‘Als je nu nog moet starten met de datapool…’
HBX Deco liet er geen gras over groeien toen ze het verzoek kregen om artikeldata via de GS1 datapool aan te leveren. De groothandel in bloemen en decoratieproducten zag het vooral als een kans om het ‘ietwat complexe eigen systeem’ strak te trekken. Inmiddels staat er data van 13.640 artikelen in de datapool.
”Doen jullie mee?” Het was die vraag vanuit Intratuin die bij HBX Deco tot actie leidde. “We zagen absoluut het belang en wilden de boot niet missen. Als je nu als leverancier nog moet starten met de datapool, dan is het misschien wel tijd om je druk te maken”, vertellen Silvana de Bruin en Chantal de Mooij. De veelheid van het werk en het ontbreken van kennis over de ins en outs van het traject zorgden er onder andere voor dat De Bruin bij HBX Deco in dienst kwam. Als inkoper en data-analist is ze bij het bedrijf degene die de datapool ‘kent’.
Opvragen en omzetten van data
De start van het project bestond uit intensief contact met GS1 en het volgen van een training. Back Office Manager De Mooij: “Daarna is er vooral veel tijd gaan zitten in het omzetten van de productdata van ons assortiment. Die moest immers matchen met de onderverdeling in productgroepen die de GS1 datapool hanteert. Ook was meer data nodig, vooral vanwege het belang van online verkopen. Hier en daar moesten we dus echt wel het een en ander aanvullen. Die ontbrekende informatie vragen we nu direct op bij onze leveranciers. Daarnaast hebben we het uploaden van artikeldata in GS1 in ons werkproces en in de assortimentsplanning opgenomen. Zo zijn we ervan verzekerd dat onze data in de datapool altijd up-to-date is.”
Allemaal profiteren van data
Het verzoek om data te delen via de datapool is dus mede afkomstig van Intratuin en GRS Retail (met ruim 120 aangesloten Nederlandse en Belgische tuincentra). De Mooij: “Wij zijn gemotiveerd en hopen dat onze afnemers intensief gebruik gaan maken van de klaargestoomde productdata en snel kunnen profiteren van de voordelen van die goede data.”
Er was meer data nodig, vooral vanwege het belang van online verkopen
Focus op aanpassingen
“Het zou fijn zijn geweest als er in het voortraject meer afstemming was geweest met onze afnemers. Dan stel je je doelen samen”, vult De Bruin aan. “Ook kun je werkprocessen dan beter op elkaar afstemmen. Dat maakt samenwerken leuker en beter.” Toch heeft het gebrek aan communicatie niet tot vertraging geleid. De Bruin kon zich vol op de data-aanpassingen richten. “Daarnaast heb ik kunnen uitzoeken hoe je een massa-upload doet. Het nut daarvan was snel duidelijk, je bespaart er veel tijd mee. Ik kan me goed voorstellen dat als je dit aanvullend aan andere taken moet doen, dat het moeilijk te behappen is.”
Scherper letten op dataontvangst
Goed databeheer begint bij de ontvangst ervan, dus zegt HBX Deco scherper te zijn op wat leveranciers aanleveren. “We meten sommige producten zelf en zorgen ook voor goed beeldmateriaal. Daarnaast letten we er nu extra scherp op dat de voorjaar 2022 monsters al over alle productspecificaties beschikken. De doosafmetingen, de botanische naam, de batterijinfo, het zijn details die we inmiddels heel belangrijk vinden.”
Hopen dat meer retailers overstappen
Nu er ruim dertienduizend artikelen in de GS1 datapool staan is het meeste werk verzet, stellen de dames. “Het bijhouden van de data is eenvoudig en daaraan zijn we hooguit één dag per maand kwijt.” De Mooij: “Wat eveneens veel tijd zou besparen is als meer retailers snel overstappen op het gebruik van de datapool. Nu zijn we per assortimentswissel twee weken tijd kwijt met uitzoekwerk en het invullen van diverse formulieren. Stapt iedereen over, dan besparen we zomaar vier weken aan administratieve tijd.”
