Soudal: Datapool maakt samenwerking makkelijker
Soudal mag dan een Belgisch familiebedrijf zijn, maar de lijm-, mastiek- en PU-schuimfabrikant is zeer internationaal georiënteerd. Met 69 filialen op 5 continenten, is gestandaardiseerde gegevensuitwisseling cruciaal. Ze gebruiken daarvoor de GS1 datapool. Projectmanager Nicolas Verbruggen vertelt over zijn ervaringen.
Nicolas: “Sinds juni 2020 delen we productgegevens met Intergamma via de GS1 datapool en binnenkort ook met Hubo.” Het liep niet meteen van een leien dakje, voegt hij er wel aan toe: “Het heeft even moeite gekost om alles goed te begrijpen, de nodige informatie te verzamelen en om ons in te werken. Maar nu we enkele maanden actief bezig zijn, ben ik al heel tevreden over hoe het is gegaan. Als bedrijf is dit echt een stap vooruit, zeker nu er steeds meer focus op omnichannel verkoop ligt. Ook van onze klanten krijgen we hele positieve reacties.”
De voordelen spreken voor zich. “Gezien de grootte en de breedte van ons assortiment, is gestructureerd werken heel belangrijk. Het werken met het GS1 datamodel en de datapool geeft ons precies die structuur.”
Vertrek vanuit gemeenschappelijke basis
Dat het datamodel niet alleen voor België geldt, maar voor de hele Benelux gestandaardiseerd is, is een sterk voordeel, vertelt Nicolas. “Het feit dat iedereen op dezelfde manier werkt, zorgt niet alleen voor structuur binnen de eigen organisatie, maar het maakt ook dat zaken duidelijk zijn voor iedereen in de keten. Doordat iedereen vanuit een gemeenschappelijke basis vertrekt en dezelfde productindeling en velden gebruikt, wordt de samenwerking makkelijker. Je weet dat iedereen naar hetzelfde toe werkt en dat verbetert de communicatie. Zo worden allerlei zaken, ook frustraties of moeilijkheden, makkelijker bespreekbaar. Zo kunnen we samenwerken, in plaats van dat het een ‘wij-tegen-zij’ verhaal wordt.”
'Op dezelfde manier werken zorgt voor duidelijkheid voor iedereen in de keten'
Het is geen kwestie van alle productdata één keer op te laden en er daarna niet meer naar om te kijken. “Het onderhoud blijft essentieel. Met een assortiment van 1000 SKU’s verdeeld over 30 categorieën (bricks), zit daar nog wel een uitdaging. Zeker omdat we niet met alle bricks in één keer live zijn gegaan. We moeten dus én de bestaande productdata up-to-date houden én nog nieuwe producten toevoegen. Dat is dus een soort van continue ‘loop’, die wel een investering vergt aan tijd en energie. De uitdaging is ook om aan iedereen die eraan meewerkt, goed duidelijk te maken waarom we dit doen. Communicatie is ook hier weer het sleutelwoord. Zolang het begrip er is, zijn de mensen ook bereid om eraan te blijven meewerken. Maar we begrijpen ook het belang van de investering en daarom kiezen we ervoor om daarop te blijven inzetten.”
'Het is geen kwestie van alle productdata één keer op te laden en er daarna niet meer naar om te kijken'
Gevaarlijke stoffen ook via datapool
Een volgende stap zit er ook al aan te komen: “In 2021 zijn we van plan om ook te beginnen met het delen van informatie over gevaarlijke stoffen via de GS1 datapool. Omdat we wereldwijd filialen en dus handelspartners hebben, bouwen we momenteel aan een systeem waarin we al onze Safety Data Sheets (SDS) kunnen aanmaken, in alle nodige talen die gemakkelijk uitgewisseld kan worden. Wanneer dat systeem eenmaal af is zijn we ook van plan om die informatie te delen met retailers via de datapool.”
Vanzelfsprekend is het niet, om de juiste data te delen met de juiste ontvanger, voegt Nicolas nog toe. “Er zijn allemaal verschillende documenten: SDS, DOP, technische data, etc. Het is dus wel een uitdaging om de juiste data bij de juiste partij te krijgen. Maar omdat we de noodzaak goed begrijpen, werken we er hard aan om dat allemaal te automatiseren en het manuele werk zo veel mogelijk te beperken.”
De boodschap aan leveranciers die nog twijfelen is duidelijk: ”Gewoon doen!” moedigt Nicolas aan. “Gewoon durven te beginnen met het eerste gesprek en dan samen stap voor stap uitbouwen.”