Welkoop: ‘Gros van bedrijven is overtuigd en wil meedoen met GS1 datapool’
Welkoop heeft meer dan 150 winkels door het hele land, met ruim 45.000 tuin-, dieren- en kledingartikelen. Om de data van al die producten in de keten eenduidig en betrouwbaar te kunnen delen, besloot het bedrijf om aan te sluiten op GS1 Data Source.
Vanuit het hoofdkantoor in Apeldoorn is Welkoop Retail als centraal gestuurde franchisegever verantwoordelijk voor alle productdata en de kassasystemen van de verschillende Welkoopwinkels. “Tot een aantal jaren geleden hadden we best een complex IT-landschap,” vertelt Marc Krukkert, Manager Category Management bij Welkoop Retail. “We hadden veel verschillende systemen die werkten als losse maatwerkoplossingen. Zo werd in onze webshop-applicatie allerlei data ingevoerd, maar bijvoorbeeld ook in de software voor onze schappenplannen. In verschillende applicaties legden we daardoor weleens dezelfde productinformatie vast. En een gevolg daarvan was dat we eigenlijk niet één waarheid van onze producten kenden. Want die waarheid stond op verschillende plekken en als er onderhoud gepleegd werd op de ene plek, betekende het niet dat dat ook op de andere plek gebeurde.”
Naar een universele waarheid
Welkoop besloot medio 2021 met een project te starten om alle informatie over producten terug te brengen tot één bron. De eerste stap daarvoor was de aanschaf van een Product Informatie Management (PIM) systeem, dat als basis voor de universele waarheid zou gaan dienen en alle overige systemen van productdata zou moeten voorzien.
Bij de start van het project kreeg Krukkert naast category management ook de verantwoordelijkheid over het datamanagement, dat daarvoor nog onder hun IT-afdeling viel. “Met die verandering dat datamanagement bij category management kwam, heb ik een standpunt ingenomen: er zijn te veel mensen binnen de organisatie bezig met productdata – van category management en de supply chain afdeling tot de afdeling e-commerce – en we kunnen dat veel efficiënter inrichten. Zo raakten we er steeds meer van overtuigd om in de datapool van GS1 te stappen. Ketenbreed zou dat voor een enorme efficiencyslag kunnen zorgen voor zowel retailers als leveranciers. Afgelopen voorjaar zijn we concreet met elkaar in gesprek gegaan.”
Data ontsluiten
Het Welkoop-team was overtuigd van de toegevoegde waarde van GS1 Data Source als bron voor productdata. Ze hadden daarbij wel één vereiste, vertelt Krukkert: “Het moest wel mogelijk zijn met onze nieuwe PIM-applicatie de productdata te ontsluiten vanuit de datapool, om vanuit daar de belangrijkste systemen te voeden. Dat breiden we steeds verder uit. Het doel is dat we de PIM-applicatie begin 2023 volledig up and running hebben.”
Kwaliteit vaak issue
Vooral de kwaliteit van productdata blijft een belangrijk aandachtspunt, zegt Krukkert. “Productmasterdata is erg belangrijk voor efficiëntie in de keten. Maar voor het werken met de datapool ben je ook afhankelijk van de kwaliteit die erin wordt gestopt. Dus als een leverancier niet consequent zijn productmasterdata goed onderhoudt, heeft de hele keten daar last van.”
Kantelpunt is bereikt
Om de afstemming met retailers en leveranciers verder te optimaliseren, heeft Welkoop een actieve rol ingenomen in het projectteam van GS1. Krukkert: “We moeten dit met elkaar doen en het kan alleen succesvol zijn als iedereen zich hieraan committeert: zowel leveranciers als retailers. Nu is iedereen veel tijd kwijt aan het krijgen van goede productdata. Maar als we dit ketenbreed oppakken, kunnen we met zijn allen een enorme efficiencyslag slaan. Op onze leveranciersdag hebben we GS1 dan ook een podium gegeven om uit te leggen waarom het centraal regelen van productdata zo belangrijk is. En we krijgen veel positieve reacties. Ik heb sterk de indruk dat er nu een kantelpunt bereikt is, waarbij het gros overtuigd is en mee wil doen. Wij hebben er ook voor gekozen om dit in de samenwerkingsovereenkomst met onze leveranciers een verplicht onderdeel te maken. Dus verwachten wij dat al onze leveranciers eind 2023 hun productdata via GS1 aanleveren.”
Beter voor de business
Krukkert benadrukt daarbij de invloed van de organisatiestructuur. “Mijn belangrijkste tip is dan ook: maak datamanagement onderdeel van de commerciële organisatie. Dat is het kloppende hart van de organisatie en heeft het mandaat om de leverancier en de retailer te overtuigen. Sinds we dat hebben gedaan, merk ik dat er dingen in beweging zijn gezet die eerder niet in beweging te krijgen waren. De motivatie en mindset moet zijn om het beter te willen doen voor de business, niet omdat het moet.”
Een andere tip die hij aan leveranciers geeft is om niet alle data in één keer over te zetten. “Dat is namelijk ondoenlijk. Maar start wel nu en begin klein, met een paar productcategorieën. Leer ermee omgaan, leer wat wel en niet werkt en bouw het zo verder uit. Wij nemen ook onze leveranciers erin mee – zo leren we van elkaar. Als leverancier moet je dit niet als een ‘moetje’ ervaren, maar als een kans. Een kans dat je op een uniforme manier bij al je retailers ervoor kunt zorgen dat zij alle relevante informatie kunnen inzetten om jouw product beter te verkopen.”
