Erik Zwarter, Erasmus MC: ‘Het gebruik van barcodes en data moet vanzelfsprekend zijn’
Erasmus MC heeft veel slagen gemaakt op het gebied van digitalisering: al voor, maar zeker ook tijdens de nieuwbouw van het Rotterdamse universitaire ziekenhuis. Op veel gebieden heeft het gebruik van de internationale standaarden van GS1 bijgedragen aan deze digitalisering. Van het scannen van GS1 codes op de OK voor beter voorraadbeheer tot en met het inzetten van locatiecodes om te achterhalen op welke locatie een medisch hulpmiddel zich bevindt. Toch zijn er nog slagen te maken, meent Erik Zwarter, vanaf het begin bij het invoeren van GS1 standaarden betrokken. “Het gebruik van standaarden moet zo normaal worden, dat niemand er iets van merkt, maar wel profiteert van de voordelen.”
Interoperabiliteit, of liever gezegd het ontbreken ervan: het was en het blijft een groot probleem in de zorgsector. Al die afzonderlijke systemen en datasilo’s belemmeren een hogere productiviteit voor zorgprofessionals, betere kwaliteit van diagnostiek, behandeling en zelfs preventie, en een betere patiëntreis. Zo herinnert Erik Zwarter, Informatiemanager Transmurale Zorg bij het Erasmus MC, zich de introductie van een ticketsysteem dat mensen eenvoudiger door het ziekenhuis moest begeleiden naar hun bestemming. “De vorm was op basis van GS1, de drager was papier, maar de onderliggende structuur was niet goed. We hadden zeven aanpalende systemen die die tickets niet konden scannen.” Een goed voorbeeld van innovatie met tunnelvisie dus.
Van last tot lust
Zwarter zoekt al een kleine 20 jaar naar de mogelijkheden om IT tot een lust in plaats van een last te maken bij het Erasmus MC, met name op het gebied van betere gegevensuitwisseling. Het begon in 2005 met scanning op de OK’s. “Er was één budget en alle materiaalkosten, van neurologie en orthopedie tot en met chirurgie, werden daar vanaf getrokken. Er was geen enkel overzicht van wie wat gebruikte en er kwamen steeds meer single use middelen bij, zoals hechtpistolen. Het budget explodeerde dus. Ik kwam uit de retail en daar waren de voordelen van barcodes en scanning evident voor zaken zoals voorraad- en kostenbeheer, maar ook beheer van de hele supply chain. In de OK waren er echter bijna geen scanbare producten. We zijn toen aan een lange reis begonnen om daar verandering in te brengen.”
Veel stappen gezet
Sindsdien, stelt Zwarter opgelucht, zijn er zowel nationaal als internationaal behoorlijk wat stappen gezet. Vrijwel alle leveranciers van medische hulpmiddelen voeren nu GTIN’s en het merendeel levert ook gegevens over het product aan het Global Data Synchronisation Network (GDSN).
"Scannen in de OK is inmiddels normaal. We hebben ons voorraadbeheer op orde en er is een veel beter overzicht van wie wat uitgeeft, dankzij de koppeling met het ERP-systeem. Maar zelfs nu nog is er een gebrek aan interoperabiliteit tussen bijvoorbeeld ERP- en EPD-systemen, die het meervoudig gebruik van gegevens uit GS1 Data Source (GDSN) beperkt.”
Zo worstelen ziekenhuizen zoals Erasmus MC nog altijd met goede interfaces tussen de diverse systemen en worden er externe aanbieders ingehuurd om goede koppelingen te leggen. Er is nog geen eenduidige oplossing is, meent Zwarter. De standaarden zijn er, het gereedschap ook, de verplichting van GS1 codering voor leveranciers staat in de algemene voorwaarden opgenomen, maar toch kan de praktijk nog lastig zijn. “Inmiddels heb ik geen directe betrokkenheid meer met barcodescanning. Er komt nog wel geregeld een collega voor vragen. Waar het kan verwijs ik ze naar GS1, zij bieden ondersteuning en trainingen. Kortom, het onderwerp is toch teveel afhankelijk van mensen en het is onvoldoende ingebed in de processen zoals bij inkoop en aanbestedingen.”
GS1 standaarden moeiteloos gebruiken op elk punt in een patiëntreis
Standaarden moeiteloos gebruiken
Het gebruik van standaarden moet, kort door de bocht, zo normaal worden dat zorgprofessionals het niet meer merken dat ze er gebruik van maken, maar er wel de voordelen van hebben. “We hebben een aantal jaar geleden een IHE-profiel gemaakt voor productscanning met als doel dat elke softwareleverancier het eenvoudig kan inbouwen. Zodat een standaard als van GS1 moeiteloos gebruikt kan worden op elk punt in een patiëntreis: tijdens het scannen in de OK, maar ook bij het scannen van een polsbandje van een patiënt en het aanmelden van bijvoorbeeld een implantaat in het LIR.”
Meeliften op veranderingen
Belangrijk voor het bevorderen van de adoptie van digitale vernieuwingen en standaarden is volgens Zwarter in ieder geval dat je meelift op komende veranderingen. Zoals bij het invoeren van een nieuwe EPD, maar ook bij de enkele jaren terug afgeronde nieuwbouw van het Erasmus MC. Toen werden alle locaties meteen met GLN’s (locatiecodes) uitgerust.
“Als je dat achteraf doet, kost het altijd meer moeite dan wanneer je meerdere veranderingen tegelijk doorvoert. Dat levert meer kosten en meer weerstand op omdat je met alweer een verandering komt. Digitale vernieuwing levert altijd adoptieproblemen op, maar wanneer je toch al een nieuwe situatie hebt zoals een nieuw EPD of nieuwbouw, maak daar dan gebruik van.”
Het gebruik van GS1 standaarden binnen Erasmus MC:
- Het gebruik van GS1 barcodes is gewaarborgd in de Algemene Inkoop Voorwaarden van NFU en NVZ
- Scannen OK voor efficiënt voorraadbeheer en koppeling met de patiënt
- Scannen infuuspompen op IC voor minder handelingen en minder fouten
- Ophalen productdata via GDSN datapool GS1 Data Source
- Het Veiligheidsmanagementsysteem (VMS) voor High Risk Medicatie
- Patiëntidentificatie via polsbandjes
- Locatiecodes (GLN)
- Global Individual Asset Identifier (GIAI)
