Tuincentrum Osdorp boekt flinke online groei met GS1 datapool

"Het handmatig invoeren van productdata in ons content management systeem is niet meer te doen", aldus systeembeheerder Hans Schaafsma van Tuincentrum Osdorp. "Ons assortiment kent een grote dynamiek. Elk jaar wordt zo'n 20 procent van de artikelen vernieuwd", vult Bram van Dijk, contentbeheerder aan. 

Goede productdata en afbeeldingen zijn online van groot belang

Toen Schaafsma hoorde over de datapool van GS1 Nederland, hoefde hij niet lang na te denken. De automatische koppeling met de datapool maakt het een stuk gemakkelijker om de webshop te vullen met nieuwe artikelen. “Wij houden van data. Goede productdata en productafbeeldingen zijn online van groot belang. Het alternatief is dat leveranciers ons data en afbeeldingen sturen via Excel en WeTransfer. Maar het handmatig invoeren daarvan in het content management systeem is niet meer te doen.”

Zelf gebouwd PIM-systeem

Een belangrijke succesfactor is het zelf gebouwde productinformatie management systeem (PIM). De productdata uit de datapool belandt eerst in het PIM. Na een controleslag staan de juiste specificaties, kleuren, formaten en afbeeldingen meteen online. “Daarbij houdt het PIM rekening met onze voorkeuren. Als een dataveld leeg is, wordt dat automatisch gevuld met data uit de datapool.”

Elk jaar wordt zo’n 20 procent van de artikelen vernieuwd

Het assortiment van Tuincentrum Osdorp kent een grote dynamiek. Elk jaar wordt zo’n 20 procent van de artikelen vernieuwd. Bovendien: in elk seizoen zijn het weer andere artikelen die de boventoon voeren. Aansluiting op de datapool biedt dan grote voordelen. “Wij zijn nu alweer bezig met het volgende seizoen. Alle productdata staan klaar. Zodra die producten op voorraad liggen, kunnen we ze meteen online zetten”, vertelt Bram van Dijk, contentbeheerder bij Tuincentrum Osdorp.

Eenduidige info in winkel en webshop

Het tuincentrum gebruikt de datapool niet alleen voor het vullen van de webshop, maar ook voor het maken van het reclamemateriaal in de winkel. Het systeem dat daarvoor wordt gebruikt, is eveneens gekoppeld aan het PIM. Van Dijk: “Dat zorgt ervoor dat informatie op onze reclameborden eenduidig is en in overeenstemming is met de data in onze webshop. Ook ons ERP-systeem koppelen we aan het PIM om te voeden met productdata. Die zijn nodig voor inkoop, voorraadbeheer en het afrekenen aan de kassa."

Gezamenlijke commitment: retailers kunnen het niet alleen

Naast Tuincentrum Osdorp hebben BijSTOX, BTC-Retail, GRS, IJsvogel Retail, Intratuin, Prickels, Ranzijn, Vijver- en Tuincentrum Pelckmans, Warentuin en Welkoop hun commitment afgegeven om de GS1 datapool te gebruiken om goede productdata van hun leveranciers te ontvangen. Daarmee laat de hele sector zien dat het belang groot is en dat retailers het niet alleen kunnen. De retailers zijn inmiddels volop bezig met de voorbereidingen om data uit de GS1 datapool voor eind 2023 te kunnen ontvangen.

Klaar voor GS1 prijsbericht

Tuincentrum Osdorp heeft ook al de volgende stap gezet: de adoptie van het GS1 prijsbericht. Schaafsma: “Het is de bedoeling dat leveranciers het prijsbericht gaan gebruiken om onder meer inkoopprijzen te publiceren aan GRS Retail, de inkooporganisatie waarbij wij zijn aangesloten. Via GRS Retail ontvangen wij die data dan weer in het PIM. Als dat proces eenmaal is geautomatiseerd, kost het leveranciers vrijwel geen tijd meer om prijswijzigingen te communiceren.”

Ook management ziet het nut

Omdat ons bedrijf weinig managementlagen en korte lijnen heeft kunnen we snel beslissingen nemen. Wat daarnaast helpt, is dat het managementteam het belang inziet van data. Hoe meer productdata we automatisch ontvangen, hoe meer artikelen we in onze webshop kunnen opnemen,” aldus Schaafsma.

Veel meer grip op data

Bedrijven die nog moeten starten met GS1 datapool, doen er goed aan om eerst een goed PIM te implementeren. Een dergelijk systeem is volgens Schaafsma en Van Dijk onmisbaar om de stroom productdata binnen te halen, te controleren en vervolgens in goede banen te leiden. “Met het PIM hebben we nu veel meer grip op de data. We zien meteen welke datavelden wel en niet zijn ingevuld zonder dat we elk artikel apart moeten controleren”, verklaart Van Dijk. Schaafsma vult aan: “In het PIM staan wel 80.000 artikelen, veel meer dan onze webshop aanbiedt. Met het PIM kunnen we nauwkeurig filteren welke productdata richting webshop moeten en welke richting ERP-systeem.”

Een kwestie van starten

Daarna is het volgens Schaafsma gewoon een kwestie van starten. Maak een koppeling van het PIM naar de datapool en start met de eerste producten van de eerste leverancier. “De implementatie ging in ons geval erg soepel. Wat heeft geholpen, is dat het PIM volledig op maat is gemaakt. Dat was een forse investering, maar dat verdienen we ruimschoots terug met alle tijd die we besparen. Bovendien: zonder deze investering hadden we nooit zo snel onze webshop kunnen uitbreiden.”