Verkade: 'Datakwaliteit managen vereist een goede interne flow'
Koninklijke Verkade zit als het op datakwaliteit aankomt dicht tegen de honderd procent score aan. Dat is volgens Menno van Dijk, manager sales support Benelux/Europe, het resultaat van een paar grote stappen én belangrijke strategische keuzes.
“Intern hebben we datamanagement echt op de kaart gezet. Daarnaast hebben we een full-service contract afgesloten met een door GS1 Nederland selecteerde Data Management Service (DMS).” Voor datamanagement geldt volgens Van Dijk hetzelfde als voor een ‘supply chain’: ‘daar ben je nooit mee klaar’. “Dus hebben we datamanagement als vast onderdeel van diverse takenpakketten gemaakt én is er de benodigde steun vanuit het management.”
Datacontroles en datakwaliteitscore
In een nog niet zo ver verleden lag bij het verzamelen van data vooral de nadruk op de productie-, logistieke- en facturatieprocessen. Deze data werd uitgewisseld met handmatige brondocumenten waarbij iedere retailer haar eigen format had. “We werkten op een gegeven moment met 21 verschillende brondocumenten.
Inmiddels is er heel wat aan de dataset toegevoegd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan etiketdata met ingrediënten, voedingswaarden en allergenen, maar ook afbeeldingen. Niet alleen GS1 Nederland houdt bij of productinformatie in GS1 Data Source correct, compleet en up-to-date is, dat doen sommige van onze klanten zelf eveneens. Zo houdt Superunie in haar adam-platform de datascores bij op het gebied van logistiek, etiket en afbeeldingen. “Wij scoren daarin met grote regelmaat honderd procent op alle drie de onderdelen.”
Verkade werkte voor Jumbo op e-commerce gebied al met Brandbank. Zij zijn óók een van de door GS1 geaccrediteerde Data Management Service (DMS) – een organisatie met een GS1 Keurmerk – en dat komt Verkade goed uit. “Wij zenden producten toe, zij leggen voor dit product de data vast en zetten deze door naar ons systeem. Vervolgens voegen wij er de business-to-business data aan toe. Dit is data die deze externe partij niet kan meten. Denk aan logistieke aspecten, zoals palletlading, opslagcondities en logistieke codes. Daarna sturen wij de data door naar GS1 Nederland.”
Art work toevoegen aan GS1 Data Source
Recentelijk heeft Verkade een afbeeldingenpilot opgezet. Dit houdt in dat met aangeleverd ‘art work’ de benodigde standaardafbeeldingen voor GS1 Data Source wordt toegevoegd aan het datapakket. “Wachten op een fysieke sample is daarmee niet langer nodig. Op het moment dat we data moeten aanleveren is dat sample er immers nog niet altijd.”
De ‘mobile based images’ die hieruit eveneens worden gemaakt, zijn ontdaan van overbodige info volgens Van Dijk. Ook zijn bepaalde accenten uitvergroot waardoor de beelden op mobiele apparatuur er beter uit springen. “Dat is in dit e-commerce tijdperk echt heel belangrijk.”
‘De flow managen blijft mensenwerk’
Met het inschakelen van een Data Management Service, het aanschaffen van softwaremodules en het bouwen van interfaces staat de basis voor een goede uitwisseling van data, stelt Van Dijk. “Maar daarmee ben je er nog niet. Je moet een goede ‘flow’ ontwikkelen binnen je interne organisatie. Bij Verkade ben ik verantwoordelijk voor het commerciële deel van data, een collega van me voor de data vanuit ons ERP-systeem. Hoe goed je systemen ook zijn, de flow beheersen is mensenwerk. Dat maakt uiteindelijk de kwaliteit van je data.”
Product Information Management (PIM) brengt interne datastroom écht op orde
Inmiddels is ook een Product Information Management (PIM) toegevoegd aan het systeemlandschap. “Daarmee brengen we ook de interne datastroom echt op orde.” Hoewel Van Dijk zegt best tevreden te zijn, is er toch één punt waarop hij nog verbetering zou zien: “De eerder genoemde flow moeten we nog beter binnen de organisatie borgen. De flow op zich staat, we moeten deze nog wel goed vastleggen. Daardoor zijn werkwijze en verantwoordelijkheden ook op de langere termijn voor alle betrokken stakeholders duidelijk.”
