Noordwest Ziekenhuisgroep koppelt razendsnel met GS1 Data Source Healthcare

Projectleider Niels Snippe praat over een intensief traject: “Maar daardoor konden we veel eerder profiteren van de koppeling.”

​Handmatig beheren van alle benodigde artikeldata is geen optie

Toen het Landelijk Implantaten Register (LIR) en daarna de Medical Device Regulation (MDR) werd aangekondigd, was één ding vrij snel duidelijk voor de Noordwest Ziekenhuisgroep: handmatig beheren van alle benodigde artikeldata is geen optie. “In ons ERP-systeem staan 30.000 artikelen die we met regelmaat gebruiken. Het gaat per artikel niet om één dataveld, maar om een complete dataset. Dat is niet te doen”, verklaart Niels Snippe, processpecialist bij de afdeling businesssupport van Noordwest Ziekenhuisgroep.

In de zomer van 2019 is de ziekenhuisorganisatie met vestigingen in onder meer Alkmaar en Den Helder gestart met het koppelen van het ERP-systeem aan GS1 Data Source Healthcare, de datapool voor artikeldata van onder andere medische hulpmiddelen. In dit project is intensief samengewerkt met Condor, leverancier van het ERP-systeem Microsoft Dynamics. “Daarnaast hebben we iemand ingehuurd die zich fulltime heeft beziggehouden met de datakwaliteit”, vertelt Snippe.

Het project is opgezet volgens de scrum-methode. Dat is een aanpak waarin een groot probleem wordt opgeknipt in verschillende deelproblemen, die vervolgens stuk voor stuk worden opgepakt. Voor elk deelprobleem wordt in korte tijd een oplossing ontwikkeld, getest, geëvalueerd en zo nodig aangepast voordat die volledig in bedrijf wordt genomen. Snippe: “Een erg intensief en spannend traject, met name omdat we de deeloplossingen steeds weer in de praktijk moesten testen. Met elke nieuwe deeloplossing volgde bovendien weer een mutatie in onze systemen en processen. Maar het grote voordeel was dat we op deze manier veel eerder van de koppeling konden profiteren.”

Koppelen op basis van GLN en GTIN

In juni 2019 was Noordwest Ziekenhuisgroep al in staat op basis van de unieke Global Location Numbers (GLN) te koppelen met de leveranciers in datapool. De tweede stap was het koppelen van de artikelen in de datapool aan de artikelen in het eigen ERP-systeem. De sleutel daarvoor is het Global Trade Item Number (GTIN) van elk artikel. “We hebben handmatig gecontroleerd of we voor elk artikel daadwerkelijk de juiste GTIN hadden, onder meer door gebruik te maken van de eigen artikelnummers van elke leverancier. Daarna hebben we de koppeling uitgebreid met steeds meer datavelden. In december was de koppeling helemaal voltooid.”

Niet alles verliep direct naar wens. Cruciaal voor aanlevering van data aan het LIR is de GMDN-code (Global Medical Device Nomenclature). Deze code bepaalt welk implantaat wel of niet moet worden geregistreerd in het LIR. “Die verplichting geldt alleen voor de implantaten die op de inclusielijst staan”, weet Snippe. “De koppeling met GS1 Data Source Healthcare functioneerde op dit punt prima, alleen ontdekten we vrij snel dat lang niet alle leveranciers de GMDN-codes al hadden ingevuld. Die ontbrekende codes hebben we handmatig moeten invullen.”

Scanpercentage boven 90 procent

Behalve de koppeling van het ERP-systeem met GS1 Data Source Healthcare is ook een koppeling gemaakt tussen het ERP-systeem en het ziekenhuisinformatiesysteem, waarin onder meer de elektronische patiëntendossiers zijn opgenomen. “In dit systeem hebben we eveneens de GTIN’s van alle artikelen nodig om ze te kunnen scannen in de OK’s. Niets is zo frustrerend als een verpleegkundige met twintig artikelen in de OK, waarvan er drie niet kunnen worden gescand. Die artikelen moeten ze alsnog handmatig invoeren.”

'Niets is zo frustrerend als een verpleekundige met twintig artikelen in de OK, waarvan er drie niet kunnen worden gescand'

Snippe is uiterst tevreden over de koppeling met GS1 Data Source Healthcare. Het scanpercentage in de OK’s ligt al geruime tijd boven de 90 procent. Als het gaat om implantaten die moeten worden geregistreerd in het LIR, ligt het scanpercentage zelfs boven de 95 procent. “Belangrijkste voordeel is dat we nu voldoen aan de wet- en regelgeving. De stap die we nog moeten zetten, is het overdragen van de zorg voor datakwaliteit aan de organisatie. Nu is dat nog de verantwoordelijkheid van het projectteam. Dat kan niet zo blijven.”

Fulltime voor datakwaliteit

De fulltime medewerker die Noordwest Ziekenhuisgroep voor dit project heeft ingehuurd, was met name belast met de datakwaliteit. Die keuze is volgens Snippe een belangrijke succesfactor geweest. “Het was haar belangrijkste taak om te zorgen voor een zo hoog mogelijke datakwaliteit. Niet zozeer door handmatig alle artikeldata te verbeteren en aan te vullen, maar door daarvoor een goede aanpak op te zetten. Liever een datakwaliteit van 80 procent met een goede aanpak dan een datakwaliteit van 100 procent zonder aanpak.”

Wat heeft Noordwest Ziekenhuisgroep dan gedaan om de datakwaliteit te verbeteren? “Vooral veel controleren. En als er afwijkingen zijn, data uit verschillende bronnen vergelijken en corrigeren. En zo nodig leveranciers nabellen of -mailen. Het mooiste blijft natuurlijk als alle leveranciers hun data in één keer correct aanleveren.”

Geen stap teveel

Toch heeft Snippe en zijn team nog genoeg te wensen. “Veel leveranciers zijn internationaal opererende bedrijven, waarvoor Nederland maar een relatief kleine markt is. Wij zijn bijvoorbeeld gewend om te werken met Nederlandstalige productbeschrijvingen, maar die stelt lang niet elke leverancier beschikbaar via de datapool. Het werken met een Engelstalige omschrijving is soms een uitdaging”, aldus Snippe, die eveneens heeft gemerkt dat met name deze internationaal opererende leveranciers geen stap te veel zetten. Ze voldoen aan de Nederlandse wet- en regelgeving, maar vaak ook niet meer dan dat. “We hebben een leverancier met een assortiment van 30.000 artikelen, waarvan er misschien 100 op de inclusielijst van het LIR staan. De data van die artikelen zijn op orde, maar van de rest helaas niet.”

"Kies voor een geautomatiseerde koppeling"

Nu Noordwest Ziekenhuisgroep gereed is voor het LIR, staat het volgende project alweer op de planning: de uitbreiding van de inclusielijst van het LIR en de invoering van MDR. Dan wordt ook gestart met het scannen van artikelen bij binnenkomst, wat voordelen kan hebben op het gebied van logistiek en voorraadbeheer.

'Volgend project is MDR, dan gaan we artikelen bij binnenkomst scannen'

“Met de koppeling die we nu hebben gerealiseerd, hebben we daarvoor het pad al geëffend”, aldus Snippe, die besluit met een tip voor andere ziekenhuizen: kies voor automatisering. “De datapool biedt ons toegang tot 250.000 artikelen. Het is niet te doen om die handmatig te bekijken. Natuurlijk is het mogelijk om eens per week of maand een nieuw databestand in het ERP-systeem te hanteren, maar dan kost het nog steeds een middag of meer. Dat is echt zonde van de tijd."