Afscheid van alle Excelletjes door de GS1 datapool

In 2020 hebben een aantal belangrijke retailers voor het GS1 project een intentieverklaring getekend. Tuinbranche Nederland is een van de initiatiefnemers en activator om dit met alle partijen, retailers én leveranciers, zo goed mogelijk te implementeren. Inmiddels bestaat de groep uit veertien gecommitteerde afnemers: Aveve, BijSTOX, BTC-Retail, Discus, GRS Inkoop & Services, IJsvogel Retail, Intratuin, groothandel Malanico, Tuincentrum Osdorp, Ranzijn, Vijver- en Tuincentrum Pelckmans, Prickels, Warentuin en Welkoop.

Behoefte aan data explodeert

De achterliggende gedachte van de GS1 datapool is dat de huidige behoefte aan productdata mede vanwege e-commerce explodeert. Omdat consumenten zowel offline als online producten kopen, is goede productdata nodig. Daarnaast groeit, door strengere overheidseisen, ook de regelgeving zodat meer data gedeeld moet worden.

De leveranciers van hardware zijn aan zet - levende bloemen en planten zijn vooralsnog buiten het project gelaten. Het doel is om uiterlijk 31 december 2023 alle productdata in de datapool te hebben staan. Vanaf dat moment is er nog maar één bron voor productdata, zodat iedere retailer over dezelfde informatie beschikt. De centrale datapool zal leiden tot meer efficiëntie en kwalitatieve data. Bovendien zijn de data sneller beschikbaar zodat nieuw assortiment makkelijker en eerder is te bestellen.

Marco van der Lee, sectormanager van GS1: “De consument is veranderd, hij oriënteert zich vaak eerst online en dan is productdata essentieel. Zijn die slecht gepresenteerd dan zoekt hij liever een ander product waarbij de productdata wel op orde zijn. Het besef van het belang van kwalitatief hoogwaardige data gaat bedrijven echt verder brengen. We zien alleen nog wel dat de kwaliteit van data bij de meeste leveranciers nog niet goed genoeg is."

Zonder stip op de horizon geen beweging

Van der Lee vervolgt: "Ik wil het natuurlijk niet mooier maken dan het is: het is zowel voor de retail als voor de leveranciers een behoorlijke inspanning om de bedrijfsprocessen aan te passen. Bovendien vraagt het gewoon tijd. We hebben de deadline gesteld op eind 2023, daarbij moet ik zeggen dat niet alle retailers nog  volledig klaar zijn. En dat geldt ook voor een aantal leveranciers. Maar als je geen stip op de horizon zet, krijg je geen beweging. Er zijn inmiddels meer dan 300 aangesloten leveranciers en er zullen nog meer volgen. Leveranciers en retailers zullen over twee jaar waarschijnlijk zeggen: ‘Hadden we deze stap tien jaar geleden maar gezet’."

Meer tijd om samen tijd te besteden aan commerciële doelen

Bij Beeztees zijn ze sinds 1 oktober klaar voor de roll out. Jacco Buijs van Beeztees: “Voor de beoordeling van onze data heeft GRS meegekeken en die hebben bevestigd dat we klaar zijn. De komende weken gaan we de data per product verder verrijken. We hebben gekozen om de implementatie zelf te doen door iemand vrij te maken voor het zorgvuldig vullen van de templates. Door die focus konden we snel stappen maken en hadden bovendien snel inzicht in eventuele 'hiaten' in de basisinformatie. Dit was een eenmalige grote klus, nu we eenmaal alles gevuld hebben is het een kwestie van maandelijks updaten."

“Ik hoop vooral dat er ook strikt via GS1 gewerkt gaat worden en er geen vragen komen voor het aanleveren van extra, klantspecifieke databestanden, dan zou GS1 mijns inziens zijn doel voorbijschieten. Kortom; efficiënter werken en daardoor meer tijd om samen tijd te besteden aan commerciële doelen.”

Juiste informatie bepaalt je zichtbaarheid

Ook ECOstyle heeft alle informatie van het assortiment tot en met 2023 in de GS1 datapool staan, aan het assortiment voor 2024 wordt momenteel de laatste hand gelegd. Jort Bijstra van ECO: “Januari 2024 gaan wij zeker halen. Het GS1 project is bij ons al heel vroeg, in 2019, opgestart met een projectgroep om te inventariseren wat er nodig was om de implementatie te volbrengen."

“Het was en is een arbeidsintensieve klus, maar uiteindelijk is dit voor ons en de retail een gigantische verbetering. GS1 zorgt ervoor dat wij alles centraal beheren, met een enkele klik op de knop kunnen we naar alle retailers artikelinformatie versturen. Dit is efficiënt, vermindert fouten en scheelt enorm veel werk. Bovenal wil je als leverancier op ieder kanaal op de juiste en dezelfde wijze communiceren, de welbekende omnichannel werkwijze wordt de standaard."

“De toekomst is ongewis, maar het is wel helder dat de klant steeds meer informatie wil over een product. Volledige en juiste informatie gaat in de toekomst bepalen of jij als leverancier op de juiste plaats online, maar zeker ook offline, zichtbaar bent. Door onder andere GS1 kun je op een transparante en duidelijke wijze aantonen waar een product vandaan komt, hoe het gemaakt wordt en waar het uit bestaat. Dit moet uiteindelijk leiden tot meer verkopen en daar hebben wij allemaal belang bij."

Inspanning verdient zich terug

Gardena is er al geruime tijd klaar voor. Thomas Hendrickx, Husqvarna Nederland (Gardena): “Het gehele assortiment is gevuld met de basiswaarden. Nu zijn we bezig om de informatie per SKU nog completer te maken, met bij ieder product commerciële teksten en minimaal vijf afbeeldingen.”

“Gardena zag al vroeg de noodzaak en de voordelen van GS1. Begin 2021 hebben we een dataspecialist aangenomen, dedicated voor het verzamelen, invoeren en actueel houden van data bij GS1. Het vullen van de database van GS1 was een tijdrovende klus - een kwestie van even door de zure appel heen. Nu we het assortiment op orde hebben begint dat zich terug te verdienen. Voorheen waren we veel tijd kwijt met het vullen van Excel sheets of PIM systemen van onze klanten. Dat is nu verleden tijd.”

“De informatie die wij op dit moment ontvangen uit de markt geeft aan dat nog niet iedereen klaar is voor de overgang. Met de deadline in zicht zullen de meeste winkeliers wel bijschakelen. Vanaf 1 januari zullen wij hen in ieder geval gaan verwijzen naar GS1 als het gaat om productdata.”

Alle data straks vanuit de centrale PIM

Intratuin is nog druk bezig met het testen om de GS1 datapool aan te sluiten op onze systemen. Peter Paul Kleinbussink, Intratuin Nederland: “Het is de bedoeling dat wij vanaf het einde van dit jaar starten met onboarden van onze leveranciers. Daarbij kiezen wij voor een gefaseerde aanpak, we sluiten leverancier voor leverancier aan.”

“Wij onttrekken alle basisdata zoals omschrijvingen, afmetingen en gewichten uit de datapool. Daar waar het datamodel ook commerciële attributen bevat neemt onze E-commerce afdeling die over. Inkoopprijzen worden via het nieuw ontwikkelde prijsbericht uitgewisseld. Hiermee verwachten we meer, maar ook vooral kwalitatief betere data te ontvangen van onze leveranciers. En juist dit wordt in de toekomst steeds belangrijker.”

“Na het inhoudelijk goedkeuren wordt het prijsbericht automatisch gecombineerd met de productinformatie in de GS1 datapool. Deze informatie wordt in ons PIM, Product Informatie Management, systeem geladen. De datamanagers voeren hier een inhoudelijke controle op uit en verrijken het artikel met interne gegevens zoals classificaties.”

“Alle Intratuin vestigingen zijn gekoppeld aan onze PIM. Dus op het moment dat alle data zijn uitgewisseld en goed staan, kunnen alle Intratuin vestigingen hierbij. De PIM is vervolgens weer gekoppeld aan ons kassasysteem AXI-RS en het Winkelportaal, de bestelapplicaties voor alle winkels. De winkels en logistieke centra werken vooral met de diverse applicaties die de data krijgen vanuit de centrale PIM.”

Branchebrede aanpak essentieel

Lex van Ewijk, GRS Inkoop: “De GS1 datapool gaat zeker werken. En dat is broodnodig gezien het belang van productdata nu en in de toekomst. Om het werkbaar te houden voor de leveranciers, en daar dus draagvlak te creëren, is een branchebrede aanpak essentieel."

“In de praktijk blijkt het lastig om als branche gezamenlijk op te trekken - retailers lopen tegen verschillende problemen aan. We stoppen dus veel effort in het branchebrede aspect. Niet erg, zolang het maar tot de gewenste en afgesproken doelstellingen leidt. Retailers en leveranciers werken er hard aan om er klaar voor te zijn - wel is de term ‘er klaar voor zijn’ voor verschillende interpretaties vatbaar. GRS is klaar om de productdata van leveranciers, conform afspraak, per 1 januari 2024 te ontvangen.”

“Het personeel op de vloer heeft veel contacten met vertegenwoordigers van leveranciers, ook met diegenen die de noodzaak van productdata nog niet helder hebben. Hier kunnen medewerkers een belangrijke (pr) rol vervullen. Daarnaast bieden de data het personeel veel meer informatie over artikelen zodat zij nog beter in staat zijn om klanten goed te informeren.”

Vooral bezig met het checken van de kwaliteit van de aangeleverde data

Marc Krukkert van Welkoop: “De uitwisseling van data via de GS1 datapool wordt succesvol. Vrijwel alle retailers en leveranciers in de tuin & dierbranche zien de voordelen en doen mee met dit initiatief.”

“Vanaf 1 januari 2024 zullen de artikeldata uit de GS1 datapool gehaald worden. De retailer gebruikt deze data voor verschillende doeleinden: logistiek, online content, maar bijvoorbeeld ook voor het maken van schappenplannen. Daarnaast groeit de vraag van consument en overheid naar artikeldata op thema’s als duurzaamheid en traceerbaarheid. En zijn steeds meer datavelden verplicht, bijvoorbeeld op het gebied van verpakkingen en gevaarlijke stoffen. Alle ketenpartners hebben deze data nodig om te voldoen aan de wettelijke eisen.”

“Bij Welkoop lag de focus dit jaar op het informeren en ondersteunen van onze leveranciers in de aansluiting op de datapool. De afgelopen maanden waren we vooral bezig met het checken van de kwaliteit van de aangeleverde data. Parallel zijn we een project gestart om alle artikeldata geautomatiseerd in onze PIM-applicatie te krijgen.”

“Voor afdelingen als category management en datamanagement heeft de aansluiting op de GS1 datapool consequenties op de werkzaamheden. In de praktijk betekent dit dat er minder handmatig gecontroleerd hoeft te worden. De grootste winst op korte termijn zal zijn dat we tijd besparen door af te zijn van de Excels die heen en weer werden gestuurd.”

Goed aanleveren via GS1 moet de standaard worden

Ruud Ottenhof van Tuincentrum Osdorp: “We lezen al in vanuit GS1, dat werkt prima. Goed aanleveren via GS1 moet de standaard worden: betere foto’s, de videootjes en ook duurzaamheid worden steeds meer een ding. We moeten veel info leveren qua verpakkingen en waar het vandaan komt.”

“We hebben een PIM gemaakt voor de leveranciers - een koppeling met GS1 en het ERP-systeem. We willen heel graag de branche omhoog helpen om over die data-informatie te beschikken. Zo hebben we het systeem bij Lemax geïmplementeerd, een volautomatische koppeling - wat je in PIM verandert, verandert ook in GS1 - mooier kan niet.”

Bron: Tuinzaken