Erasmus MC: scannen maakt voorraadbeheer OK efficiënt en duurzaam

De OK-afdeling van het Erasmus MC scande al langer, maar dat vond plaats via een badges-systeem dat niet de informatie op artikelniveau weergeeft. Fysieke controle van producten om de hoeveelheid in kaart te brengen en te weten wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt, was echter een inefficiënt en kostbaar proces.

Reden voor het ziekenhuis om Van den Hoven te vragen het logistieke proces op de OK onder de loep te nemen. De focus van de analyse lag op meer duurzaamheid en (kosten)efficiency. Voorraad afgestemd op vraag betekent een beter kostenplaatje en meer duurzaamheid – want minder logistieke bewegingen en minder weggegooide producten.

Pilot gericht op implantaten

Van de 26 OK’s binnen het Erasmus vallen er 21 onder het project van Van den Hoven, plus vier dagbehandelingskamers. De circa 4.000 producten in de voorraad van de OK-afdeling zijn bedoeld voor 15 specialismen. De pilot in 2021 was gericht op het implantatendeel. Die moeten al geregistreerd worden in het LIR, wat gebeurt via het patiëntendossier.

Van den Hoven: “Daar hadden we echter nog geen afboeking van gebruikte producten en bestellen van nieuwe producten aan gekoppeld. Dat – en de beschikbaarheid van meer data op productniveau - zou efficiënt en duurzaam voorraadbeheer enorm helpen. We konden al zien hoe vaak iets besteld was, maar dat zegt niet alles over gebruik. Een product kan ook over de houdbaarheidsdatum of onsteriel zijn.”

Meer inzicht in voorraad

Na afronding van de pilotfase met één specialisme is er hier nu veel meer inzicht in de voorraad op productniveau. Ook vindt nog maar eenmaal per maand fysieke controle plaats van de voorraadkasten. Voorheen gebeurde dit elke dag om te zien wat er gebruikt was en bijbesteld moest worden.

 “We hebben overtollige producten kunnen terugsturen naar leveranciers, de voorraadkasten efficiënter ingericht. Voor juli en augustus staat de uitrol gepland naar alle implantaten van alle specialismen. Daarin is de koppeling met ons EPD HiX – mogelijk via het Medscan-systeem – een basisvoorwaarde. We willen dit eerst klaar hebben voor we uitrollen naar de andere specialismen. Dan hoeven de OK-medewerkers die scannen, dit slechts in één omgeving te doen.”

Het Erasmus MC bekijkt nu hoe ver het wil gaan met scannen op de OK, vervolgt Van den Hoven. “Sowieso alles dat de patiënt in gaat omdat dit toch al merendeels in wet- en regelgeving zoals het LIR en de MDR verankerd wordt. Dat is nu de eerste stap waarin we alles scanbaar willen maken. We bezien in een later stadium óf en zo ja, waarmee we dit uitbreiden.”

Directe registratie met scannen

Het Erasmus MC kon dankzij de datapool GS1 Data Source (GDSN) veel producten omzetten naar een scanrelevante wijze van registreren. Toch blijft de beschikbare productdata afhankelijk van of een leverancier aan de datapool gekoppeld is. Van den Hoven: “Als ziekenhuis zijn we verplicht – zeker als je producten scanbaar wil maken – om ontbrekende informatie zelf op te vragen. Het is dus prettig dat elke leverancier van implantaten en medische hulpmiddelen in zo’n database te vinden is. Dan nog heb je soms producten al een aantal jaar liggen, die dus niet zomaar scanbaar zijn. Maar dat moet wel de uitzondering zijn.”

Ook werd snel duidelijk dat niet elke leverancier elk product registreert via GS1 Data Source. Verder verdelen sommige leveranciers die meedoen hun informatie over meer barcodes. Voor OK-medewerkers is het dan lastig om te bepalen wat ze moeten scannen.

Standaard bijbesteld

Producten die meegingen in de pilot (oogheelkunde) worden inmiddels door scannen standaard bijbesteld zodra er afgeboekt wordt. Met de betrokken leveranciers is gecommuniceerd dat er een nieuwe bestelwijze werd ingevoerd. Met de meeste leveranciers is verder afgesproken dat zij 48-uurs levering aanhouden waar mogelijk. “Ondanks de scherpere voorraadmarges heeft nog niemand misgegrepen. Iedereen is blij met de nieuwe wijze van voorraadbeheer.”

Van den Hoven pleit er bij de leveranciers voor om eenheid aan te brengen in barcodes en wat voor data er aan die barcodes hangt. Nu bevat de een bijvoorbeeld alleen een serienummer en de ander een lotnummer of houdbaarheidsdatum. Dat inzichtelijk krijgen kost nu de meeste tijd. “Zeker bij implantaten vind ik dat een code toch minimaal lot- en serienummer en houdbaarheidsdatum moet bevatten. Je moet op serienummer terug kunnen zoeken wat er in welke patiënt zit.”

Van den Hoven verwacht dat dit de komende tijd zal verbeteren. “Omdat het voor leveranciers makkelijker is om alles op standaard wijze te doen – met één barcode – en gebundeld. Maar ook omdat ziekenhuizen er steeds meer achter komen dat dit voor hen grote voordelen heeft. Als we samen daarom pleiten bij leveranciers, krijg je meer voor elkaar dan elk ziekenhuis apart.”

MDR helpt, ziekenhuis eindverantwoordelijk

Van den Hoven denkt én hoopt dat de MDR (Europese verordening inzake medische hulpmiddelen, red.) hierbij zal helpen. “Die verplichte eenduidigheid is heel praktisch, zeker in logistiek opzicht. Er zullen altijd wel producten zijn die toch afwijken, maar dat zijn dan de uitzonderingen. Nu zie je bij elke leverancier nog wel verschillen tussen producten in welke informatie barcodes bevatten, heeft de ene een GS1 DataMatrix en de ander een streepjescode.”

GS1 Data Source (GDSN) zal naar verwachting de komende jaren steeds meer producten van steeds meer leveranciers bevatten. “Uiteindelijk hebben wij als ziekenhuis de eindverantwoordelijkheid dat onze database volledig op orde is. Het is prettig dat er een data-omgeving is waar we veel uit kunnen halen en een wet die hier mogelijk in de toekomst meer duiding biedt. Maar de verplichting om de juiste data volgens de juiste formats en regels binnen te halen, ligt bij ons en bij de sector als geheel.”

Meer informatie over het realiseren van efficiënt voorraadbeheer vind je op onze website.