Deli Home: voorkom ruis door efficiënt data te delen

Deli Home is een multinationale producent en leverancier van bekende merken zoals CanDo, Bruynzeel, Lundia, Skantrae en Weekamp. “We staan op verschillende manier midden in de keten”, vertelt Enrico de Jong, head of data bij Deli Home. “Enerzijds leveren we als een groothandel aan de retail, bijvoorbeeld met laminaat of hout, anderzijds produceren we zelf. Niet alleen standaardproducten, maar ook maatwerkproducten zoals deuren, kasten of trappen.”

Data voor zowel logistieke als commerciële processen

Omdat goede productdata in de sector cruciaal is voor verkoop, heeft Deli Home de processen, systemen en verantwoordelijkheden rond data-uitwisseling professioneel aangepakt. Zo is het bedrijf al met meerdere retailers live in de uitwisseling van data via de datapool GS1 Data Source. “Het gaat daarbij om allerlei data, zoals herkomst, eigenschappen, afmetingen, EAN-codes, afbeeldingen en prestatieverklaringen – alles wat je als bedrijf nodig hebt om eindgebruikers te informeren of om de logistieke processen van onze klanten te helpen optimaliseren. Het zijn data die zowel logistieke als commerciële processen dienen.”

Data zo optimaal mogelijk delen

Deli Home ontvangt de productinformatie deels van de leveranciers en deels via de eigen productmanagers. “Bij ons op de afdeling komt het samen en wij zorgen ervoor dat het in de datapool van GS1 wordt gezet. Wij hoeven onze data maar één keer gestandaardiseerd in te voeren voor verschillende klanten, zodat zij onze data automatisch kunnen ophalen. Dat voorkomt een hoop handwerk en daarmee ook fouten.”

Zoals ieder bedrijf probeert Deli Home zijn processen zo optimaal mogelijk in te richten, dus ook de processen rond de deling van data. “We gebruiken ook binnen ons bedrijf productdata, voor onze website bijvoorbeeld. We werken daarom met een productinformatiemanagement (PIM)-systeem, als plek waar we onze data onderhouden en beheren. Dat systeem is gekoppeld aan de datapool van GS1, dus vandaaruit delen we data met onze klanten. Hoe meer klanten daar gebruik van maken, hoe optimaler het voor ons is. We stimuleren onze afnemers dan ook dat zoveel mogelijk te doen.”

Continu blijven verbeteren

Om het datamodel en de standaarden in de sector blijvend te verbeteren, is De Jong binnen GS1 ook actief in de Onderhoudsgroep van het GS1 datamodel. Daarnaast is hij regelmatig in gesprek met zijn afnemers om dataprocessen te optimaliseren. “We zien dat onze afnemers mooie portals hebben, maar dat die soms nog niet of slechts deels zijn aangesloten op GS1 Data Source. Of het komt voor dat de bestandsnaam van hun afbeeldingen afwijkt van de standaarden. Dat vraagt van ons extra handelingen. Daarom sparren we daarover met onze klanten. Zo zijn er ook retailers die vragen of wij onze data in hun Excel-format willen invullen. Inmiddels kunnen we uit de datapool zelf zo’n document genereren en die als Excel-export naar de klant sturen. Omdat die er goed en handig uitzien, komen we dan vaak tot een gesprek over de voordelen van de datapool van GS1, ook voor hen.”

Hij benut daarbij ook zijn achtergrond in de supermarktwereld. “Hout en parket hebben heel verschillende productkenmerken. De productkenmerken van levensmiddelen zijn veel minder divers, maar je hebt er wel te maken met steeds striktere wet- en regelgeving rond ingrediënten, voedingswaarden en traceerbaarheid. Maar verder is het proces van het vastleggen en beheren van data vrijwel identiek.”

Stapsgewijs naar meer efficiëntie

Uit ervaringen en onderzoek is gebleken dat de verkoop toeneemt als klanten meer toegang hebben tot productinformatie. Bij Deli Home zorgt Margot van Aalsburg er als productdataspecialist voor dat het hele proces rondom de artikeldata daarom zo soepel mogelijk verloopt. Ze zorgt samen met productmanagers ervoor dat de data betrouwbaar en volledig is en sluit nieuwe klanten aan op GS1 Data Source. “Als je met dezelfde datapool werkt, maak je het elkaar veel makkelijker en voorkom je ruis in de stroom”, is haar ervaring. “De data-uitwisseling is daardoor veel efficiënter – het bespaart aan beide kanten veel tijd. Door het gebruik van de datapool is de samenwerking met klanten echt verbeterd. Het werkt beter als je samen aan één doel werkt.”

“Een datapool klinkt erg groot en ingewikkeld, maar je kan ook heel klein beginnen”, vult De Jong aan. “Wij onderhouden nu productdata voor ruim 80 verschillende artikelgroepen, maar je kan natuurlijk met de verplichte velden binnen één zo’n productgroepje starten en het vervolgens verder uitbouwen. Stap voor stap kom je zo steeds verder.”