ViaSana: veel voordeel bij automatische registratie implantaten

 Als voorloper bij klinieken kan ViaSana nu meepraten over welke uitdagingen én welke voordelen dit oplevert. Zelfstandig behandelcentrum ViaSana (Mill) is gespecialiseerd in diagnostiek en behandeling van bewegings- en pijnklachten. De kliniek telt drie OK’s, een polikliniek, een verpleegafdeling, een dagbehandeling en inpandige fysiotherapie en diagnostiek. Van de circa 12.000 jaarlijkse poliklinische patiënten krijgen er ongeveer 1.300 een implantaat.

De komst van het LIR (Landelijk Implantaten Register)

Met de komst van het LIR (Landelijk Implantaten Register) in 2019 besloot ViaSana in 2018 om handmatige registratie volledig te automatiseren. “De patiënt staat bij ons centraal”, stelt Ger Creemers, manager OK & CSA (centrale sterilisatie afdeling). “Dat betekent ook voldoen aan wetgeving zoals het LIR en de MDR. Zeker wanneer die tot doel heeft de kwaliteit van behandelingen te verbeteren. Het hoort bij de cultuur van deze kliniek dat we liever vooroplopen.”

Geïntegreerde oplossing

In 2018 kwamen twee zaken samen, schetst Carola Janssen, manager facilitair bedrijf. “We wilden een nieuw ERP-systeem en we wilden implantaatinformatie kunnen scannen. “We hebben iedereen die met één of meer van de betrokken systemen moesten werken erbij betrokken. Zo ontstond een mooie samenwerking tussen OK, inkoop, logistiek, applicatiebeheer en ICT.”

Deze groep ging kijken naar a) wat is er te koop, en b) hoe werken die systemen samen. Janssen hierover: “We hebben andere ziekenhuizen bezocht en gekeken naar voor- en nadelen van hun systemen. Uiteindelijk kwamen we uit bij een combinatie van oplossingen die op dat moment nog nergens in Nederland zo ingericht was.”

Deze in 2018 uitgerolde oplossing omvat AFAS als ERP-systeem en via OK-scanningsysteem Copernicare een koppeling tussen AFAS en het HiX-EPD. Het gebruik van de wereldwijde datapool GS1 Data Source Healthcare, voor het ontvangen van artikelgegevens, was een logisch uitvloeisel, stelt Janssen. Na het aanvragen van een GLN-nummer (global location number), nodig om te kunnen werken met GS1 Data Source Healthcare, ontstond er volgens Janssen een prettige samenwerking met GS1 Nederland. “Zo hebben ze ons op veel gebieden geholpen met het integreren van hun codes in onze systemen.”

Constructieve samenwerking

Birgit Smit, dagcoördinator OK, anesthesie/chirurgie OK-assistent, benadrukt het belang van constructieve samenwerking. “Zo hebben we enkele slagen moeten maken om het gebruik van de scan-apparatuur in de OK’s zo praktisch mogelijk te houden. Je moet zo min mogelijk werk hebben aan het scannen van alle implantaten. Dat is heel goed opgepakt omdat iedereen van elkaar wist waar we naartoe werkten.”

Volgens Creemers levert dit ook het benodigde draagvlak op. “Als mensen zien dat het niet meer werk oplevert maar wel veel voordelen – zoals goed voorraadbeheer, weten welke patiënt welk implantaat heeft, minder administratie – willen ze tijd en energie stoppen in het leren gebruiken. Een klein voorbeeld: we hebben recent een recall gehad. Met een druk op de knop hebben we inzicht in welke artikelen naar welke patiënt zijn gegaan.”

Inzicht, overzicht

Janssen vindt het prettig dat ViaSana nu volledig en realtime inzicht en overzicht heeft: “Wij hebben veel implantaten in consignatie van leveranciers. Dat houdt in dat de leverancier die voorraad financiert. Nu gaat de data van elk gescand product in de OK zowel naar HiX als het systeem van Afas. De leverancier krijgt meteen de order - voorzien van verbruikte lotcodes - zodat hij onze voorraad kan aanvullen én een rekening sturen. Wij hebben nu eigenlijk meer inzicht dan de leverancier van wat er bij ons ligt, wat gebruikt is en wat richting de expiratiedatum gaat. Zo krijg je ook minder verspilling.”

De samenwerking met leveranciers bij het op orde krijgen van alle scaninformatie was soms lastiger. Jansen: “Ook voor hen was het vaak een puzzel, om standaard codes zoals van GS1 door te voeren. En omdat wij relatief vroeg begonnen, stelden we nieuwe vragen, zowel aan leveranciers als de overheid. Dat kan een nadeel van early adopter zijn, dat je vaak nog aan het ontdekken bent.”

Koppeling met LIR

De externe koppeling met het LIR vanuit het EPD – gerealiseerd door HiX-leverancier ChipSoft - werd eind 2018 al gemaakt, aldus Ricardo van der Pijl, applicatiebeheerder EPD. “Het LIR was toen nog niet zover dat er echt getest kon worden. Sinds maart 2019 worden de gescande implantaat-gegevens direct vanuit het EPD aangeleverd aan het LIR.”

Van der Pijl vindt dat er weinig terugkoppeling kwam én komt van het LIR over de aanlevering. “Er waren in het begin wel eens problemen, maar vanuit het LIR kwam weinig reactie of dat aan ons lag, aan het LIR of aan data van leveranciers. Dat moesten we zelf uitzoeken. De afgelopen twee jaar ging alles goed, maar het gebrek aan juiste terugkoppeling blijft lastig.”

Voordelen en uitdagingen

Creemers en Smit zijn tevreden over de gerealiseerde voordelen. Ze benadrukken tegelijk dat ViaSana nog uitdagingen ziet. Zo is er de MDR-verplichting om fysiek informatie over implantaten aan de patiënt te geven. Creemers: “Deze implantatenkaart, een soort creditcard, krijgen we van de leverancier. Zelf hebben we alle informatie digitaal beschikbaar voor de patiënt, via het patiëntportaal of uitgeprint bij ontslag. We willen hier met VWS over in gesprek. Want implantaatkaarten in een plastic zak aan de patiënt meegeven, is eigenlijk ondoenlijk.”

Het is niet altijd duidelijk wat gezien wordt als klasse III implantaat

Janssen vindt het een uitdaging om van de LIR-inclusielijst over te stappen naar MDR-verplichte registratie van alle klasse III implantaten (mei 2021) en onder het LIR de uitbreiding van de inclusielijst naar alle klasse III implantaten (naar verwachting 2022). “Het is niet altijd duidelijk wat gezien wordt als klasse III implantaat, maar we zijn er al mee bezig. Onder meer om alles goed vertaald te krijgen naar GMDN-codes (Global Medical Device Nomenclature, een 5-cijferige code om medische hulpmiddelen zoals een scalpel te identificeren).”

VWS vindt volgens Janssen dat het zorgveld dit zelf moet oppakken. “Maar dat veld leunt wat achterover in verband met de uitgestelde datum. We hebben GS1 benaderd, Copernicare, VWS: iedereen stelt dat we eerst met de leveranciers moeten bepalen wat een implantaat is en wat niet. Als elke zorgaanbieder dit zo doet, wordt dat enorm inefficiënt. Dus we roepen alle relevante partijen op dit nú samen te doen en niet te wachten.”