Nestlé neemt datakwaliteit in eigen beheer met GS1 Data SelfCheck

Over het belang van datakwaliteit bestaat binnen Nestlé Nederland geen discussie. Betere data leidt tot accuratere analyses, zorgvuldigere besluiten en efficiëntere processen. Als de data op orde is, kan het bedrijf beter voldoen aan zijn verplichtingen en sneller inspelen op ontwikkelingen in de markt. “Data speelt een steeds prominentere rol in elk onderdeel van de bedrijfsvoering. Kijk hoe snel de wereld zich ontwikkelt. Een hoge datakwaliteit maakt je bedrijf ‘fit for the future’”, vertelt Esterella Voorthuijsen, datamanager bij Nestlé Nederland.

Goede datakwaliteit is bij een foodproducent als Nestlé van belang voor de hele supply chain. “Correcte logistieke data is cruciaal voor traceerbaarheid, voorraadbeheer maar ook efficiëntie. Zo kun je de beladingsgraad van vrachtauto’s optimaliseren en daardoor de CO₂-uitstoot reduceren”, zegt Voorthuijsen, die leiding geeft aan het drie leden tellende datateam. Ylenia Madja, master data analyst bij Nestlé, noemt nog een voorbeeld: “Dat betreft het groeiende aantal volledig geautomatiseerde distributiecentra van foodretailers. Als wij de logistieke data niet goed in GS1 Data Source zetten, worden onze pallets niet toegelaten.”

Vier tot vijf weken

Tot een jaar geleden liet Nestlé, net als andere foodproducenten, haar ingevoerde artikeldata controleren door een door GS1 geaccrediteerde Data Management Service (DMS). Dat is een tijdrovend proces, dat start zodra een nieuw product wordt geïntroduceerd. Het datateam stuurt in dat geval twee volledig gevulde cases naar de DMS, die alles meet en weegt, de meetresultaten vergelijkt met de data in de GS1 datapool en vervolgens de bevindingen terugkoppelt aan Nestlé. Dat duurt al snel vier tot vijf weken. “Het moment waarop we het product naar de DMS sturen, ligt vaak dicht bij het moment waarop het product de markt op gaat. We kunnen het ons niet veroorloven om vier of vijf weken te wachten op de terugkoppeling”, stelt Voorthuijsen.

Daarnaast leidde het proces geregeld tot een intensieve communicatie met de DMS. Nestlé was gewend om de productdata zelf nog eens te controleren door het product na te meten, maar de meetgegevens van Nestlé en DMS kwamen niet altijd overeen. Madja: “Dat ging bijvoorbeeld over de afmetingen van een candybar. Moet je de uiteinden van de wikkel wel of niet meenemen? Daarvoor heeft GS1 meetregels opgesteld, maar die moeten wel correct geïnterpreteerd worden. Dat gebeurde niet altijd, wat veel tijd en energie kostte.”

Checklist met criteria

Toen Nestlé hoorde over GS1 Data SelfCheck, was het bedrijf direct geïnteresseerd. Dit certificaat garandeert dat Nestlé de datakwaliteit op orde heeft. Daarvoor hoeft het de productdata niet meer te laten controleren door een DMS. “Omdat we in meerdere stuurgroepen zaten, hadden we nauw contact met GS1 en bleven op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Zo is het balletje gaan rollen en zijn we gestart met het certificeringstraject”, vertelt Voorthuijsen. Madja: “GS1 wist al dat we datakwaliteit zeer serieus nemen. Dat hebben ze gezien tijdens het maken van de interne trainingsvideo’s waarin we uitleggen hoe producten gemeten moeten worden.”

Wie het GS1 Data SelfCheck-certificaat wil ontvangen, doorloopt een certificeringstraject voor logistieke- en/of etiketinformatie. Hierbij moet je voldoen aan een toetsingslijst met ruim 100 punten die door een externe auditor worden gecheckt. Nestlé heeft anderhalf jaar nodig gehad om als eerste en tot nu toe enige bedrijf het certificaat te ontvangen. Voorthuijsen: “Belangrijkste voorwaarde is dat het hele proces nauwgezet op papier is vastgelegd. Er moet beleid worden opgesteld dat alles afdekt.” Het traject is afgesloten met een audit die anderhalve dag in beslag nam. We moesten aantonen dat de werkinstructies op orde zijn, dat iedereen die opvolgt en dat we ook interne audits uitvoeren.”

Aanschaf van meetapparatuur

Het grootste deel van het proces was al op orde. De juiste werkinstructies waren al aanwezig. “De belangrijkste investering die we hebben gedaan is de aanschaf van een heel goed meetapparaat. Dit apparaat scant automatisch de contouren van elk product en legt de afmetingen vast in onze database. Die database is gekoppeld aan ons SAP-systeem, zodat we meteen kunnen controleren of onze meetgegevens overeenkomen met die van de fabriek. Dat we niet meer zelf met linialen aan de slag hoeven, scheelt enorm veel tijd”, verklaart Madja.

Het is nu een jaar geleden dat Nestlé Nederland het certificaat in ontvangst mocht nemen. Voorthuijsen noemt het een enorme mijlpaal. “Het laat zien dat wij datakwaliteit hoog in het vaandel hebben. Maar het certificaat binnenhalen is niet genoeg, wij willen het ook behouden. Daarnaast blijven we kijken naar verdere mogelijkheden voor de toekomst en zullen we onze processen en procedures continu evalueren.”

Voorbeeld binnen Nestlé

Het certificaat heeft binnen Nestlé de aandacht getrokken en het datateam heeft voor de top van het bedrijf een presentatie gegeven. “Wij worden als dataspecialisten beschouwd en als voorbeeld gesteld binnen Nestlé. Dat helpt ook in de communicatie met de fabrieken, die de bron zijn van alle productdata. Als wij aangeven dat een fabriek structureel verkeerd meet, weten ze dat ze hun eigen procedures nog eens goed tegen het licht moeten houden. De communicatie verloopt beter en sneller.”

Dat het datateam nu datakwaliteit in eigen beheer heeft, biedt vele voordelen. “Dat maakt ons flexibeler en sneller. We hebben het proces nu volledig in eigen hand en zijn niet meer afhankelijk van derden. We hoeven geen dozen vol producten op te sturen en besparen kosten. En dat het proces geen frustraties meer oplevert, maakt het werk voor iedereen fijner.”

Voldoende expertise

Of GS1 Data SelfCheck voor elke foodproducent een uitkomst is, vraagt Voorthuijsen zich af. “Datakwaliteit in eigen beheer heeft voordelen, maar die verschillen afhankelijk van de inrichting van je organisatie. Eerst moet je je ervan verzekeren dat je voldoende expertise in huis hebt of daarin kunt investeren. Een andere vraag betreft de schaalgrootte: om hoeveel producten gaat het op jaarbasis? En ben je tevreden over het huidige proces? Als datakwaliteit binnen je bedrijf helemaal geen prioriteit heeft, zou ik niet aan certificering beginnen en met een DMS blijven werken.”

Voor Nestlé bestond daarover geen twijfel. Voorthuijsen: “Datakwaliteit zit in onze processen. En in een snel veranderende wereld vormt betrouwbare data de basis voor een succesvolle toekomst. Wij kijken nu al vooruit naar de opkomende ontwikkelingen rondom labeling, verpakkingen en 2D-barcodes. Het gaat ons niet alleen om het leveren van kwaliteit, maar ook om het leggen van een goed fundament voor de toekomst.”