Simpeler datakwaliteitprogramma moet leiden tot een hogere databetrouwbaarheid
Het datakwaliteitprogramma voor de levensmiddelen- en drogisterijsector is een stuk eenvoudiger en gebruiksvriendelijker geworden. Het afgelopen jaar is hard gewerkt aan de aanpassing van systemen, processen en procedures.
Het beoogde resultaat: meer duidelijkheid, hogere databetrouwbaarheid in GS1 Data Source en op termijn een soepeler controleregime. Sectormanager Jerry Tracey: “Juist omdat de hoeveelheid data alleen maar toeneemt, was het zaak om het programma nu eerst betrouwbaarder en simpeler te maken.”
Door eisen en wensen van consumenten, handelspartners en overheid groeit de behoefte aan productdata in de levensmiddelen- en drogisterijsector.
Datakwaliteit is simpelweg niet meer weg te denken in een tijd waar alle informatie met een muisklik te vinden is. En omdat bijvoorbeeld de etiketinformatie die leveranciers invoeren beschikbaar is voor de consument, wil je dit wel goed hebben. Het afbreukrisico bij foute data is immers groot. Bovendien, zonder goede data wordt je product niet gevonden en dus ook niet gekocht. Daarom is het hebben van een kwalitatief goede datakwaliteit vandaag de dag een voorwaarde om te kunnen leveren.
Project datakwaliteit uniek, maar kon simpeler
Het project DatakwaliTijd 2.0 dat in 2016 startte was uniek. Geen wonder dus dat niet alles meteen even handig en efficiënt verliep. In 2019 maakte GS1 er een doorlopend programma van. De doelstelling van een databetrouwbaarheid van 96 procent in 2019 werd behaald en eind 2020 werd het jaar uiteindelijk afgesloten met een score van 91%.
“Het bereiken daarvan verliep allesbehalve soepel. Bij de start van het datakwaliteitprogramma dachten we dat het realiseren van betrouwbare productdata in GS1 Data Source gemakkelijker zou zijn. Het kostte meer moeite dan gedacht, met name bij leveranciers. We kregen de afgelopen jaren veel feedback van leveranciers en retailers. We moesten het programma nog eens tegen het licht houden. Mede op basis van alle feedback hebben we vastgesteld hoe we een en ander simpeler kunnen maken. Sinds het voorjaar zijn we met het nieuwe programma aan de slag”, vertelt Jerry Tracey, sectormanager retail bij GS1 Nederland.
Streven is een datakwaliteitprogramma dat geruisloos verloopt
Een datakwaliteitprogramma blijft voorlopig noodzakelijk. “Sterker nog: de komende jaren neemt het aantal datavelden dat wordt uitgewisseld en daarmee het belang van het programma alleen maar toe. Het gaat allang niet meer alleen over logistieke data en over etiketinformatie, maar ook over bijvoorbeeld productafbeeldingen en gevaarlijke stoffeninformatie. Ook zullen we nieuwe productgroepen toevoegen, zoals vorig jaar de drogisterijartikelen. Juist omdat de hoeveelheid data alleen maar toeneemt, was het zaak om het hele proces eerst betrouwbaarder en simpeler te maken.”
Juist omdat de hoeveelheid data alleen maar toeneemt, was het zaak het hele proces eerst betrouwbaarder en simpeler te maken
Het streven is een datakwaliteitprogramma dat geruisloos verloopt. “Denk aan andere standaarden zoals die voor GS1 barcodes of GS1 EDI. Die worden vandaag de dag door alle leveranciers en retailers in de dagelijkse operatie toegepast zonder daarover na te denken. Dat is ook het doel dat we voor ogen hebben met dit datakwaliteitprogramma. Als we erin slagen dat te realiseren, kunnen we misschien toe naar een minder intensief controleregime met meer steekproefsgewijze controles. Daar zijn we nu nog lang niet, maar met de verbeteringen die dit jaar zijn doorgevoerd zetten we wel een flinke stap vooruit.”
Een controlesysteem met productdata die altijd up-to-date is
Het afgelopen jaar heeft GS1 benut om de processen, procedures en met name het controlesysteem aan te passen. “Wij wilden het programma graag simpeler maken, maar de technologie moest dat natuurlijk wel ondersteunen. Dat heeft geleid tot een langdurig, veelomvattend project waarmee een flinke investering was gemoeid. We hebben bijvoorbeeld een API ontwikkeld waarmee elke Data Management Service (DMS) altijd toegang krijgt tot productdata die up-to-date is. Controles op basis van achterhaalde productdata is daarmee verleden tijd."
Geen voorbereidingen nodig voor leveranciers
Leveranciers hoefden daarvoor niets te doen, benadrukt Tracey. “Zij hoefden hun systemen niet aan te passen of updates te installeren. Zij konden na ingebruikname dit voorjaar profiteren van de voordelen: dagelijks een actueel statusoverzicht van controles in MijnGS1, duidelijkere controle-statussen en een eenvoudiger en gebruiksvriendelijker proces dat hopelijk nu leidt tot meer duidelijkheid. Leveranciers vinden in MijnGS1 alles in een portaal. Welke artikelen zijn opgeroepen? Welke zijn al gecontroleerd? En wat zijn de resultaten? De Excel die we voorheen twee keer per week per e-mail verstuurden aan de leveranciers kwam daarmee te vervallen..”
Meer duidelijkheid voor alle partijen
Wat voorheen nog te vaak mis ging waren vaak ogenschijnlijk triviale zaken zoals verschillen in statusmeldingen. Een leverancier kreeg bijvoorbeeld na het correct invoeren van een nieuw artikel een andere melding dan een retailer. Werd dan hetzelfde bedoeld? “Dergelijke verschillen zorgden voor veel spraakverwarring tussen leveranciers en retailers”, stelt Tracey.
Niet alleen leveranciers, maar alle betrokkenen profiteren van een nog hogere databetrouwbaarheid
Soms zijn de oorzaken voor spraakverwarring wat minder eenvoudig op te lossen. Als voorbeeld noemt Tracey de controle van de productdata in de datapool aan de hand van het fysieke product. Die controle door de daarvoor geaccrediteerde Data Management Service (DMS) gebeurde niet altijd op basis van actuele productdata. “De reden is dat het vaak enkele dagen of weken duurde voordat de DMS over het fysieke product beschikte en de controle kon inplannen. Maar de leverancier zat natuurlijk niet stil. Die had ondertussen de productdata in de datapool vaak al aangevuld of verbeterd. Dat leidde tot onbegrip als een product toch werd afgekeurd.” Dat hebben we met het nieuwe systeem opgelost. Een DMS controleert straks altijd op basis van de meest actuele productinformatie.
Alle betrokkenen profiteren van een nog hogere databetrouwbaarheid
Niet alleen leveranciers, maar alle betrokkenen profiteren van een nog hogere databetrouwbaarheid. Retailers krijgen nu meer duidelijkheid over de vraag welke productdata wel en niet betrouwbaar zijn. Andere afnemers van de datapool, zoals de ontwikkelaars van apps bijvoorbeeld, profiteren van verbeterde toegang tot de data. En DMS’en hebben toegang tot actuelere productdata om te controleren. “Daarnaast hebben we betere afspraken met hen gemaakt over de prestaties van de IT-systemen”, legt Tracey uit. “En ook zelf profiteren we van de aanpassingen. Wij hebben nu een datakwaliteitprogramma dat we als organisatie beter kunnen uitleggen.”
Een datakwaliteitprogramma is een continue verbeterproces
Jerry Tracey: “Met een eenvoudiger en gebruiksvriendelijker datakwaliteitprogramma hebben we een flinke stap vooruit gezet. Natuurlijk is het streven om naar een programma te gaan dat geruisloos verloopt voor de hele sector. Onze klanten bekijken nu alles over hun datakwaliteit overzichtelijk op een plek in MijnGS1. De systemen, processen en techniek achter het programma zijn daarnaast zodanig aangepast dat we nu een solide systeem hebben dat toekomstbestendig is.”
Zijn we nu dan klaar en verandert er niets meer? “Nee, de datakwaliteit van producten vraagt continue aandacht. Het is een dagelijks proces en geen project. Dit betekent dat het nu zaak is om te kijken hoe we het programma nog verder kunnen verbeteren. Natuurlijk willen we leveranciers helpen om de kwaliteit van hun productdata te verbeteren en dan moeten we daar zelf ook steeds beter in worden. Alleen dan wordt het voor hen steeds makkelijker om datakwaliteit toe te passen in de dagelijkse operatie, zonder dat zij er teveel over na te hoeven denken.”
Uiteindelijk wil iedereen dat er minder controles van productdata nodig zijn en dus ook minder wijzigingen in de data achteraf. Met als resultaat snellere doorlooptijden en lagere kosten. “Het zou mooi zijn als we in de toekomst de datakwaliteit enkel nog hoeven te monitoren, bijvoorbeeld met behulp van steekproefgewijze controles en zonder intensief controleproces. Dan pas gaan we richting een programma dat geruisloos verloopt”.
Hoe werkt het datakwaliteitprogramma in zes stappen
Productinformatie in GS1 Data Source op orde krijgen én goed houden, daar draait het datakwaliteitprogramma om.
- In het kader van het datakwaliteitprogramma wordt productdata van leveranciers gecontroleerd. Er zijn systeemcontroles en fysieke controles die worden uitgevoerd door een Data Management Service (DMS).
- U kunt het invoeren van data in GS1 Data Source zelf doen en deze door een DMS van uw keuze laten controleren. Of u laat uw productdata vastleggen door een DMS, in dat geval wordt uw data automatisch goedgekeurd.
- Gaat u zelf aan de slag met het invoeren van artikeldata in GS1 Data Source? Bekijk hoe u in vier stappen zelf aan de slag met GS1 Data Source gaat.
- U ontvangt een oproep voor controle als u een nieuw artikel invoert of als u een wijziging maakt in de gegevens van een bestaand artikel. U ziet het in MijnGS1 als uw artikelen worden opgeroepen voor controle.
- Benieuwd hoe het controleproces werkt? Bekijk de video: GS1 Data Source - Datakwaliteit - Hoe werkt de controle van productdata?
- In MijnGS1 vindt u alles over uw datakwaliteit, zoals: oproepen voor controles, uw datakwaliteitsscore, statussen van controles uitgevoerd door uw Data Management Service (DMS) en resultaten van systeemcontroles. We adviseren u daar regelmatig te kijken.
