BTC-Retail: ‘GS1 datapool maakt het leven voor retailers én leveranciers beter’
“Over één versie van de waarheid beschikken als het gaat om productdata is cruciaal en voorkomt dubbel werk”. Directeur Kees Gommers ziet nadrukkelijk de voordelen van de datapool. Wat het toewerken naar de omarming hiervan ook doet is de drie ‘bloedgroepen’ binnen BTC-Retail nog nauwer met elkaar laten samenwerken.
BTC-Retail BV is een serviceorganisatie in dienst van drie tuincentrumketens. De organisatie is onder andere verantwoordelijk voor de sourcing van producten en het onderhandelen van inkoopcondities met leveranciers binnen en buiten Europa. BTC-Retail is vanaf de start van de GS1 datapool in de tuin- en diersector bewust betrokken bij de uitrol ervan. “We zijn er vlot op aangehaakt, net als partijen als GRS en Intratuin. Dat deden we overigens mede omdat we op dat moment al een keuze hadden gemaakt voor de implementatie van een PIM-systeem.”
‘GS1 datapool is logische vervolgstap’
De adoptie van de GS1 datapool is voor Gommers een logische stap die volgt op wat er bij BTC-Retail in de afgelopen acht jaar is neergezet. De drie bloedgroepen – de tuincentra Bosrand, Tuinwereld en Coppelmans – hebben samen zeventien vestigingen en zijn inmiddels gestart met het verzamelen van productdata in een PIM-systeem. “De start van de GS1 datapool viel hiermee mooi samen. Elke bloedgroep heeft via een module de mogelijkheid om een productomschrijving naar eigen wens aan te passen. Ook kunnen leden de zoekfuncties en zoekmachineoptimalisatie instellen. Toch staat aan de basis altijd dezelfde productinformatie. Vult de leverancier bijvoorbeeld de lengte, breedte en hoogte in, dan scheelt dat onze leden werk. Er ontstaat één versie en locatie van de waarheid. Wil een lid de data toch wijzigen, dan volgt er vanuit BTC een check.”
De grootste winst van de GS1 datapool is het behalen van tijdsbesparing én de kwaliteit van data die de organisatie binnenkrijgt.
Tijdsbesparing en betere datakwaliteit
De grootste winst van de GS1 datapool is volgens Gommers het behalen van tijdsbesparing én de kwaliteit van data die de organisatie binnenkrijgt. “Als meerdere ketens of inkooporganisaties los van elkaar een leverancier benaderen met eigen formatwensen, kan dit leiden tot slordige bestanden. Het gebruik van de GS1 datapool geeft controle. Staat er alsnog ergens een fout in de productdata, dan haalt een van de aangesloten ketens die er wel uit en vraagt de leverancier om dit aan te passen. Leveranciers hebben er dus voordeel bij omdat ze niet steeds een ander template voorgeschoteld krijgen.”
‘De markt verlangt simpelweg meer details’
Een veelgehoorde opmerking is dat de GS1 datapool leveranciers veel werk bezorgt. Daar denkt Gommers anders over. “Een leverancier die een goede PIM heeft, beschikt als het goed is ook over goede productdata. Dat levert zo’n organisatie tijdwinst op, je kunt immers via GS1 naar elke ontvanger dezelfde data sturen. Voor wie nog niet zover is, kan het inderdaad voelen als heel veel werk, maar zo zou het niet moeten zijn. Zowel retailers als consumenten verlangen meer details over producten. Daar op inspelen leidt tot meer nauwkeurigheid en ik hoop dat leveranciers het zo ook willen zien. Deze slag hoort bij deze tijd, je moet ervoor zorgen dat je data op orde is, dus ook productdata. Wij importeren zelf ook artikelen en komen eveneens niet meer weg met alleen een barcode, omschrijving en prijs.”
Al deze data is nodig om een artikel online te verkopen. Daarnaast is de informatie waarop mensen kunnen filteren belangrijk.
Data voor het vullen van de webshop
De BTC-Retail leden zullen de GS1 datapool data, inclusief de afbeeldingen, vooral gebruiken als informatie voor de webshop, geeft Gommers aan. “We willen nu vooral alle data die nodig is om een artikel online te verkopen. In de basis zijn dit natuurlijk de productomschrijving, foto en barcode, maar het gaat uiteraard veel verder. Denk bijvoorbeeld aan afmetingen, kleuren, materialen en andere uitgebreidere consumentvriendelijke informatie. Al deze data is nodig om een artikel online te verkopen. Daarnaast is de informatie waarop mensen kunnen filteren belangrijk. Zoals currygeel, okergeel of gewoon geel. Die kleuren zijn aparte filtervakjes. GS1 helpt ons met het trechteren van bepaalde data door met standaard keuzelijsten te werken, bijvoorbeeld voor kleur. Zo kunnen we vanuit de PIM een soort catalogusfunctie creëren.”
‘Hoop dat leveranciers dit niet als noodzakelijk kwaad zien’
De overstap naar de datapool moet eind 2023 zijn afgerond. Wat Gommers betreft zijn alle leden van BTC-Retail dan zover. Hij hoopt vurig dat dit ook voor de leveranciers geldt. “Voordelen zijn er voor iedereen. Het achterna jagen van leveranciers zou niet langer nodig moeten zijn, want het kost leveranciers uiteindelijk minder tijd om data aan te leveren. Bovendien beschikken wij over betere gegevens. Ik hoop daarom dat zoveel mogelijk leveranciers dit niet als een noodzakelijk kwaad zien, want de GS1 datapool maakt het leven echt prettiger.”
