Tijdsbesparing voor leveranciers huisdierproducten met GS1 datapool

In een panel van retailers en een leverancier haalt Maarten Mellink de introductie van een nieuw product aan: een oprolbare hondenlijn met een totale lengte van maar liefst 15 meter. “Eén van onze medewerkers heeft het hele distributiecentrum afgezocht naar een opslaglocatie die geschikt was voor producten met een lengte van 15 meter”, lacht de manager supply chain van IJsvogel Retail, bekend van Pets Place en Boerenbond. “Dit voorbeeld laat zien hoe ontzettend belangrijk productdata zijn. Die zijn het fundament van alle dagelijkse beslissingen.”

Product en data onlosmakelijk verbonden

Mellink reageert met zijn uitspraak op de stelling dat productdata belangrijker zijn dan het fysieke product. Dagvoorzitter Henk van Houwelingen, directeur van brancheorganisatie Dibevo, legt de stelling voor aan het panel. Steven Oosterloo, commercieel manager bij diervoedingproducent Vitalstyle, onderschrijft het belang van productdata ook. “Voor ons is het fysieke product een afgeleide van productdata. Data vormen immers de basis voor de ontwikkeling van al onze producten. Als leverancier vind ik het fijn dat al die productdata gedeeld wordt met retailers, zodat zichtbaar wordt waarom ons product het juiste product is.”

Marc Krukkert, manager category management bij Welkoop, durft nog niet zover te gaan dat productdata belangrijker is dan het product zelf. “Zonder product hebben we immers geen handel en ook geen productdata. Maar feit is wel dat consumenten zich tegenwoordig op een heel andere manier oriënteren. Het internet speelt daarin een belangrijke rol. Willen we als retailer of als merkfabrikant op internet gevonden worden, dan is productdata heel belangrijk. Product en data zijn dus wel onlosmakelijk met elkaar verbonden.”

Dringende oproep van retailers

Vanwege het grote belang van productdata doet een groep van elf vooraanstaande retailers een dringende oproep aan alle leveranciers van diervoeding en dierbenodigdheden. Die retailers zijn BTC Retail, GRS Services, IJsvogel Retail, Intratuin, Malanico, Tuincentrum Osdorp, Vijver- en tuincentrum Pelckmans, Prickels, Ranzijn, Warentuin en Welkoop,

Vanaf 31 december van dit jaar willen zij voor productdata gebruik maken van de GS1 datapool. Dat geldt voor productdata van zowel consumenteneenheden als handelseenheden, inclusief productafbeeldingen. “Het delen van inkoopprijzen en inkoopcondities verloopt vanwege de gevoeligheid van deze data niet via de datapool - daarvoor is een standaard Excel-formulier ontwikkeld”, zegt Marco van der Lee, sectormanager doe-het-zelf, tuin en dier bij GS1 Nederland.

Het gebruik van één datapool zorgt voor minder werklast in de hele keten. Leveranciers hoeven niet langer  verschillende spreadsheets in te vullen om retailers van productdata te voorzien. “We weten allemaal hoe onrustig de markt nu is. Iedereen heeft te maken met kostenverhogingen en is op zoek naar efficiëntie”, stelt Oosterloo. Mellink wijst daarnaast op het belang van datakwaliteit. “Door productdata op gestandaardiseerde wijze uit te wisselen, dwingen we een betere datakwaliteit af.”

Maximaal rendement uit investeringen

Welkoop wil de indruk vermijden dat bedrijven een grote investering moeten doen om met de datapool aan de slag te gaan. “Het is een andere manier van omgaan met data en beschikbaar stellen van die data aan retailers. Het hoeft niet heel veel extra werk te kosten. Sterker nog, het gaat tijd opleveren. We zitten straks niet meer te worstelen met al die verschillende formulieren waarop we de ene keer iets in centimeters en de andere keer iets in millimeters moeten invullen”, stelt Krukkert.

Als we meer en betere productdata uitwisselen, stijgt de conversie. In webshops haken veel consumenten voortijdig af omdat ze cruciale informatie over het gezochte product niet kunnen vinden. “Het heeft alles te maken met return on investment”, stelt Oosterloo. “We investeren met ons allen enorm veel om deze sector draaiende te houden. Een gemeenschappelijke datapool zorgt ervoor dat het rendement van al die investeringen maximaal is.”

Eerst stappen voordat je kunt lopen

Een aantal leveranciers is al vrij ver met het gebruik van de GS1 datapool, waaronder Flamingo. Deze Belgische leverancier van dierbenodigdheden is gestart met het handmatig invoeren van productdata via de GS1 webinterface. “Maar met een assortiment van 9000 artikelen is dat te veel werk. We hebben daarom ervoor gekozen om een product informatie management-systeem (PIM) aan te schaffen en de datapool vanuit dit systeem te voeden. Een aparte mapping tool zorgt voor de vertaling van de data uit ons PIM-systeem naar het datamodel van GS1”, vertelt Cindy Van De Water, masterdata-coördinator bij Flamingo.

Aan leveranciers die nog moeten starten, geeft Van De Water het advies om wel met de GS1 webinterface te beginnen. “Je moet eerst stappen voordat je kunt lopen. Begin simpel met een paar artikelen, zodat je ontdekt wat je daarvoor moet doen. Als je besluit om net als wij een PIM-systeem te implementeren, wees dan goed voorbereid en ga op zoek naar een goede implementatiepartner. En zorg dat je je eigen productdata optimaal onderhoudt. Dat vraagt tijd, dus houd daar rekening mee in de personeelsbezetting. Het hele project heeft een grote impact gehad op de organisatie, maar heeft daarna alleen nog maar tijdswinst opgeleverd.”

‘Durf om hulp te vragen’

Voor Malanico betekent het gebruik van de GS1 datapool dubbel voordeel op. De groothandel gebruikt de datapool om productdata te ontvangen van leveranciers, maar ook om productdata te verstrekken aan retailers. Fakkert adviseert leveranciers om eerst te inventariseren welke productgroepen voor hen relevant zijn. Daardoor ontstaat vanzelf een goed beeld van de productdata die gevraagd worden. “Er zijn datavelden die voor alle producten verplicht ingevuld moeten worden, maar ook verplichte datavelden die per productgroep verschillen. Als je weet welke productdata je nog niet hebt, weet je waarmee je als eerste aan de slag moet.”

Zowel Flamingo als Malanico adviseren om gebruik te maken van de beschikbare kennis. GS1 heeft een stappenplan geformuleerd en instructievideo’s ontwikkeld. In trainingen en webinars geeft GS1 praktische tips en handvatten om aan de slag te gaan met de datapool. “Durf om hulp te vragen. GS1 heeft ons enorm geholpen”, aldus Van De Water. Fakkert wijst tot slot op de streefdatum van 31 december 2023: “En begin op tijd, liever vandaag nog dan morgen.”