdduizenden artikelen. Rood: “Terwijl we in de OK hooguit 5000 implantaten op voorraad hebben. Al die data leverde weer nieuwe vragen op. Welke artikelen gebruiken we wel en welke niet? Sommige datavelden waren leeg, maar waarom? Omdat de leverancier die niet heeft vrijgegeven of niet heeft ingevoerd? Of omdat de koppeling niet goed tot stand is gebracht? Of hebben wij als Dijklander Ziekenhuis onze data foutief in de systemen staan? Het zoeken naar antwoorden op deze vragen kostte ons veel tijd”.

Samen met Type 2 Solutions heeft Dijklander een praktische oplossing ontwikkeld. Rood stuurt regelmatig een Excel-bestand naar deze specialist in data management met daarin de Global Trade Item Numbers (GTIN) en referentienummers van de 5000 artikelen die het ziekenhuis voert. “Vervolgens stuurt Type 2 Solutions een bestand terug met alleen de relevante datavelden van deze artikelen. Eens per twee weken krijgen wij een update”, aldus Rood.

Automatische koppeling met nieuw ERP

In vijf jaar tijd heeft Dijklander enorme vooruitgang geboekt. Maar nog altijd blijft het vastleggen van de juiste data en het versturen daarvan naar het LIR veel aandacht vragen. “We hebben het ERP-systeem, het EPD, GS1 Data Source Healthcare en het bestand dat we ontvangen van Type 2 Solutions: we moeten nog veel stappen zetten om de informatie compleet te krijgen”, stelt Rood. “De afgelopen jaren hebben we dat met het LIR-projectteam voor onze rekening genomen, maar we zijn nu bezig met het opzetten van processen waarbij de verantwoordelijkheid zo veel mogelijk op de afdelingen zelf komt te liggen.”

Belangrijk daarvoor is een automatische koppeling voor de artikelstamdata tussen het EPD- en het ERP-systeem. Nu verloopt de dataoverdracht nog via Excel, wat niet alleen tijdrovend maar ook foutgevoelig is. Met de ingebruikname van een nieuwe versie van het EPD afgelopen najaar heeft Dijklander alvast een eerste stap gezet. “Het is nu tijd voor aanpassingen aan de kant van het ERP-systeem. Dat biedt de mogelijkheden om de processen beter in te richten en de koppeling met de datapool van GS1 te automatiseren, zodat de cruciale artikelstamdata meteen goed staan.”

Afhankelijk van inzet leveranciers

Uiteindelijk staat of valt het succes met de inzet van leveranciers, stelt Rood. Ziekenhuizen zijn verplicht om data over implantaten aan te leveren aan het LIR, maar zijn afhankelijk van de welwillendheid van leveranciers. “De datakwaliteit wordt beter, maar leveranciers moeten nog steeds stappen zetten. Het gebeurt zelden dat alle velden compleet zijn ingevuld. Het zou fijn zijn als we straks ook uit de datapool kunnen halen of een implantaat bijvoorbeeld latex bevat. Dat is uiterst relevante informatie voor patiënten met een latex-allergie.”

Welke tip heeft Rood tot slot voor andere ziekenhuizen die worstelen met de LIR-verplichtingen? “Trek het project breder dan alleen de patiëntveiligheid en de koppeling met het LIR. Dankzij het project hebben we meer grip op de implantatenstroom vanaf binnenkomst tot verbruik in het OK. Omdat we alles scannen, hoeven we minder administratieve handelingen te verrichten en hebben we veel beter inzicht in de voorraad en in de kostprijs van behandelingen. Hoe meer afdelingen baat hebben bij scanning, hoe groter de kans op succes.”