Melleson Optics klaar voor deadline logistieke data

Het geheim van Hanneke Valkenburg, verantwoordelijk voor datakwaliteit bij de leverancier van contactlenzen: een gestructureerde aanpak.

Artikelgegevens moet voor minstens 96 procent betrouwbaar zijn

Leveranciers die de deadline willen halen, moeten ervoor zorgen dat de artikelgegevens in de datapool van GS1 Nederland voor minstens 96 procent betrouwbaar zijn. Daarvoor sturen ze producten naar een door GS1 gecertificeerde Data Management Service (DMS). Die controleert vervolgens of de gegevens van de fysieke producten overeenkomen met de gegevens die in GS1 Data Source staan.

Melleson Optics heeft de controles van logistieke gegevens goed doorstaan. Het bedrijf uit Breda levert contactlenzen, lensvloeistoffen en oogdruppels onder de merknamen Unicare en Eye Fresh. Het assortiment omvat ook andere optiekproducten zoals lenshouders en leesbrillen. “Wij leveren een vrij uitgebreid assortiment, maar in de artikeldata zit gelukkig veel overlap. We hebben lenzen met verschillende sterkte, van +3 tot en met -8, maar de samenstelling van de lenzen en afmetingen van de verpakkingen zijn identiek”, vertelt Valkenburg.

Van reactie naar proactief

Melleson levert aan supermarktketens, drogisterijketens, apotheken en reformzaken in heel Europa. De contactlenzen en lensvloeistoffen worden volgens specificaties van Melleson geproduceerd en vanuit Breda gedistribueerd. “Tot voor kort hadden onze klanten elk hun eigen database met artikeldata, die moest worden gevuld zoals zij dat wilden. Het kostte ons heel veel tijd om de data volgens de specificaties van die klanten aan te leveren. Als een product een kleine wijziging had ondergaan, begon alles weer opnieuw”, weet Valkenburg.

GS1 Data Source is een uitkomst voor Melleson. Als het bedrijf nu een nieuw artikel introduceert, zet Valkenburg alle data direct in de datapool volgens de specificaties van GS1 Nederland. Tot twee jaar terug was de werkwijze meer reactief in plaats van proactief: als een klant specifieke artikeldata nodig had, ging Valkenburg daarnaar op zoek. “Dat betekende dat ik soms letterlijk met een liniaal een verpakking moest opmeten. Vaak kwamen klanten meerdere keren bij mij terug met dat soort vragen. Het verzamelen van de antwoorden was erg arbeidsintensief.”

Als een nieuwe klant wordt aangesloten, kunnen we met een paar klikken de juiste artikeldata voor die klant beschikbaar stellen

Datapool als eigen database

Melleson gebruikt GS1 Data Source ook als een eigen database voor artikeldata. Als Valkenburg een vraag krijgt van een klant die (nog) niet is aangesloten op GS1 Data Source, kijkt ze in de datapool voor de juiste artikeldata. “We hebben geen apart systeem voor artikeldata. Dat zou in ons geval extra handelingen betekenen en is dus minder efficiënt”, aldus Valkenburg.

Gelukkig maakt een steeds groter deel van onze klanten gebruik van de data uit de datapool, merkt Valkenburg. “Als een nieuwe klant wordt aangesloten, kunnen we met een paar klikken de juiste artikeldata voor die klant beschikbaar stellen. Dat gaat een stuk efficiënter dan voorheen, toen we veel tijd verloren met het over en weer sturen van e-mails met Excelbestanden.

Neem de tijd voor een gestructureerde aanpak

Heeft Melleson in het kader van het datakwaliteitprogramma nog extra inspanningen verricht? “Niet echt”, antwoordt Valkenburg. “Toen we het verzoek kregen om producten op te sturen, hebben we alle artikeldata nog eens extra gecontroleerd. Daaruit bleek al dat de kwaliteit van de logistieke gegevens vrij goed op orde was. De kwaliteit van de etiketinformatie moeten we nog laten controleren. Maar daarvoor hebben we ook nog even de tijd.”

Het advies van Valkenburg aan andere leveranciers van drogisterijartikelen: hanteer een gestructureerde aanpak. “En neem daar de tijd voor. Het kost aan het begin extra tijd om artikeldata te verzamelen en goed in de datapool te zetten, maar die inspanning betaalt zich later terug. Wij zijn nu veel minder tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen van klanten.”