Samenwerking met klant cruciaal voor goede artikeldata
SHI non-food concepts zorgt al jaren voor gevulde schappen bij hun klanten. Verdeeld over de pijlers ijzerwaren, elektra, paint en non paint, multimedia en sanitair biedt SHI artikelen en concepten die onmisbaar zijn voor de afwerking of verbetering van woon- en werkomgevingen. En ze delen de artikeldata daarvan via de datapool van GS1. “Daarmee bieden we klanten extra service omdat de data in GS1 overzichtelijk en uniform gepresenteerd wordt”, zegt Francis van Weert, verantwoordelijk voor de invoer van artikeldata bij SHI.
Een belangrijke reden voor SHI om artikeldata te gaan delen via de GS1 datapool was de groeiende vraag vanuit klanten: groothandels, retailers en e-tailers in het professionele en doe-het-zelf kanaal. “Wij houden dankzij onze fijnmazige distributie de schappen van onze klanten gevuld. Als er vandaag drie kwasten bij een vestiging van Gamma worden verkocht, hebben wij die morgen weer aangevuld. Van enkele klanten kregen we de vraag of we ze ook op het gebied van artikeldata meer konden ontzorgen. De datapool van GS1 is daarvoor een geschikt platform”, zegt Rico Coolen, legal & quality control manager bij SHI.
Hij benadrukt dat niet alleen de klanten voordeel ervaren van de GS1 datapool. “De uitgebreide artikeldata in GS1 verrijkt ook de dataset in ons eigen ERP-systeem. Ons ERP-systeem kan niet alle data kwijt, maar na een aanstaande update is dat aangepast. Dankzij die koppeling beschikken we dan ook intern snel over alle data.”
De uitgebreide artikeldata in GS1 verrijkt ook de dataset in ons eigen ERP-systeem.
In eigen hand
In eerste instantie werd door SHI een tussenpersoon ingeschakeld voor de upload van de data naar de datapool, maar dat leverde volgens Coolen niet het gewenste resultaat op. “Het was voor ons reden om zelf direct in de webinterface van GS1 te gaan werken. Door hier data rechtstreeks in te voeren, kunnen we veel sneller en effectiever werken. We hebben de invoer nu helemaal in eigen hand.”
Van Weert houdt zich sinds mei dagelijks bezig met het invoeren van de artikeldata. “Ik heb me eerst goed verdiept in de database en werkwijze van GS1. Daarbij helpt de informatie op de website van GS1 enorm. Daar staat eenvoudig beschreven hoe de datapool werkt en hoe je data kunt invoeren. Ook de instructievideo’s zijn duidelijk. Het is een overzichtelijk programma en dat maakt het begin makkelijk en laagdrempelig.”
Duidelijke afspraken
Coolen en Van Weert hebben een belangrijke tip voor bedrijven die ook willen starten met de GS1 datapool. “Maak duidelijke afspraken met de klant over de assortimenten die je levert en in de datapool gaat invoeren. Welke data willen ze ingevoerd hebben en welke niet? De verplichte velden spreken voor zich, maar vooral de specifieke data die klanten soms willen opnemen, vragen in een vroeg stadium aandacht. Dat kan veel onnodig en extra werk verderop in het traject schelen”, zegt Coolen.
Het is volgens Van Weert ook belangrijk om met kleine stapjes te beginnen. “We spreken samen met de klant een brick (een productcategorie) af waar we aan beginnen. We voeren dan eerst de data in van een select aantal artikelen en bespreken die daarna met de klant. Als dat naar wens is, kunnen we de bulk gaan invoeren en uploaden.”
Maak duidelijke afspraken met de klant over de assortimenten die je levert en in de datapool gaat invoeren.
Keuze productcategorie soms een uitdaging
De keuze voor de verschillende bricks waarin producten vallen, wil nog wel eens voor een uitdaging zorgen, zo hebben ze bij SHI ervaren. “Soms wil de klant een product in een bepaalde brick ondergebracht hebben, terwijl het volgens ons beter tot zijn recht komt in een andere brick. Daarover neem ik altijd contact op met de klant om te bespreken waarom het in onze ogen beter onder een andere productcategorie ondergebracht kan worden. Zo komen we altijd tot een oplossing die door ons én de klant weloverwogen gemaakt is”, zo licht Van Weert toe.
Daarbij kan het volgens Coolen helpen als de bricks verder geoptimaliseerd worden. “Soms moet je binnen een gekozen brick verplichte vragen beantwoorden die eigenlijk niet relevant zijn voor het betreffende product. In die situaties zou de keuzeoptie ‘niet van toepassing’ een oplossing kunnen bieden. Daarmee voorkom je dat leveranciers eigen oplossingen gaan verzinnen om het probleem te omzeilen.”
Snelle opvolging vragen
Behalve met de klanten waarvoor Van Weert artikeldata invoert, heeft ze ook veelvuldig contact met GS1. “Dat contact verloopt erg prettig. Vragen worden snel opgepakt en beantwoord en daardoor kan ik snel verder. Bovendien staat GS1 open voor suggesties om de datapool verder te verbeteren. Er wordt actief meegedacht en gezocht naar oplossingen.”
Het is volgens Van Weert en Coolen vooral van belang om met elkaar in gesprek te blijven. “Samen met klanten en GS1 blijven we werken aan een zo optimaal mogelijke dataset. Niet alles is mogelijk, maar de datapool biedt al veel mogelijkheden waar zowel onze klanten als wij zelf veel voordeel uit kunnen halen.”
De datapool biedt al veel mogelijkheden waar zowel onze klanten als wij zelf veel voordeel uit kunnen halen.
Product bij de hand
Een praktische tip die Van Weert nog wil delen: zorg dat je het product bij het invoeren van de artikeldata bij de hand hebt. “Ik zorg er altijd voor dat ik het artikel bij me heb als ik de data invoer. Zo kun je nog een extra check uitvoeren en voorkom je mogelijk verkeerde invoer.”
Coolen vult aan dat je als leverancier ook nooit moet vertrouwen op de data die in het eigen systeem staat. “Het kan goed zijn dat de verpakking inmiddels is veranderd of dat het product andere of nieuwe markeringen heeft. Die extra aandacht bij de invoer bespaart je uiteindelijk veel werk.”
Wensenlijstjes
Gevraagd naar de uitdagingen die SHI ziet als het gaat om het delen van artikeldata noemt Van Weert de wensen die verschillende klanten hebben voor specifieke data. “Elke klant heeft wel een wensenlijstje met data die zij ingevoerd willen hebben terwijl die voor andere klanten niet relevant is. De aanwezigheid van broncodebeveiliging op een artikel is daar een goed voorbeeld van. Voor Intergamma moeten we die data opnemen, voor andere klanten niet.”
Coolen ziet naast deze uitdaging vooral kansen met de GS1 datapool. “Onze verkopers komen bij klanten over de vloer en als zij afspreken dat we nieuwe artikelen gaan leveren, kunnen we de data van die producten alvast in de datapool zetten. Dan is die voor de betreffende klant ook al meteen beschikbaar en kunnen ze het product meteen opnemen in assortiment.”
