Toby’s: ‘Datakwaliteit loont, maar niets is standaard bij private label’
Met de juiste data kan een product zonder problemen zo de winkel in. Stapje voor stapje maakt Toby’s de eigen supply chain efficiënter. Het aspect datakwaliteit speelt daarbij een sleutelrol. Appeltje-eitje is dat overigens niet, want ‘niets is standaard’ bij de ontwikkelaar van huismerkproducten.
Marlies Wals: “We willen verrassingen in de keten absoluut voorkomen.”
Toby’s B.V. is de onderneming achter een groot aantal huismerkproducten van retailers, het levert voornamelijk mond- en wondverzorgingsartikelen. De private label producten vallen in de categorie persoonlijke verzorging en vinden hun weg naar Etos, Kruidvat, DA, Albert Heijn, HEMA en Jumbo.
Datakwaliteit kritisch punt: ‘We hebben weinig standaardproducten’
Kritisch punt in de werkzaamheden van Toby’s is dat weinig producten standaard zijn. “Die ontwikkelen we samen met en naar wens van onze klanten.” Een goede datakwaliteit is daarbij essentieel. Wals, senior sales support: “De combinatie van weinig standaardproducten, een efficiënte dataverwerking en een efficiënte doorloop in de supply chain lijkt tegenstrijdig, maar in de praktijk valt het voldoen aan datakwaliteitseisen best wel mee en lukt het ons om de producten soepel door de keten te krijgen.”
“We volgen op wat onze klanten aangeven en zijn consequent met ze in overleg. Daarnaast houden we data goed bij en voeren we die tijdig in GS1 Data Source, de GS1 datapool.” Uiteraard zijn er wel momenten waarop Toby’s een stapje extra moet zetten, stelt Wals. “Denk aan het moment waarop we in de afgelopen jaren etiketinformatie één op één moesten overnemen van een verpakking. Dat was wel even een monsterklus. En sommige klanten werken met GS1, andere niet. Daarnaast hebben we voor alle klanten de klasse voor medische hulpmiddelen ingevoerd.”
‘Is datakwaliteit op orde, dan loopt logistiek soepel’
De focus op datakwaliteit is bij Toby’s volgens Wals al ruim een decennium aanwezig. Toch neemt het belang ervan alleen maar toe, stelt ze. De onderneming ziet het ook als een kans om zich te onderscheiden van concurrenten. “Informatie moet juist zijn. De logistieke gegevens, zoals die van afmetingen, hebben weer invloed op palletstapelingen. Is dat op orde, dan kan de keten de data juist verwerken. Zien we kans om een verpakking te verkleinen, dan gaan we daarover in overleg met de klant. Die aanpassingen hebben consequenties, voor de logistiek én voor de gegevens in GS1 Data Source.”
Kopiëren en aanpassen in de GS1 datapool
Wat volgens Wals helpt bij het hoog houden van de datakwaliteit is dat tachtig procent van de klanten gebruik maakt van GS1 Data Source. Daarnaast zegt Toby’s dat het geen standaardproducten ontwikkelt, maar een kleine nuance daarbij is op zijn plek:
“We ontwikkelen bijvoorbeeld een product als pleisters. De doosjes daarvoor hebben wel een min of meer standaardformaat. Geeft de klant aan een iets kleinere doos te willen, dan doen wij dat. Het veranderen van het formaat, zeker als het om millimeters gaat, is in de datapool zo gedaan. Daarbij passen we na een tendertraject voor een klant vaak in één handeling de hele range aan productdata aan. Door data van het ene veld naar het andere te kopiëren besparen we veel tijd.”
Die kopiefunctie bevalt Wals. “Dat is omdat je bij hetzelfde soort product, bijvoorbeeld een tandenborstel, en dezelfde afmeting de gegevens kunt kopiëren. Het is dus niet langer nodig om elke keer dezelfde standaardgegevens in te voeren.”
'Data kwalitatief juist krijgen en houden? Begin er tijdig mee, zeker als je meerdere producten in de datapool wil invoeren'
‘Data kwalitatief juist krijgen kost tijd’
Wat de senior sales support graag wil delen is dat data kwalitatief juist krijgen en houden tijd kost. “Ofwel, begin er tijdig mee, zeker als je meerdere producten in de datapool wil invoeren.”
Het aanpassen van productdata kan daarnaast best ‘tricky’ zijn. Voorheen kon het voorkomen dat je na publicatie de logistieke gegevens aanpaste en je de kans had dat de Data Management Service (DMS) de verkeerde gegevens controleerde. Dan was het altijd handig om een hercontrole aan te vragen. Met het vernieuwde datakwaliteitprogramma hoeft dat niet meer. De DMS krijgt nu altijd de meest actuele gegevens.
“Overigens helpt GS1 je goed en snel als je vragen hebt.” Zelf schakelde Wals hulp in bij de etiketcontrole, het checken van de lijst met daarbij horende velden. “Dat was mij niet helemaal duidelijk, de extra uitleg voldeed zeker. Uiteindelijk willen we ook precies weten hoe dit werkt, want als we de juiste data tijdig kunnen doorzetten, dan werkt de supply chain zoals bedoeld. Een product dat op de markt komt, kan dan zonder problemen de winkel in.”
