Tijdswinst en zekerheid voor Dijklander Ziekenhuis door betere informatie over medisch hulpmiddel

Steeds meer zorginstellingen gebruiken GS1 Data Source om via het scannen van barcodes informatie te krijgen over de medische hulpmiddelen die ze gebruiken - van implantaten tot latex handschoenen. Maar vaak beperken zij zich tot het gebruik van de informatie om te voldoen aan wet- en regelgeving. Denk aan de verplichting om informatie over gebruikte implantaten te leveren aan het LIR. Of de verplichting van de MDR, het opslaan en bewaren van klasse III implantaten.

Waarom GS1 Data Source niet gebruiken om er zelf nog meer voordelen uit te halen? Denk aan kwalitatief betere, gestandaardiseerde informatie over hulpmiddelen die slechts éénmaal opgevraagd hoeven te worden en dan voor elk systeem - EPD, ERP - beschikbaar is. Het levert grote tijdswinst op voor ondersteunende afdelingen die de stamdata beheren, het geeft hen de zekerheid dat zij altijd volledige en juiste informatie hebben en de patiëntveiligheid verbetert er ook door.

Diederik Rood en Marije Bakker van het Dijklander Ziekenhuis spreken tijdens de GS1 Healthcare Conference in Parijs op dinsdag 15 november over hun ervaringen met scannen in de OK en het gebruik van GS1 Data Source. Diederik, senior adviseur en projectleider ERP werkt al sinds 2016-2017 aan automatisering van de OK-logistiek middels barcodes en het voldoen aan de wet- en regelgevingen van het LIR. Marije is als projectleider logistiek en stamdatabeheerder een goede samenwerkingspartner om datakwaliteit voor het Dijklander ziekenhuis te verbeteren.

Productdata voor allergieën of afvalscheiding

Veel ziekenhuizen, Dijklander Ziekenhuis niet uitgezonderd, haalden informatie over medische hulpmiddelen handmatig op bij leveranciers. Medewerkers van een inkoop- of ordersecretariaat voegden vervolgens een GTIN en artikelnaam toe en gegevens zoals of een artikel steriel is.

Diederik: “Wij willen GS1 Data Source gebruiken om de kennis en kunde en kwaliteit van data van leveranciers te gebruiken. Bijvoorbeeld om te weten of een artikel steriel is of niet. Of dat het latex bevat, omdat sommige patiënten daar allergisch voor zijn. Daarnaast zou je de artikelinformatie kunnen gebruiken om bijvoorbeeld je afvalscheiding te optimaliseren - omdat je dan hopelijk vanuit GS1 Data Source kunt onttrekken welke verpakkingsmaterialen bij het artikel worden gebruikt.”

Met nieuw ERP productdata geautomatiseerd

In januari 2022 stapte het Dijklander Ziekenhuis over op een nieuw ERP-systeem, van AFAS. Sindsdien is het mogelijk om alle artikelinformatie geautomatiseerd uit GS1 Data Source op te halen, zodra een artikel aangemaakt wordt. Hierbij wordt voor het ziekenhuis belangrijke data opgehaald en daarnaast eventueel extra GTIN’s. Waar een leverancier vaak één GTIN aanleverde, bleek een product dat al tien jaar op de markt was soms meer GTIN's in omloop te hebben, schetst Diederik. “Nu zoekt ons ERP-systeem op basis van het externe referentienummer - de code van de leverancier – welke barcodes nog meer bij het artikel horen, zodat ook die uiteindelijk op de OK gescand kunnen worden.”

Nieuwe mogelijkheden

De nieuwe mogelijkheden van het ERP-systeem hebben onder meer geleid tot het opzetten van een eigen datakwaliteit dashboard. Daarmee kunnen artikelgegevens gecontroleerd worden en vergeleken met de informatie uit GS1 Data Source. Zo is eenvoudiger te checken of de huidige data kloppen, of eventueel aangevuld of vervangen moeten worden, vertelt Diederik.

Daarnaast wil het ziekenhuis de GMDN-code (global medical device nomenclature, red.) kunnen vergelijken met de code in de grootboekrekening waarop een artikel in het ERP staat. “Soms gaat er een schroef een patiënt in die bij een andere grootboekrekening staat dan van dat artikel. Wij willen nu leveranciersdata inzetten om gegevens die het Dijklander gebruikt automatisch te controleren en zo nodig te corrigeren. Dat kan omdat steeds meer systemen gekoppeld worden.”

Pleiten voor volledige productdata

Toch blijft het een uitdaging om – ook via GS1 Data Source – altijd de juiste én volledige informatie over elk product te krijgen, vult Marije aan. “We vragen ons wel eens af waarom in de supermarktbranche alle productinformatie beschikbaar is, van ingrediënten en allergieën tot afmetingen en gewicht – en waarom dat in de zorg anders werkt. Deels ligt dat ook bij de leveranciers. Niet elke leverancier levert alle informatie over alle medische hulpmiddelen en implantaten aan via GDSN (GS1 Data Source).”

Ketensamenwerking - zowel zorginstellingen onderling als met leveranciers – kan hierbij helpen, meent Marije. “Sinds we het datakwaliteit dashboard gebruiken, kunnen we gerichter in beeld krijgen bij welke leveranciers en bij welke producten er data ontbreekt. Momenteel bepleiten we bij leveranciers alleen vanuit onze eigen organisatie dat ze alle data over elk product volledig en actueel aanleveren.”

Eén centrale bron

Marije en Diederik willen dat GS1 Data Source uiteindelijk de basis wordt van alle artikelgegevens over medische hulpmiddelen. Databeheer is toch mensenwerk, dit willen we zoveel mogelijk minimaliseren. Marije: “We willen daarom datadefinities standaardiseren op basis van wat er bij de leverancier bekend is en in GS1 Data Source staat.”

Iedereen heeft er baat bij als informatie in één keer volledig ingevoerd wordt, ook leveranciers, concludeert Marije tot slot. “Dan nemen er geen 79 Nederlandse ziekenhuisorganisaties afzonderlijk contact op omdat ze bepaalde gegevens missen of een barcode in de OK niet gescand kan worden.” Of die oproep effect zal hebben? “Het zal een kwestie van een lange adem zijn, maar de GS1 Healthcare Conferentie lijkt ons een goede plek om ermee te beginnen.”