Vliegwiel van GS1 datapool komt op gang

Met deze vier, goed voor bijna duizend bouwmarkten in Nederland en België, is aansluiting op deze datapool voor leveranciers een stuk aantrekkelijker geworden. Bovendien moeten ze wel, willen ze zichzelf niet uit de markt prijzen. Michiel Mak van Bouwmaat: “Leveranciers die hun data niet op orde hebben, doen straks niet meer mee.” 

Retailer verwerkt de productdata van 25 leveranciers volledig automatisch

Een aantal jaren geleden is Intergamma gestart met een intensief project dat in de zomer van 2018 heeft geresulteerd in de live-gang met GS1 Data Source. Inmiddels verwerkt de retailer de productdata van 25 leveranciers volledig automatisch - goed voor 40 procent van de omzet. Dat gaat om logistieke data en commerciële data, maar ook om data over wetgevingen zoals gevaarlijke stoffen.

'Datapool is enige manier om grip te krijgen op de enorme hoeveelheid productdata.'

Voor Intergamma was al langer duidelijk dat aansluiting op de datapool de enige manier was om grip te krijgen op de enorme hoeveelheid productdata. “Wij zagen grote gaten in de productdata die leveranciers ons verstrekten via Excel, via e-mail en soms zelfs via de telefoon. We beseften dat de hoeveelheid data alleen maar zou toenemen. En dat het belang van een snelle uitwisseling en verwerking van die data zou groeien. Standaardiseren en automatiseren van dat proces is dan de enige oplossing”, vertelt Anouk Beeren, directeur cross-channel bij Intergamma.

Digitaal productdata delen

GS1 Data Source is een standaard voor de doe-het-zelf-sector die Intergamma al sinds maart 2018 gebruikt. Sinds februari 2019 is Hubo België live en sinds de zomer geldt dat ook voor Maxeda. Maxeda heeft een uitgebreid programma opgestart met onder andere een implementatie van een nieuw productinformatie management systeem (PIM). Ook de processen zijn aangepast.

“We hebben gekozen voor een gefaseerde aanpak die geldt voor alle leveranciers”, zegt Xavier Verbeeck, director supply planning & masterdata bij Maxeda. “Sinds januari 2019 worden alle logistieke gegevens uitgewisseld via het PIM systeem. En de sinds zomer 2019 ook alle commerciële data. Het grote voordeel is dat we nu één manier van werken hebben voor alle leveranciers. Inmiddels leveren meer dan twintig leveranciers hun productdata aan via de GS1 datapool. Nog eens tien zijn druk bezig om die stap te zetten.”

Hubo België is twee jaar bezig geweest met de voorbereidingen. “We hadden voorheen twee teams met verschillende processen en verschillende systemen: één voor logistieke data en één voor commerciële data. Nu hebben we één team met één systeem. De productdata uit de datapool komen direct in dit systeem terecht”, vertelt Marc Henkens, e-commerce manager bij Hubo België.

Bij Hubo België worden de oude en nieuwe werkwijze nu nog naast elkaar gebruikt. Dat stopt als de nieuwe werkwijze goed functioneert. “Op dit moment verwerken wij van zes leveranciers alle productdata uit de datapool”, weet Henkens.

Schappenplannen en zoekfilters

Sinds januari van dit jaar is ook Bouwmaat operationeel met GS1 Data Source. Een ietwat vreemde naam in het rijtje retailers, beseft Michiel Mak, manager category management, inkoop en data bij Bouwmaat. Als bouwgroothandel richt Bouwmaat zich immers niet op de klusser, maar op de groeiende groep zzp’ers in de bouw. “Als zij onze vestigingen betreden, komen ze in een omgeving die lijkt op die van een traditionele bouwmarkt. Inclusief een logisch schappenplan en een webshop die klanten helpen om te vinden wat ze zoeken”, vertelt Mak.

Die gelijkenis met bouwmarkten was reden voor Bouwmaat om aansluiting te zoeken bij de GS1 datapool. “In de bouwgroothandel bestaan andere datapools, maar de data daarin zijn gericht op de verwerking van producten. Denk aan instructies voor installatie of data voor constructieberekeningen. Dat is onvoldoende voor ons. Wij hebben data nodig over het product inclusief de verpakking - gekoppeld aan een barcode - waarmee we schappenplannen kunnen maken en online zoekfilters kunnen instellen. Die data vinden we in de datapool van GS1”, aldus Mak.

Verminderen van retouren

Over het belang van productdata zijn alle vier bouwmarktketens het eens. Door snel, volledig en foutloos productdata te delen kunnen ze hun klanten beter bedienen. “We kunnen allemaal fancy online tools bedenken. Maar als die niet worden gevoed door data, vinden klanten niet wat ze zoeken. En als die data niet kloppen, krijgen ze misschien een rode in plaats van een blauwe stoel of een rolgordijn van 47 in plaats van 49 centimeter. Met als gevolg dat we die producten weer retour krijgen”, weet Beeren.

Verbeeck hamert op het belang van data voor de logistiek. Neem als voorbeeld een product dat in werkelijkheid 1 kilogram weegt in plaats van de vermelde 100 kilogram. “Het gewicht is één van de data waarop we onze logistieke beslissingen baseren. Een product van 1 kilogram kunnen we nog per pakketpost versturen, voor een product van 100 kilogram schakelen we een andere vervoersoplossing in. Door de datakwaliteit aan het begin van de keten te verbeteren kunnen we verderop in de logistieke keten betere beslissingen nemen, tijd winnen en onnodige kosten voorkomen.”

Daarnaast zijn bouwmarkten wettelijk verplicht om bepaalde productdata online te vermelden. “Denk onder meer aan energielabels en veiligheidsinformatiebladen”, weet Henkens. “Of brandlastberekeningen”, vult Mak hem aan.

Versmelting van fysiek en digitaal

Productdata worden ook voor fysieke winkels steeds belangrijker. Intergamma constateert dat 80 procent van de klanten zich eerst online oriënteert. Per jaar checken zij maar liefst 7,4 miljoen keer of een product in de dichtstbijzijnde Gamma- of Karwei-winkel op voorraad ligt.

'Als de productdata fouten bevat, leidt dat niet alleen online maar steeds vaker ook in de winkel tot missers.'

Daarnaast toont de winkelvloer steeds meer voorbeelden van versmelting van de fysieke en digitale wereld. Fygital, noemt Ingmar Hensbergen van Intergamma dat. “Op dit moment hebben we in zes winkels een test lopen met digitale schaplabels. Die tonen de unique selling points van de producten, maar ook een QR-code met een link naar een website met productspecificaties, gebruiksinstructies en klusadviezen. Kortom: als de productdata fouten bevat, leidt dat niet alleen online maar steeds vaker ook in de winkel tot missers”, aldus de manager datamanagement van Intergamma.

Beeren is blij dat nu ook andere retailers actief gebruik maken van de datapool. “Dat maakt het voor leveranciers alleen maar aantrekkelijker om ook aan te sluiten. En de data die in de datapool staan, zijn niet de data waarop we concurreren. Dat doen we op andere punten.”

'Leveranciers zullen moeten investeren in zowel systemen als mensen'

De vier bouwmarktketens trappen het gaspedaal dit jaar flink in. Intergamma wil dit jaar het aantal artikelen in de datapool opvoeren tot 80 procent van de omzet. Hubo België wil dit jaar de 80 grootste leveranciers aansluiten en ook Maxeda en Bouwmaat gaan met hun grootste leveranciers aan de slag. “Verdere uitstel heeft geen zin. Het belang van data neemt alleen maar toe. Dat is een evolutie die doorgaat”, stelt Verbeeck.

Iedereen in de keten snapt dat leveranciers niet van vandaag op morgen klaar zijn. “Vaak zijn de data wel beschikbaar, maar dan in verschillende systemen van verschillende afdelingen. Leveranciers zullen moeten investeren in zowel systemen als mensen”, stelt Henkens.

Nu vier bouwmarktketens operationeel zijn, is de tijd voorbij dat ze elk hun eigen ‘taal’ gebruikten om productinformatie vast te leggen. Nu ze één gezamenlijke taal gebruiken, hebben leveranciers minder tijd nodig om hen van de juiste data te voorzien. Sterker nog: de drempel is aanzienlijk verlaagd, wat uitnodigt om meer, vaker en beter data te delen. “Wij horen ook van leveranciers zelf dat ze resultaat zien. Dat ze de verkoop van bepaalde producten zien stijgen nadat ze van die productgroep data delen via GS1 Data Source”, aldus Beeren.

‘Just do it’

Wat zijn nu de stappen die leveranciers moeten zetten? Intergamma adviseert eerst om één persoon verantwoordelijk voor productdata te maken. Nu ligt die verantwoordelijkheid vaak bij meerdere personen in de organisatie, die dat allemaal naast hun hoofdtaak erbij doen. Begin vervolgens met één productgroepen ga dan verder met de volgende productgroep. “Dus klein beginnen, leren van de eerste ervaringen en vervolgens opschalen”, zegt Beeren. “En zoek de samenwerking op. Wij hebben ervaring met de datapool. En wij kennen leveranciers met ervaring. Samenwerking voorkomt dat elke volgende leverancier weer in dezelfde valkuilen stapt.”

Heeft een leverancier zijn data straks niet op orde? Dan doet die niet meer mee

Verbeeck wijst op informatie en de trainingen die GS1 aanbiedt aan leveranciers en op het datamodel dat bepaalt op welke manier productdata in de datapool worden gezet. “De huidige versie van het datamodel is inmiddels zo ver geëvolueerd, dat daarover weinig discussie meer bestaat. Dat maakt het leveranciers gemakkelijker om aan de slag te gaan.”

Uiteindelijk wordt aansluiting op de GS1 datapool een noodzakelijke randvoorwaarde. “Anders worden de kosten voor het opvoeren van een nieuw artikel simpelweg te hoog. We moeten af van het handmatig werk. Heeft een leverancier zijn data straks niet op orde? Dan doet die niet meer mee in inkooptrajecten”, verwacht Mak. Henkens is nog iets stelliger. “Just do it. Leveranciers die nu niet meedoen, prijzen zichzelf uit de markt. Die doen over twee jaar niet meer mee.”