Data geeft OneMed cruciale inzichten voor voorraadbeheer
Sinds januari 2021 zit Alex van der Putten in de directie van OneMed Nederland waar hij verantwoordelijk is voor de logistiek en inkoop in de Benelux. Tijdens zijn werk in het Landelijk Consortium Hulpmiddelen (LCH) - toen hij nog voor het Radboudumc werkte - is hij er nog sterker van overtuigd geraakt dat je vooral van data moet uitgaan. “Op zoek naar veiligheid en zekerheid vanuit een buikgevoel, omdat je zeker wil zijn van voldoende spullen, geven juist data de cruciale informatie voor het beste voorraadbeheer.”
OneMed helpt mensen met chronische en complexe aandoeningen bij hun manier van leven en helpt zorgprofessionals bij hun manier van zorgen. Concreet levert OneMed via verschillende bedrijven en labels een breed assortiment van medische hulpmiddelen voor o.a. diabetes-, continentie-, stoma- en wondzorg en medische voeding aan mensen thuis. De zorgprofessionals in ziekenhuizen, zorgcentra, ambulancediensten, huisartsenposten en fysiocentra worden naast het leveren van medische hulpmiddelen ook ontzorgt op het vlak van medische apparatuur, softwareoplossingen en logistieke dienstverlening.
OneMed Nederland is onderdeel van een Europese groep actief in elf landen en met Nalka als investeerder. Nalka is een toegewijde investeerder in bezit van het familiebedrijf IKEA en richt zich op het opbouwen van meerwaarde op de lange termijn. “De invloed van Nalka zie je terug in de cultuur van het bedrijf”, zegt Van der Putten. “Er moet geld worden verdiend, maar wel op een gezonde, goede, duurzame manier. We groeien als bedrijf en hebben meer dan 550 werknemers en onze jaaromzet gaat richting de 400 miljoen euro.”
Van groot tekort naar enorme overschot
Het was een plotselinge ketenverstoring, de coronapandemie. Om die kwetsbaarheid het hoofd te bieden besloten ziekenhuizen, industrie en overheid te gaan samenwerken in het Landelijke Consortium Hulpmiddelen (LCH) om de benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen in te kopen. Begin maart 2020 kocht het Radboudumc al mondkapjes in. Omdat iedereen voor dezelfde uitdaging stond, vonden de ziekenhuizen, bedrijven en overheid elkaar in een bijzondere, maar zeer effectieve samenwerking. Het landelijk consortium hulpmiddelen was toen een feit. Van der Putten stelde voor dat hij, vanuit zijn achtergrond in de retail, de logistiek zou gaan doen. “Ik had toen nog de illusie dat het na een paar weken wel geregeld zou zijn. Maar het werd steeds groter, we kochten uiteindelijk meer dan 2 miljard eenheden in en waren bezig met allerlei luchtbruggen – een vrachtvliegtuig is 200 keer heen en weer gevlogen om spullen op te halen en er zijn 3.000 zeecontainers binnengekomen. Een bizarre hoeveelheid.”
Ziekenhuizen, bedrijven en overheid vonden elkaar in een bijzondere, maar zeer effectieve samenwerking.
Door de coronapandemie veranderde de daarvoor nog zo stabiele supply chain volledig. De logistieke motor raakte uit balans en er ontstond een groot tekort aan grondstoffen. Met de nodige gevolgen. “Vorig jaar zagen we het opslingereffect; een plotseling tekort aan beschermingsmiddelen, waardoor iedereen op die markt dook. Dat heeft in de markt een overschot van mondkapjes gecreëerd, waardoor er nu over de hele wereld enorme voorraden zijn.”
Hoe OneMed een efficiënte supply chain mogelijk maakt
“In ziekenhuizen wordt vaak te veel ingekocht, vanuit de gedachte dat misgrijpen geen optie is. En daardoor worden voorraden op locaties te groot. Hoe zorg je er dan voor dat je genoeg van het juiste product hebt? Dat faciliteert OneMed. Wij kunnen zorgverlener ontzorgen en just-in time leveren. We kunnen ook de data analyseren om het voorraadbeheer te verbeteren. Een ziekenhuis is vaak te klein om dat zelf goed te kunnen regelen. En als medisch distributeur kun je ook voorraden in beheer nemen, zodat het geen dure vierkante meters in het ziekenhuis hoeft te kosten.”
Traceerbaarheid noodzakelijk goed bij strenge eisen Europa
Sinds 26 mei dit jaar geldt nieuwe Europese regelgeving, de Medical Devices Regulation (MDR), die strenge eisen stelt aan medische hulpmiddelen. “Als medisch distributeur hebben we heel veel leveranciers en producten. Je moet alle informatie over producten bij hen kunnen ophalen. Dat is vooral belangrijk voor de traceerbaarheid. Dat kost immens veel tijd. Daarom moeten we op een gestandaardiseerde manier producten kunnen identificeren en productdata op een goede en efficiënte manier delen – in plaats van dat iedereen hetzelfde gaat vragen aan dezelfde leverancier. Daar werken we naartoe met GS1. We hebben contracten met zorgverzekeraars, die willen weten hoe wij ons werk doen. En onze leveranciers stellen ook bepaalde eisen en auditen ons of we goed met hun producten omgaan. Betrouwbare data zijn ook daarvoor onmisbaar.”
Je moet alle informatie over producten bij leveranciers kunnen ophalen. Dat is vooral belangrijk voor de traceerbaarheid.
Productidentificatie niet geregeld? Dan ook niet in de voorraad
Voor de traceerbaarheid van de medische hulpmiddelen gebruikt OneMed een 2D code: de GS1 DataMatrix. “Niet alle producten in de branche hebben die barcode, maar die heeft wel mijn voorkeur vanwege het feit dat de markt er steeds meer naartoe beweegt waardoor het de gouden standaard aan het worden is. Wij willen onze producten kunnen identificeren en nemen ze dus ook niet op in de voorraad als dat niet geregeld is. Ieder product moet goed en origineel zijn; we moeten precies weten wat er in onze supply chain gebeurt. Want uiteindelijk is de patiënt de dupe als er iets fout gaat.”
Omdat wij de supply chain beheren en er de regie over hebben, moet je wel weten wat je over zes maanden nodig hebt.
Kunstmatige intelligentie bij forecastingmodellen
OneMed maakt steeds meer gebruik van kunstmatige intelligentie (AI). “We gebruiken AI bij onze forecastingmodellen. Omdat wij de supply chain beheren en er de regie over hebben, moet je wel weten wat je over zes maanden nodig hebt. Want alleen dan kun je efficiënt je supply chain inrichten. Zo creëer je tijd om efficiënt te produceren en te transporteren. Wat het afgelopen jaar heeft bevestigd, is dat je vooral van data moet uitgaan. Op basis van gevoel en emotie worden niet altijd de juiste afwegingen gemaakt. Je komt tot de échte en cruciale inzichten als je data echt goed analyseert. Voorwaarde is wel dat je voldoende en betrouwbare data hebt – dan kun je extrapoleren en doorrekenen. Elke keer als er een nieuwe partij bij komt, kijken we hoe we de data optimaal met elkaar kunnen uitwisselen. In Nederland zijn we alle voorraden onder één beheer aan het brengen. Maar ook op internationaal niveau wordt alle data met elkaar gedeeld. De schaarste of overstock bij de één moet door de anderen mede worden opgelost. Dat kan alleen als mensen met elkaar samenwerken en dezelfde datataal spreken.”
