Perfetti van Melle: het wordt makkelijker om hoge datakwaliteit te leveren

Carien de Ceuster, voorzitter van de stuurgroep GS1 Data Source van GS1 Nederland, is blij met de verbeteringen, maar attendeert tegelijkertijd op verslapping en hamert op de eigen verantwoordelijkheid van leveranciers. “Je wilt toch dat het klopt wat over je producten wordt vermeld?”

Gemakkelijker datakwaliteitscore realiseren die boven afgesproken norm van 96 procent ligt

Leveranciers vinden straks dagelijks alles rondom hun datakwaliteit in het vernieuwde onderdeel ‘Datakwaliteit’ in MijnGS1. Daarin vinden zij een helder overzicht met oproepen voor controles, hun datakwaliteitscore, statussen van controles uitgevoerd door Data Management Services (DMS) en resultaten van systeemcontroles. Zij ontvangen dan niet langer een datakwaliteitrapport per e-mail.

Omdat meer duidelijkheid is gecreëerd in de statusaanduidingen, krijgen leveranciers en retailers een beter inzicht in het controleproces. Een proces dat betrouwbaarder is dan voorheen omdat de Data Management Services (DMS) voor de fysieke controles straks standaard de meest actuele artikeldata gebruiken. Kortom: het wordt voor leveranciers gemakkelijker om een datakwaliteitscore te realiseren die boven de afgesproken norm van 96 procent ligt.

Samenwerking zorgt voor verbeteringen

Carien de Ceuster is blij met de verbeteringen. Zij is bij snoepproducent Perfetti van Melle verantwoordelijk voor de shared service centers masterdata wereldwijd en daarnaast voorzitter van de stuurgroep GS1 en lid van de business council. “De verbeteringen zijn het resultaat van een samenwerking tussen retailers en leveranciers.”

Retailers vragen veel en stellen tegelijkertijd hoge eisen aan de kwaliteit van de productdata. “Het vergt een bepaald aantal weken om het hele datakwaliteitprogramma te doorlopen. Met de verbeteringen in het datakwaliteitprogramma wordt het makkelijker voor leveranciers om een goede datakwaliteit te behalen en is er hierdoor ook meer balans gekomen in de verhoudingen tussen retailers en leveranciers.”

Consumenten worden kritischer

Perfetti van Melle is drie jaar geleden aan de slag gegaan met datakwaliteit. Op dat moment was slechts 11 procent van de productdata in GS1 Data Source correct. “Dat was onze eer te na. Als producent wil je toch garanderen dat wat op de verpakking of de website staat daadwerkelijk in het product zit? Denk alleen al aan alle consumenten met allergieën. Die consumenten worden steeds kritischer. Ze krijgen steeds meer apps waarmee ze productdata kunnen opvragen door barcodes te scannen. Het zou onze goede naam niet sieren als ze verkeerde informatie ontvangen.”

Het bedrijf heeft de score in drie jaar tijd flink opgekrikt. “We doen alles eraan om te voorkomen dat de score onder de 99,0 procent zakt. Dat is niet gemakkelijk, want achter de schermen moeten we veel werk verzetten om de data goed te krijgen. Nu zitten we meestal op 99,9 procent, en zelfs dat laatste stukje zit me dwars. Want productdata is goed of fout. Het is zwart of wit, nooit grijs. Half goede data bestaat niet.”

Intrinsieke motivatie van leveranciers

Nu het datakwaliteitprogramma simpeler en betrouwbaarder wordt, komt het meer dan ooit aan op de intrinsieke motivatie van leveranciers. “Versimpeling betekent niet dat leveranciers de teugels kunnen laten vieren. Integendeel, datakwaliteit wordt alleen maar belangrijker. Als leverancier moet je willen dat het klopt wat over je producten wordt vermeld. Voel je verantwoordelijk voor de kwaliteit van productdata. Dat begint op het hoogste niveau binnen het bedrijf. Met het management dat zich committeert aan datakwaliteit en daarvoor mensen en middelen vrijmaakt.”

Bij Perfetti van Melle heeft het management drie jaar geleden dat commitment getoond. De boodschap richting de eigen organisatie was helder: het bedrijf wil op het juiste moment aan de juiste partijen de juiste informatie over producten verstrekken. De Ceuster: “De eerste stap is het leren kennen van de organisatie en het in kaart brengen van de datastromen. Wie weet hoe de datastromen lopen en waar ze stokken, kan mooie stappen maken.”

Zeven weken tijd voor datakwaliteit

Verbeteren van de datakwaliteit gaat gepaard met lastige afwegingen. De neiging bestaat om een nieuw product zo snel mogelijk te verkopen. Hoe eerder het in de schappen ligt, hoe eerder het omzet oplevert. “Wij hanteren standaard een termijn van zeven weken. Die tijd hebben we nodig om alle procedures te doorlopen en een goede datakwaliteit te garanderen. Die zeven weken geldt voor nieuwe producten, maar ook voor bestaande producten met een iets gewijzigde samenstelling of verpakking. Iedereen binnen Perfetti van Melle weet dat we vasthouden aan die zeven weken. Eerder gaat een product niet in de verkoop.”

De Ceuster roept andere leveranciers op om net als Perfetti van Melle datakwaliteit voorop te stellen. Ze maakt de vergelijking met de snelheidslimiet op de snelweg. Blijf je 100 rijden als er geen camera’s hangen en als de politie niet controleert? Of schakel je door naar 120, 140 of 160 kilometer per uur? “Ben je overtuigd van het belang van datakwaliteit? Stel dat alle controles wegvallen. Ben je dan nog steeds bereid om een goede datakwaliteit te leveren? Dat is de vraag die nu belangrijker is dan ooit.”