GDSN: ‘Single source of truth’ voor herbruikbare steriele hulpmiddelen

Voor het reinigen, desinfecteren en steriliseren van herbruikbare medische hulpmiddelen hebben zorginstellingen data nodig. Welk desinfectiemiddel moeten ze gebruiken? Welke sterilisatiemethodiek kunnen ze toepassen? De antwoorden op deze vragen, geleverd door de fabrikanten van de hulpmiddelen, zijn nodig om de patiëntveiligheid te kunnen garanderen. “Wij willen zeker weten dat onze werkwijze leidt tot een steriel hulpmiddel”, vertelt Jolanda Buijs, geaccrediteerd deskundige steriele medische hulpmiddelen en reiniging desinfectie scopen bij het Erasmus MC in Rotterdam.

Dat is niet vanzelfsprekend. De procedure die de fabrikant van een nieuw hulpmiddel voorschrijft, komt niet altijd overeen met de bestaande procedures van ziekenhuizen. “Daarom willen we eerst controleren wat die procedure is voordat we een nieuw hulpmiddel in gebruik nemen”, vertelt Buijs. Zij krijgt bijval van Kees van der Meulen, die de zelfde functie als Buijs bekleedt bij het Bravis Ziekenhuis in Roosendaal. “Als de nieuwe procedure niet aansluit, kunnen we natuurlijk onze bestaande processen aanpassen. Maar dat kost tijd, ook omdat de aangepaste processen eerst gevalideerd moeten worden. Tot die tijd kunnen we het betreffende hulpmiddel niet invoeren.”

Nieuwe datavelden in GDSN

Vanaf 25 februari wordt het fabrikanten weer een stuk gemakkelijker gemaakt om de data voor het reinigen, desinfecteren en steriliseren van herbruikbare medische hulpmiddelen te delen met zorginstellingen. Op die dag worden nieuwe datavelden van de Uniforme Dataset toegevoegd aan het Global Data Synchronisation Network (GDSN); niet alleen voor het reinigen, desinfecteren en steriliseren van hulpmiddelen, maar ook over de opslagcondities van hulpmiddelen en het type afval dat ze veroorzaken. Dat betekent dat fabrikanten die data kunnen invoeren in GDSN en dat zorginstellingen die data uit de GS1 datapool kunnen halen.

Voor zowel Van der Meulen als Buijs is dat de toekomst: dat ziekenhuizen alle productdata digitaal ontvangen en volledig automatisch vanuit de GS1 datapool in hun eigen ziekenhuisinformatiesystemen en het instrumentenvolgsysteem van de Centrale Sterilisatieafdeling (CSA) kunnen inlezen. “Dan hebben we daadwerkelijk de ‘single source of truth’, één bron van de waarheid”, stelt Van der Meulen. “En die bron is de fabrikant die de data in GDSN zet. Niemand anders krijgt dan nog de kans om data toe te voegen of aan te passen. En als de producent wijzigingen doorvoert, belanden de gewijzigde data automatisch in het ziekenhuisinformatiesysteem. Daardoor gaat de foutkans aanzienlijk naar beneden. Bovendien hebben wij dan minder tijd nodig voor de opbouw van de productdossiers die we moeten kunnen overleggen aan toezichthouders.”

Standaardisatie zorgt voor efficiëntie

Tot een paar jaar geleden beschikte de Vereniging van Deskundigen Steriele Medische Hulpmiddelen (VDSMH) over een eigen formulier voor het delen van productdata. Dat Word-document is opgesteld toen zorginstellingen vanwege het Convenant Veilige Medische Technologie verplicht werden om te starten met dossiervorming rondom het sterilisatieproces. “Iedere zorginstelling startte met het uitvragen van informatie en iedere zorginstelling deed dat weer op andere manier. De fabrikanten van hulpmiddelen werden gek van ons. Met standaardisatie zorgen we ervoor dat uitwisselen van data voor iedereen behapbaar blijft”, legt Buijs uit.

Van der Meulen en Buijs zijn respectievelijk voorzitter en bestuurslid van de VDSMH en nauw betrokken bij het standaardisatieproces. Toen zij zagen dat distributeurs en andere brancheverenigingen het plan opvatten voor een standaard Excel-document voor het delen van data, sloten zij maar wat graag aan. “Wij hebben voorgesteld om het VDSMH-formulier te gebruiken als basis voor dat Excel-document. Op die manier zijn we betrokken geraakt bij verdere standaardisatie in de zorgsector.” 

Minder onnodige fouten

Alle inspanningen op het gebied van standaardisatie hebben geleid tot de Uniforme Dataset die vorig jaar is geïntroduceerd. Deze dataset is beschikbaar in de vorm van een standaard Excel-document, dat nu de basis vormt voor het delen van productdata tussen fabrikanten, distributeurs en zorginstellingen. “Voor zorginstellingen is dit een handig document omdat ze nu snel kunnen zien of ze een specifiek herbruikbaar medisch hulpmiddel kunnen inzetten. En of alle productdata beschikbaar zijn die gevraagd worden in het kader van het Convenant Veilige Medische Technologie”, weet Van der Meulen.

Buijs zit in de stuurgroep van de Uniforme Dataset. “Voorheen hadden we een formulier dat elke producent voor elke zorginstelling steeds weer opnieuw moest invullen. Dat was een enorme werklast en leidde bovendien tot onnodige fouten. Maar het gaat niet alleen om data en dossiers. Het gaat natuurlijk ook om de kwaliteit van de processen die op sterilisatieafdelingen van ziekenhuizen worden uitgevoerd. Die processen moeten ervoor zorgen dat de gebruikers, met name de OK, kunnen beschikken over steriele hulpmiddelen.”

Water bij de wijn

Het maken van afspraken tussen fabrikanten, distributeurs, zorginstellingen over de Uniforme Dataset was lang en intensief. “De kunst is om de informatie die wij willen ontvangen te vertalen naar goede definities van de datavelden in het ECHO-datamodel dat de basis vormt van GDSN. Wij zijn geen van allen IT-deskundigen en hebben de hulp van GS1 op dit punt hard nodig gehad”, stelt Buijs.

Wel heeft VDSMH heel wat water bij de wijn moeten doen. Niet alle datavelden uit het oorspronkelijke VDSMH-registratieformulier zijn opgenomen in de Uniforme Dataset. Van der Meulen: “We hebben concessies moeten doen om de fabrikanten tegemoet te komen en dit resultaat te kunnen bereiken. Dat betekent dat een deskundige steriele medische hulpmiddelen nu wat eerder de uitgebreide gebruikshandleiding moet raadplegen om extra informatie te achterhalen. Maar de voordelen wegen ruimschoots op tegen de nadelen. Het is fijn dat we straks een deel van de data automatisch ontvangen, ook al zijn dat niet alle data die we nodig hebben. Het zijn in ieder geval genoeg data om een quickscan van het hulpmiddel te kunnen maken.”

Samen de schouders eronder

Van der Meulen en Buijs zijn blij met de stappen die tot nu toe zijn gezet, maar benadrukken dat de sector nog niet klaar is. “We hebben pas wat aan alle extra datavelden in GDSN als de fabrikanten die daadwerkelijk vullen. Op dat punt moeten nog flink wat stappen worden gezet”, aldus Buijs. Van der Meulen: “Daarom roepen we fabrikanten op om alle velden actief te vullen, zodat het delen van data via GDSN een kans van slagen heeft. Als die velden niet gevuld worden, bestaat de kans dat zorginstellingen weer terugvallen op het oude formulier dat wel de gevraagde data levert. Alleen als we gezamenlijk als sector de schouders eronder zetten, wordt dit een succes.”