Medische Kliniek Velsen: automatische registratie maakt voldoen aan LIR eenvoudig

Medische Kliniek Velsen (Velsen-Noord) biedt medisch-specialistische zorg in verschillende disciplines, zoals genderchirurgie, neurochirurgie, orthopedie, plastisch chirurgie, gynaecologie, neurologie en radiologie.

Medische Kliniek Velsen moet zoals elke andere instelling die met implantaten werkt informatie leveren aan het Landelijk Implantaten Register (LIR). Om te voorkomen dat er twee keer registratie moet plaatsvinden, besloot de kliniek om de samenwerking te zoeken met EPD-leverancier Curasoft. 

Dataverrijking via de GDSN datapool

“Je wil informatie over implantaten bij de patiëntgegevens geregistreerd hebben en je wilt dit graag op één centrale registratielocatie doen”, stelt José Enthoven, accountmanager bij Curasoft. “We hebben de koppeling met het LIR en kunnen implantaatinformatie direct vanuit het EPD naar het LIR overzetten. Aanvullend hebben we de dataverrijking via GS1 Data Source (GDSN) gerealiseerd, zodat je allerlei aan een barcode gekoppelde productinformatie direct kunt terugzien.”

Probleemloze uitrol

De uitrol van de registratie vond eind 2021 plaats, vertelt Hanke Hoed, manager zorg en kwaliteit bij Medische Kliniek Velsen (foto). Het verliep volgens Hoed vrijwel probleemloos. “Zodra een implantaat gescand wordt, wordt dit nu in het EPD geregistreerd en wordt vervolgens informatie uit de GDSN gehaald en toegevoegd aan de gegevens van de specifieke patiënt in het EPD. Ook wordt er een melding gemaakt van het plaatsen van het implantaat in het LIR.”

Hoed toont zich zeer tevreden met de hulp van GS1 bij de hele uitrol. “Het gaat om behoorlijk complexe materie, maar workshops verduidelijkte wat je allemaal moet doen en niet zelf het wiel op dit gebied moet uitvinden. Zo heeft GS1 ook geholpen bij één leverancier van implantaten om die ertoe te brengen de juiste informatie aan te leveren, zodat de kliniek dat vervolgens weer op die manier in het EPD konden registreren.”

Kinderziektes

Hoewel de uitrol vlot verliep, zijn er altijd wel kinderziektes, stelt Enthoven. “Met het scannen van implantaten ontstaan nog wel eens problemen. OK-medewerkers moeten wel de juiste barcode scannen – vaak staan er meerdere barcodes op een item. Soms pakt de scanner de code ook niet meteen of worden er enorm lange barcodes gebruikt waarvan wij eigenlijk alleen het eerste deel nodig hebben. Het is nog wel een lopend proces om daar voor ons en de kliniek verbetering in aan te brengen.”

De koppeling met GS1 staat nu wel en werkt goed, de komende tijd worden de handelingen in het systeem bij de kliniek nog gefinetuned. Enthoven: “Daar is altijd wel verbetering in te halen. Ook de koppeling met het LIR werkt goed. Ik heb voorafgaand aan de uitrol bij de kliniek nog contact met het LIR gehad om er zeker van te zijn dat informatie die we versturen ook binnenkomt.”

Eerstvolgende stap voorraadbeheer

Momenteel beperkt de registratie van implantaten zich tot het doorgeven van een plaatsing aan het LIR, vertelt Enthoven. “We kunnen via het EPD nu de informatie achter de barcode registreren en doorzetten naar het LIR. Een eerstvolgende stap is dat de informatie ook doorgegeven kan worden aan systemen voor bijvoorbeeld voorraadbeheer en inkoop, dat alle binnenkomende implantaten direct geregistreerd worden en er bij het gebruik van een implantaat een inkooporder uit kan gaan voor een vervangend exemplaar. Zover zijn we nu nog niet bij Medische Kliniek Velsen.”

Minder voeten in de aarde

Deze tweede stap zal volgens Enthoven straks minder voeten in de aarde hebben. “Voor wat betreft functionaliteit en achtergrond is de koppeling tussen Curasoft en GS1 Data Source heel generiek opgezet. Die zou dus ook eenvoudig voor medische hulpmiddelen gebruikt kunnen worden.

Ook voor recalls kan de informatie van GS1 in het EPD straks ingezet worden, mocht dat nodig blijken. Medisch Kliniek Velsen heeft al een recall-proces, dat gelukkig nog niet ingezet hoefde te worden. “We kunnen nu makkelijker zien wat wanneer bij welke patiënt is ingebracht, dus mocht het wel een keer misgaan met een implantaat, dan zal een recall wel eenvoudiger worden.”

Lesson learned

Een belangrijke lesson learned die Hoed wil delen met andere klinieken, is de noodzaak van een goede voorbereiding. “Als wij nieuwe producten gaan gebruiken, dan is het belangrijk om van tevoren afspraken te maken over zaken zoals aanlevering van productinformatie via GS1 Data Source, zodat dit niet nog achteraf moet gebeuren. Dat voorkomt veel extra werk. Zeker voor kleine leveranciers is dit vrij ingewikkeld, zij hebben daarbij hulp nodig en GS1 kan daarbij ondersteunen.”