Verdwijning btw-vrijstelling vraagt om standaardisatie in pakketvervoer

Gevolg is dat het enorme aantal pakketten dat nu nog als ongecodeerd poststuk de EU binnenkomt, straks moet worden aangegeven bij de douane. Vanaf 1 juli 2021 verplichte invoeraangifte voor alle niet-EU-pakketten. GS1 pleit voor het gebruik van standaarden zoals de GS1 Serial Shipping Container Code om dit proces te stroomlijnen en verstoringen in het bezorgproces te voorkomen.

Pakketten uit landen buiten de EU duurder

Consumenten die nu een t-shirt, telefoonhoesje of leesbril rechtstreeks bij een webshop in China bestellen, hoeven geen btw te bepalen als de waarde onder de 22 euro blijft. Dat leidt tot een ongelijk speelveld tussen ondernemers binnen en buiten de EU. Om daaraan een einde te maken heeft de Europese Commissie de btw-heffing op grensoverschrijdende internetverkopen gemoderniseerd. Vanaf 1 juli 2021 moet het btw-percentage worden toegepast op aankopen vanaf 0 euro, wat betekent dat de meeste pakketten uit landen buiten de EU minstens 21 procent duurder worden.

Vanaf 1 juli 2021 wordt het btw-percentage toegepast op aankopen vanaf 0 euro. Meeste pakketten uit landen buiten de EU worden minstens 21 % duurder

Frits van den Bos, innovatiemanager GS1 Nederland: “Deze wijziging heeft grote gevolgen voor marktplaatsen en verkopers buiten de EU en hun vervoerders. Zij moeten straks grote hoeveelheden pakketten kunnen identificeren die zij tot nu toe als (niet-identificeerbare) post verzenden. Zij zullen hun processen en systemen moeten aanpassen om de nieuwe btw-regels te implementeren. Gelukkig heeft de sector door uitstel met een half jaar tot 1 juli 2021 meer voorbereidingstijd gekregen.”

Aangifte door klant of vervoerder

In theorie kunnen marktplaatsen de btw-aangifte overlaten aan de klant die de online bestelling heeft geplaatst, maar dat brengt een vlotte doorstroming in gevaar. Als de klant de aangifte en betaling niet tijdig doet of vergeet, wordt het pakket aan de grens tegengehouden.

Een andere optie is uitbesteding van de btw-aangifte aan de pakketvervoerder. Die kan de aangifte en betaling afhandelen bij aflevering van het pakket aan de voordeur. Of de pakketvervoerder regelt dit van tevoren om zeker te zijn dat de btw is betaald voordat het pakket aan de laatste kilometer begint. Van den Bos: “De consument krijgt dan te maken met extra kosten: niet alleen de btw maar ook een toeslag voor de afhandeling door de pakketvervoerder. Die kosten kunnen hoger zijn dan de btw zelf, wat voor de klant reden kan zijn om het pakket toch niet in ontvangst te nemen.

Marktplaatsen kunnen het pakket voorzien van een unieke identificatie (barcode) en die koppelen aan de informatie die nodig is voor de btw-aangifte

Aangifte door marktplaatsen

Volgens de EU is de marktplaats de meest aangewezen partij om de btw-aangifte te verzorgen. Dat is niet alleen het meest efficiënt, maar ook de klantvriendelijkste route. Marktplaatsen weten wie hun klanten zijn en wat de inhoud van de pakketten en dus de waarde ervan is. Zij kunnen de verschuldigde btw vooraf berekenen en direct innen op het moment van verkoop. Marktplaatsen kunnen bovendien het pakket voorzien van een unieke identificatie in de vorm van een barcode en die koppelen aan de informatie die nodig is voor de btw-aangifte. Voor pakketten met een waarde tot € 150 kunnen ze volstaan met een beperkte dataset (Super Reduced Data Set).

Voor btw-aangifte van pakketten met een lage waarde, heeft de EU een nieuwe procedure opgesteld. De marktplaats kan per pakket de bijbehorende dataset sturen naar een Import-One-Stop-Shop (IOSS). Deze partij treedt op als de vertegenwoordiger van de marktplaats en moet daarvoor voldoen aan strenge voorwaarden van de douaneautoriteit van het land waar de IOSS is geregistreerd. Deze vertegenwoordiger verstuurt de data van alle voor de EU-bestemde pakketten naar de desbetreffende douaneautoriteit, die deze data weer deelt met de douaneautoriteiten van de andere landen die pakketten ontvangen.

Tot slot betaalt de marktplaats via de IOSS eens per maand het totaal verschuldigde btw-bedrag, waarvoor de IOSS financiële garanties moet afgeven aan de douaneautoriteit. Op deze manier merkt de klant vrijwel niets van de btw-aangifte.

Cruciaal: standaard barcode

Cruciaal in dit proces is de unieke identificatie van de pakketten. Zowel pakketvervoerders als de douaneautoriteiten moeten in staat zijn elk pakket te kunnen koppelen aan de bijbehorende informatie die is verstuurd naar de IOSS. Dat pleit voor een unieke barcode op basis van wereldwijde standaarden zoals de GS1 Serial Shipping Container Code. GS1 beheert het barcodesysteem voor meer dan 2 miljoen bedrijven wereldwijd, waarbij deze barcodes meer dan 10 miljard keer per dag worden gescand.

Van den Bos: “Wij zien dat veel pakketvervoerders hun eigen barcodes gebruiken. Als marktplaatsen maar één pakketvervoerder hanteren of anders de barcodes van verschillende vervoerders gescheiden registreren, zou dat kunnen werken. Maar in een grensoverschrijdende e-commercemarkt blijft dat een suboptimale werkwijze.”

Behalve de nieuwe btw-regels ziet GS1 andere ontwikkelingen die pleiten voor standaardisatie

1. Steeds meer marktplaatsen eisen GS1 barcodes voor identificatie van producten, ook voor identificatie van inkomende zendingen.
2. De vraag naar meer duurzame afleveropties vormen een opmaat voor het ‘physical internet’: pakketten die zelf hun weg naar de klant vinden net als informatie op het internet. Door gebruik van standaard identifiers kunnen pakketstromen gemakkelijker worden gecombineerd met reguliere retailstromen.
3. Traceerbaarheid en authenticiteit van producten wordt steeds belangrijker. Standaardisatie voorkomt dat verschillende partijen in de keten hun systemen één-op-één moeten koppelen.
4. De Super Reduced Data Set verwijst naar ISO normen voor identificatie van zendingen. De GS1 SSCC voldoet aan deze normen.
5. De EU heeft de Europese normalisatie-instelling CEN opdracht gegeven om een standaard pakketlabel te ontwikkelen.

Standaarden kunnen uw leverproces gemakkelijker maken. Het is voor marktplaatsen de moeite waard om het gebruik van een standaard pakketidentificatie te bespreken met hun pakketvervoerders. Met name omdat de nieuwe regelgeving vraagt om aanpassingen van processen en systemen. De tijd is krap.