Uniforme dataset medische hulpmiddelen ook voor 3M een efficiënte oplossing
3M produceert uiteenlopende medische hulpmiddelen, van medische tapes en verbanden tot afdeklakens en stethoscopen. De komst van de Uniforme Dataset voor medische hulpmiddelen maakt het delen van productdata een stuk efficiënter en minder foutgevoelig. Zeker als dat verloopt via het Global Data Synchronisation Network (GDSN) in combinatie met de GS1 datapool. Mark Koolen van 3M: “Zorginstellingen gebruiken deze standaard al, dus we hopen snel op optimaal gebruik.”
Toen Mark Koolen twee jaar geleden hoorde dat GS1 samen met fabrikanten, zorginstellingen en brancheorganisaties werkte aan een uniforme dataset voor medische hulpmiddelen, was hij direct getriggerd. “Binnen 3M ontvangen we enorm veel verzoeken van afnemers om productdata aan te leveren. Niet alleen van instellingen en distributeurs in de zorgsector, maar ook van klanten in de andere sectoren waarin we actief zijn. Met een assortiment van circa 80.000 artikelen kost het enorm veel tijd om aan al die verzoeken te voldoen. Daarom werken we graag mee aan standaardisatie. Een uniforme dataset maakt het uitwisselen van productdata een stuk efficiënter, zowel voor ons als voor de ontvangers van die data”, vertelt de Project Leader Channel Syndication van 3M in Europa.
Vrijwel elk verzoek om productdata ging tot voor kort vergezeld van telkens een ander Excel-formulier. Steeds weer opnieuw moest 3M de benodigde data handmatig opzoeken en invoeren in al die Excel-bestanden. De logistieke data en verpakkingsdata waren relatief eenvoudig te vinden in het wereldwijde ERP-systeem, terwijl de marketingdata uit het PIM-systeem konden worden gehaald. “De grote uitdaging betrof de data die verplicht is in het kader van wet- en regelgeving. Is het product steriel? Wat is de risicoklasse? Gelukkig bleek dat 3M in Amerika zojuist was gestart met vullen van een database met ‘regulatory data’. Het heeft flink wat moeite gekost, maar inmiddels beschikken we in Europa ook over een digitale koppeling met die database.”
Automatisch vullen van datasets
Dankzij de uniforme dataset hoeft 3M niet meer na elke introductie van een nieuw product tientallen verschillende Excel-bestanden in te vullen. Sterker nog: met behulp van een nieuwe syndicatietool is het bedrijf in staat om de uniforme dataset automatisch te vullen met de productdata uit de verschillende systemen en databases. “Het heeft veel tijd gekost om de datavelden uit alle systemen te koppelen en te vertalen naar de datavelden in de uniforme dataset, maar dat was een eenmalige investering. Dat proces werkt nu goed. Als onze Amerikaanse collega’s hun database aanvullen met een product dat ook in Nederland wordt verkocht, worden de betreffende regulatory data automatisch toegevoegd aan de uniforme dataset.”
Het grote voordeel van GDSN is dat zorginstellingen en distributeurs straks automatisch de productdata ontvangen als de fabrikant een nieuw product opvoert of een bestaand product wijzigt.
Het uiteindelijke doel is dat fabrikanten de uniforme dataset publiceren via het Global Data Synchronisation Network (GDSN) dat wordt beheerd door GS1. Dat stelt zorginstellingen en distributeurs in staat om de productdata volledig automatisch uit de GS1 datapool te halen en in hun eigen systemen in te lezen. Koolen: “Het grote voordeel van GDSN is dat zorginstellingen en distributeurs straks automatisch de productdata ontvangen als de fabrikant een nieuw product opvoert of een bestaand product wijzigt. Vijfennegentig procent van de ziekenhuizen maakt al gebruik van de GS1 datapool, daarom werkt 3M hard aan het publiceren van de productinformatie naar GDSN. De koppeling is al getest en de eerste groep producten zijn succesvol geladen.”
Downloads als tussenoplossing
Op dit moment beschikt 3M over een tussenoplossing. Koolen heeft samen met zijn team een website gecreëerd die wordt gevoed door de nieuwe syndicatietool. Zorginstellingen en distributeurs kunnen op die website zoeken naar de 3M-producten die ze gebruiken. Als ze een product aanklikken, zien ze een pagina met de belangrijkste kenmerken evenals linkjes naar documenten en afbeeldingen. Ook zien ze daarop een link naar een Excel-bestand met de uniforme dataset van het product, geheel volgens de specificaties. “Onze klanten kunnen hier de uniforme dataset downloaden voor alle beschikbare producten en deze importeren in hun eigen systeem. Dat betekent veel minder handmatig werk en dus ook veel minder fouten”, weet Koolen.
De website biedt de mogelijkheid om te zoeken op GMDN-code, risicoklasse of datum van opvoering. Omdat ook de GTIN van elke verpakkingsvariant in de dataset zijn opgenomen, verbetert ook de traceerbaarheid van de medische hulpmiddelen. “Op dit moment staat een groot deel van ons portfolio met medische hulpmiddelen op de website. We werken hard aan de uitbreiding van het aantal artikelen en aan het completeren van de dataset. Veel klanten maken al gebruik van deze tussenoplossing, maar nog lang niet elke zorginstelling weet deze website te vinden. Dat kan nog beter, maar uiteindelijk is dit slechts een tussenoplossing op weg naar volledige data-uitwisseling via GDSN”, stelt Koolen.
“Hopen dat nog meer landen volgen”
GDSN wordt wereldwijd gebruikt. Nederland loopt in de gezondheidszorg op dit moment voorop met de uniforme dataset en het gebruik van GDSN. Diverse landen in Europa en buiten Europa maken binnen de gezondheidszorg gebruik van GDSN, 3M hoopt dat er snel nog meer landen volgen. “GDSN is een wereldwijde standaard waarin voor de gezondheidszorg binnen Europa het ECHO Datamodel wordt gebruikt. Dus als we straks productdata kunnen publiceren richting Nederlandse zorginstellingen, zijn die ook beschikbaar voor afnemers in andere landen. Dat is een goede ontwikkeling voor ons als internationaal opererend bedrijf."
Contact 3M bij interesse in de productdata.
