Erasmus MC zet met scanning van infuuspompen nieuwe stap in digitalisering

De patiënten op de intensive care (IC) van het Erasmus Medisch Centrum krijgen gemiddeld 24 keer per dag een spuit met medicatie toegediend. Voordat de verpleegkundige de infuuspomp met de spuit aanzet, dient hij of zij een collega op te halen voor een extra visuele controle. Zit de spuit met de juiste medicatie in de pomp? Klopt de dosering? “Dat is het vierogenprincipe”, vertelt Nicole Hunfeld, ziekenhuisapotheker op de IC en tevens chief sustainability officer van Erasmus MC. “Met name tijdens de coronacrisis leverde dat verpleegkundigen een hoop gedoe op. Dan stond je in je isolatiepak net aan het bed van een patiënt en kon je je weer omkleden om in een andere kamer even die tweede controle te doen.”

Uit onderzoek is bekend dat een controle zorgvuldiger verloopt als daarvoor een computer met een scanner wordt ingezet. “Ondanks het vierogenprincipe vonden elke maand drie of vier foute pompwissels plaats. Dan was het tweede paar ogen even niet voorhanden of werd in alle haast toch een fout gemaakt”, licht Hunfeld toe. “Vergeet niet dat het gaat om een IC-afdeling. Soms moeten verpleegkundigen meteen ingrijpen en met spoed extra medicatie toedienen. Dan kunnen ze niet wachten tot een collega beschikbaar is voor een tweede controle. Bovendien: we krijgen de komende jaren echt niet meer verpleegkundigen erbij. Als we de werkdruk kunnen verminderen door processen te digitaliseren, moeten we dat doen.”

Digitale koppeling

Digitalisering van het proces was allesbehalve eenvoudig. Daarvoor is een digitale koppeling nodig tussen de infuuspompen en HiX, het elektronisch patiëntendossier (EPD) van Erasmus MC. In het EPD staat immers het digitale recept dat aangeeft welk medicijn in welke concentratie in welke dosis moet worden toegediend. Pas als de verpleegkundige de spuit met het juiste middel heeft geplaatst en de pomp heeft ingesteld, scant hij of zij de barcode op de spuit en de UDI op de infuuspomp. “De eerste check is met de pomp, waarin een digitaal bestand zit met de complete medicatiebibliotheek inclusief de minimaal en maximaal toegestane dosering”, verklaart Nico Kalden, die als extern projectleider verantwoordelijk is voor het digitaliseringsproject .

Daarna vindt de check met de medicatieopdracht in het EPD plaats: zit het juiste medicijn in de spuit? Klopt de concentratie en dosering? Kalden: “Als de inhoud van de spuit en de medicatieopdracht met elkaar overeenkomen, wordt de toediening gevalideerd. Op het display van de pomp verschijnt  de naam van het medicijn en de dosering, waarna de verpleegkundige de spuit kan aanzetten. Tegelijkertijd wordt in HiX real-time geregistreerd hoeveel medicijn de patiënt ontvangt. Als de verpleegkundige de pomp een extra zetje geeft of de dosering aanpast, wordt dat nauwkeurig vastgelegd.”

Duizend controles minder

De invoering van barcodescanning is een groot succes geworden. In de eerste drie maanden na de start heeft Erasmus MC slechts één pompwissel geregistreerd waarbij een fout is gemaakt. “En het enige wat daarbij fout is gegaan, is dat de verpleegkundige vergeten was te scannen”, zegt Hunfeld. “Daarnaast besparen we enorm veel tijd. Als de IC vol ligt, hebben we hier 40 patiënten die gemiddeld dus 24 spuiten per dag krijgen. Dat zijn opgeteld bijna 1000 spuiten per dag en dus bijna 1000 controles waarvoor we geen verpleegkundigen meer hoeven in te schakelen. Dat is een gigantische winst.”

Daarbij blijft het niet. Na de IC-afdeling voor volwassenen is het project uitgebreid naar andere afdelingen, zoals de operatiekamers (OK) en de IC-afdelingen voor verloskunde, neonatologie en  kindergeneeskunde. Dat is geen kwestie van kopiëren en plakken, stelt Kalden. “Elke afdeling gebruikt medicijnen, maar met een ander doel. Op de OK is het zaak dat medicijnen snel respons opleveren. Dat vraagt om een dosering met relatief veel vocht, zodat de medicijnen snel het lichaam instromen. Maar op de afdeling neonatologie is het zaak om zo min mogelijk vocht toe te dienen. Met elke afdeling hebben we daarom nieuwe afspraken moeten maken.” 

Aanscherping van procedures

Alleen een digitale koppeling tussen de infuuspompen en het EPD was niet voldoende om het project tot een succes te maken. Het Erasmus MC was genoodzaakt om nieuwe procedures op te zetten en bestaande procedures aan te scherpen. “Neem bijvoorbeeld de al genoemde spoedprocedures”, zegt Hunfeld. “Als de toestand van een patiënt opeens instabiel wordt, is snel handelen noodzakelijk. Dan heeft de verpleegkundige geen tijd om te scannen en moet gewoon die spuit erin. We hebben nu duidelijk vastgelegd wanneer wel en niet sprake is van spoed. En wat we in geval van spoed achteraf moeten doen om de toediening alsnog te valideren en te registreren in het EPD. Digitalisering dwingt je om daarover goede afspraken te maken, want anders is straks elk proces een spoedproces.”

Een ander voorbeeld betreft het onderhoud van de medicatiebibliotheek in de pompen. Wie is verantwoordelijk voor de inhoud daarvan en wie voor het updaten van de infuuspompen? “Voor sommige updates moeten we met een USB-stickje langs alle pompen in het Erasmus MC. Daarmee zijn we weken bezig. Dat kan natuurlijk niet”, vertelt Kalden, die dat wijt aan de onvolwassenheid van pompfabrikanten op IT-gebied. “Ze maken prachtige apparaten, maar IT is een heel ander vak. We werken nu met de vijfde generatie pompen met de eerste generatie software daarin. Het IT-beheer van de pompen op één enkele afdeling is handmatig misschien nog te doen, maar dat is anders als het gaat om een compleet ziekenhuis van 300.000 vierkante meter.”

Juiste plek van barcodelabels

Tijdens het project zijn Hunfeld en Kalden tegen meer uitdagingen opgelopen, zoals de optimale inrichting van de IC-kamers. In het Erasmus MC hing de infuuspomp standaard links en de computer rechts van het bed. Dat was geen enkel probleem omdat de verpleegkundige de pomp en de computer nooit tegelijkertijd hoefde te bedienen. Maar nu alle spuiten worden gescand, moet de verpleegkundige steeds om het bed heen lopen om op de computer op OK te klikken. “We hadden nooit erover nagedacht dat het handig zou zijn om de pomp en de computer naast elkaar te hangen. We hebben in overleg met de verpleegkundigen besloten om de bestaande situatie zo te laten, maar bij een volgende verbouwing beide apparaten naast elkaar te hangen”, vertelt Hunfeld.

Een andere uitdaging betreft de plek van het barcodelabel op de spuiten. Elke infuuspomp heeft namelijk een klepje dat moet worden geopend om de aangebrachte spuit te kunnen scannen. Als de label niet juist is aangebracht, is de barcode niet zichtbaar en de spuit dus niet te scannen. Hunfeld: “Waar het label precies bevestigd is, was voorheen nooit een issue. Nu opeens moeten we leveranciers daarop attenderen. We proberen dat eerst heel vriendelijk door te bellen of te mailen. Maar als dat niet werkt, gaan we in gesprek. Dat helpt, want in de farmacie zijn leveranciers gedwongen dit heel serieus op te pakken.”

Terugdringen van zorgkosten

Voorlopig is Kalden nog niet klaar. Als alle OK- en IC-afdelingen zijn overgestapt op scanning, komen de klinieken aan de beurt. Dat levert weer nieuwe uitdagingen op, want in de klinieken wisselen zowel pompen als patiënten regelmatig van kamer. Anders dan op de OK of IC is dan niet direct duidelijk welke pomp bij welke patiënt hoort. “Dat betekent dus dat we behalve de pomp en de spuit ook de patiënt moeten scannen”, weet Kalden. “En daarna willen we de stap zetten naar volledig geautomatiseerde toediening, waarbij de pompen automatisch worden ingesteld op basis van de informatie uit het EPD. Dat IT zo dicht aan het bed komt, is een nieuwe stap in het denken over zorg.”

Het project kost in totaal enkele miljoenen euro’s. Daar staan voldoende baten tegenover, stelt Kalden. “Door alle spuiten te scannen, kunnen we in dit ziekenhuis naar verwachting 300.000 euro per jaar besparen op faalkosten. Dan praten we dus nog niet over de patiëntveiligheid en de efficiëntievoordelen dit deze werkwijze oplevert. Kortom: door processen te digitaliseren, kunnen we de faalkosten terugdringen.”

Beperk je niet tot één afdeling

Met dit project loopt Erasmus MC voorop in Europa, met name wat schaalgrootte betreft. Veel projecten blijven beperkt tot één afdeling, terwijl Erasmus MC de scope heeft uitgebreid tot alle 4000 infuuspompen in het hele ziekenhuis. Dat maakt de implementatie weliswaar complex, maar tegelijkertijd nog meer de moeite waard. “Mijn advies aan andere ziekenhuizen die hierover nadenken: beperk je niet tot één afdeling, maar betrek meteen het hele ziekenhuis. Dan heeft iedereen er wat aan. Daarvoor is het nodig om ver vooruit te kijken, zodat je geen keuzes maakt die later onhandig blijken te zijn. En het is zaak om de juiste mensen aan tafel te zetten. Niet alleen mensen die de processen kennen en de inhoud snappen, maar ook mensen die het mandaat hebben om beslissingen te nemen”, stelt Hunfeld. Kalden vult haar aan: “Neem er de tijd voor. Een project zoals dit neemt minimaal een of twee jaar in beslag.”