Intentieverklaring Uniforme Dataset betekent doorbraak in soepele data-uitwisseling binnen zorgketen

Patiëntveiligheid en –dienstverlening verbetert, administratieve druk neemt af

Brancheorganisaties, zorgspecialisten, GS1 en medisch leveranciers willen toe naar het gebruik van een uniforme dataset binnen de standaard Global Data Synchronisation Network (GDSN). Met uniforme data is de zorg efficiënter te maken. De Intentieverklaring Uniforme Dataset is hiervoor het middel, waarmee zorginstellingen en leveranciers de nu nog vaak inefficiënte data-uitwisselingsprocessen kunnen vereenvoudigen en stroomlijnen. Dat moet leiden tot tijdreductie bij alle deelnemende partijen en een betere patiëntveiligheid.

Grote diversiteit in opvragen LIR- en MDR-productinformatie

De huidige werkwijze tussen ketenpartijen in de zorg is dat zorginstellingen op allerlei verschillende manieren productinformatie opvragen bij leveranciers. Vervolgens dienen ze deze data in diverse formaten door te geven aan zorginstellingen. Uiteindelijk moet ook de patiënt bepaalde gegevens kunnen inzien. De Intentieverklaring Uniforme Dataset gaat specifiek om gegevens in het kader van de Europese MDR en IVDR, het Landelijk Implantaten Register (LIR) en Convenant Veilige Medische Technologie.

“Het is de intentie om deze uniforme dataset, dus alle velden, in 2022 op te nemen in de standaard GDSN. Sommige velden zitten nu al in de GDSN standaard en de Nederlandse datapool GS1 Data Source en leveranciers kunnen ze invullen”, vertelt Hans Lunenborg, Sectormanager Healthcare bij GS1. De dataset is breed gedragen door de koepels van ziekenhuizen en privéklinieken, geeft Lunenborg aan. “Zowel de zorginstellingen als de leveranciers zijn betrokken. Dat is een voorwaarde voor succes.”

‘Werken met verschillende formats is niet handig’

Het balletje ging rollen nadat Mediq een eigen format opzette en daarin verschillende typen vragen bundelde. Agnes Beek, QA manager bij Mediq: “Wij zijn in feite een soort doorgeefluik en zagen een manier om het beantwoorden van vragen van zorginstellingen eenvoudiger te maken.

Natuurlijk kunnen we productinformatie aanleveren, maar bij voorkeur wel op de initieel door ons bedachte manier. Sommige partijen hadden daar begrip voor, andere minder. Maar werken met verschillende formats is niet handig. Het kost veel tijd om soms wel honderden PDF’s handmatig te moeten vullen.”

‘Iedereen beschikt straks over dezelfde informatie’

“Komt het werken met deze dataset goed op gang en adopteren de ziekenhuizen het als de standaard, dan kan het veel gemak en efficiëntie brengen”, stelt Yolanda Bokking, overkoepelend proces- en datamanager bij Amsterdam UMC. “De data is er veelal wel, maar te versnipperd.

Een uniforme dataset creëert uniformiteit in communicatie met leveranciers. Die communiceren vervolgens in één taal met alle zorginstellingen. Iedereen beschikt over dezelfde info. Alle partijen ontvangen een zelfde set aan data.”

De patiënt profiteert volgens Bokking uiteindelijk ook van eenduidige data. “Dat leidt tot minder uitval, betere registratie en een patiënt die in zijn dossier over volledige info beschikt van de implantaten die hij of zij in het lichaam heeft. Een belangrijk bijeffect is dat je hiermee als zorginstellingen de regeldruk kunt verlagen.”

Complete artikeldata vergroot traceerbaarheid medische artikelen

De sector is er nog niet. Er is onvoldoende sprake van optimale patiëntveiligheid, iets wat vereist dat zorginstellingen alle medische artikelen kunnen traceren. Dat is nu niet of niet goed mogelijk. Het ontbreken van deze artikeldata leidt ertoe dat zorginstellingen en toeleveranciers dan wel distributeurs niet adequaat kunnen reageren en informatie verstrekken als er productieproblemen en tekorten ontstaan. Beschikken over accurate informatie is belangrijk, getuige de ketenverstoringen als gevolg van Covid-19 en Brexit.

Het document, de intentieverklaring, moet de neuzen van alle bij de NVZ, NFU, ZKN aangesloten zorginstellingen en de bij FHI, FME en Nefemed aangesloten fabrikanten, importeurs en distributeurs dezelfde kant op laten wijzen. Ook moet het document het gebruik en het kader vast laten stellen van een uniforme dataset voor alle medische artikelen die in Nederlandse zorginstellingen worden gebruikt.

Zodra ketenpartijen in de zorg de dataset breed adopteren, ontstaat er een golf aan verbeteringen. Daar zijn ziekenhuizen, leveranciers en GS1 van overtuigd.

Lunenborg: “We conformeren ons aan de uniforme dataset totdat deze volledig is opgenomen in GDSN. Deze velden worden geïntegreerd in het GS1 ECHO datamodel. Neem alleen al het up-to-date houden van data. Dat kost enorm veel werk, maar is wel de essentie van dit verhaal. Elke deelnemer aan de dataset moet andere deelnemers continu terugwijzen naar afspraken die zijn gemaakt. Slaag je daarin dan zijn de voordelen enorm. Niet alleen bij het uitwisselen van productdata, maar ook bij de factuurcontrole. Ziekenhuizen checken nu regeltje voor regeltje. Beschik je over goede masterdata dan is die controle zo gedaan.”