Zoveel meer mogelijk met barcodes in de gezondheidszorg
Barcodescanning in ziekenhuizen (en andere zorginstellingen) kent veel gebruiksmogelijkheden. Zoals beter voorraadbeheer, verhoging patiëntveiligheid of het kunnen voldoen aan wet- en regelgeving. Denk aan het Landelijk Implantaten Register (LIR), de Europese richtlijnen FMD voor medicatie en MDR- voor medische hulpmiddelen. Ook bij efficiënter onderhoud en het vergroten van duurzaamheid wordt scannen van barcodes ingezet.
Dit artikel verscheen 11 februari in de nieuwsbrief Zorg & innovatie.
Een ziekenhuis kan op verschillende manieren beginnen met het scannen van barcodes. De een begint op de OK de ander met algemeen voorraadbeheer. Vrijwel alle producten komen binnen met een barcode, waardoor scannen op diverse plekken mogelijk is. Er is efficiency te halen, tijdwinst en besparing van kosten.
Zo begon het Erasmus MC jaren geleden met een succesvolle pilot met bloedzakken – een product waarvoor meerdere dubbelchecks nodig zijn. Ook in de nieuwbouw van het Erasmus MC is barcodering doorgevoerd. Hier zijn locaties met Global Location Numbers (GLN’s locatiecodes) uitgerust. Daarnaast is standaardisatie uitgevoerd waardoor alle betrokkenen in het ziekenhuis – zoals voor inkoop en voorraadbeheer – op dezelfde wijze met de scancodes en achterliggende informatie omgaan. Via de ICT-systemen is de gescande informatie eenduidig op meerdere plekken toegankelijk. Zie Erasmus MC: ‘Het gebruik van barcodes en data moet vanzelfsprekend zijn’
Geneesmiddelen: primaire verpakking, secundaire verpakking en stuksverpakkingen
Bij de invoering van de FMD (falsified medicine directive) in 2019 hielp het gebruik van standaard barcodes waar standaard informatie achter zit. Al uit Capgemini-onderzoek in 2017 in opdracht van toenmalig minister van VWS Edith Schippers bleek dat barcoderingen – zoals een GS1 DataMatrix – op primaire medicatieverpakking de medicatieveiligheid sterk verbeteren. Als ziekenhuizen die barcodes zelf toevoegen, kost dat meer tijd dan wanneer de leverancier het doet en bovendien zijn er risico’s op fouten wanneer ziekenhuizen elk medicijn moeten overlabelen.
Hoewel de FMD alleen barcodes op de secundaire verpakking verplicht (het doosje), komt inmiddels ongeveer 80 procent van de medicatie in Nederland met een barcode op de primaire verpakking het ziekenhuis binnen. Om patiëntveiligheid maximaal te ondersteunen, zijn echter nog wel stappen te zetten.
Scannen aan het bed (bij medicatietoediening aan de patiënt) kan alleen op stuksniveau worden gedaan. Bijvoorbeeld het Ziekenhuis St Jansdal (Harderwijk) en Antonius Ziekenhuis (Sneek) labelen daarom zelf de medicatie op stuksniveau. Dit beleid levert winst op voor patiëntveiligheid. Onder meer EPIC en Chipsoft ondersteunen het scannen en verwerken van de barcode.
Meerwaarde bij hulpmiddelen
Op bredere schaal werd de meerwaarde van barcodes in Nederland duidelijk bij de invoering van het Landelijk Implantatenregister (LIR) en de MDR (officieel sinds 2022) voor alle medische hulpmiddelen. Leveranciers van medische hulpmiddelen zijn nu verplicht om producten te voorzien van identificatiekenmerken in een barcode. De producten komen dus voorzien van een barcode het ziekenhuis binnen.
Het merendeel van de leveranciers gebruikt hiervoor de GS1-barcode. Medische hulpmiddelen – waaronder implantaten – die op de OK worden gebruikt, zijn nu standaard voorzien van deze barcode. Bij het scannen worden productgegevens via de datapool GS1 Data Source (GDSN) opgehaald. Dat scheelt veel handmatige administratieve handelingen met foutrisico’s. Het voor orthopedische implantaten opgezette register (LROI) garandeert volledige (product)traceerbaarheid van in de patiëntenzorg gebruikte implantaten.
Voorraadbeheer: belangrijk praktijkvoorbeeld
Een bekend voorbeeld van barcodescanning is voorraadbeheer, zowel bij medicatie als medische hulpmiddelen. Efficiënter voorraadbeheer is te realiseren door inzicht in de actuele voorraad, de juiste artikelen altijd op voorraad, de mogelijkheid tot automatische bestelling, verspilling verminderen door prioriteit te geven aan producten met de kortste houdbaarheidsdatum en tijdwinst. Het LIR heeft deze ontwikkeling een stimulans gegeven.
Dit heeft ook effect op de patiëntveiligheid. Door in het ziekenhuis gebruikte hulpmiddelen te koppelen aan een patiënt – bijvoorbeeld een implantaat – is de patiënt in kwestie veel sneller en makkelijker te vinden bij een onverhoopte productrecall.
Duurzaamheid
We werken toe naar een duurzame toekomst, ook in de zorg. Hergebruik van materialen binnen zorginstellingen, minder afval, weten waar je producten zijn, kan hieraan bijdragen.
Meer beschikbare informatie over een product, verbetert zicht op processen bij hergebruik of om afval te scheiden. Zorginstellingen kunnen op korte termijn informatie ontvangen over het type afval via de datapool van GS1 waar zij op aangesloten zijn. Dit wordt in de toekomst verder uitgebreid.
Het bewaken van de houdbaarheidsdatum is nog niet in alle zorginstellingen een geautomatiseerd proces. Houdbaarheidsdatum zit veelal opgenomen in de barcode en wordt na scanning verwerkt in systemen waarop werkprocessen kunnen worden ingeregeld. Een koppeling met locatiecodes verhoogt efficiënter werken, zodat minder hardlopende producten met andere afdelingen kunnen rouleren.
Denk bij duurzaamheid ook aan het digitaliseren van de bijsluiter. De mogelijkheid van een ‘digital link’ in de barcode bestaat, maar is nog niet in Nederland ingevoerd. Hierdoor is een bijsluiter van medicatie digitaal te lezen.
Zoveel meer mogelijk
Efficiënter onderhoud kan ook een reden zijn om op barcodescanning over te gaan. Het Deense ziekenhuis in Aarhus heeft bijvoorbeeld alle bedden en rolstoelen gecodeerd met RFID-chips. Doordat nu altijd duidelijk is welke rolstoelen waar zijn, bleek een kleiner aantal nodig. Onderhoud efficiënter regelen kan door de barcode te koppelen aan het bestaande onderhoudssysteem.
Een voorbeeld van toediening van medicatie met infuuspompen toont zelfs in één keer meerdere van bovengenoemde voordelen. Lees hiervoor ook dit artikel in OK-Visie. De infuusapparaten vallen onder de MDR en moeten dus een te scannen code hebben. De medicatie die in de infuuspompen wordt gebruikt bevat een GS1-barcode. Door de combinatie zijn medicatiefouten met deze infuuspompen vrijwel tot nul gereduceerd. Daarnaast is een infuuspomp dankzij barcodering altijd te vinden.
Gewoon gebruiken
Kortom: als iets een barcode heeft, waarom zou je het dan niet gebruiken? Het kan werk zoals handmatig invoeren van gegevens in systemen of Excel-sheets vergaand beperken.
Toch leiden alle goede voorbeelden nog niet tot grootschalig gebruik. Ziekenhuizen hebben veel prioriteiten. Barcodering lijkt daarvan slechts een onderdeel en klinkt abstract. Soms ontbreekt de kennis van wat allemaal mogelijk is, zoals dat dezelfde informatie voor voorraadbeheer ook de patiëntveiligheid op de OK kan verbeteren. Randvoorwaarden, zoals ICT-systemen en de beschikbaarheid van wifi zijn in Nederlandse ziekenhuizen breed beschikbaar.
Waar voorheen ambassadeurschap bepalend was, staan we nu aan de vooravond van een versnelling. Vanwege verschillende systemen en werkwijzen kan een implementatie niet helemaal één op één overgenomen worden. Ziekenhuizen kunnen echter wel gebruik maken van wat andere ziekenhuizen al hebben geleerd en ontwikkeld.
Gewoon beginnen
Uiteindelijk is er maar één manier om te profiteren van de potentie van barcodescanning: gewoon beginnen. Goede voorbeelden delen is belangrijk, evenals bij elkaar gaan kijken. Begin op een afdeling met personeel dat wil innoveren en dat de voordelen ziet. Maak de resultaten vervolgens goed zichtbaar. Met de eventuele winst – bijvoorbeeld uit efficiency - is deels een volgend project te financieren. Dat geeft een zelfversterkend effect, dat bijdraagt aan de veiligheid van patiënten én medewerkers.
