Beeztees heeft haast met de GS1 datapool
Beeztees staat te popelen om productdata te delen via de datapool van GS1. De leverancier van dierbenodigdheden vindt het tijd worden om een meer efficiënte manier te vinden voor het invullen van alle formulieren die de meeste retailers in de tuin- en diersector nu nog sturen. Algemeen directeur Job van Riel: “We moeten naar een hogere mate van professionaliteit toe. Dat willen retailers zelf ook. Ik ben er daarom van overtuigd dat we uiteindelijk allemaal de datapool gaan gebruiken.”
In de ruim vijftig jaar na de oprichting is Beeztees uitgegroeid van een traditionele groothandel in dierbenodigdheden tot een populair merk bij huisdiereigenaren in binnen- en buitenland. Met het assortiment van meer dan 8000 zelfontworpen artikelen - van speeltjes tot halsbanden en van snacks tot drinkbakken - is het familiebedrijf uit Waalwijk een belangrijke speler die de relatie met retailers koestert. “Wij willen een leverancier zijn met toegevoegde waarde. Daarom leveren wij een keur aan extra diensten, en daar is goede content voor nodig,” vertelt Job van Riel, mede-eigenaar van Beeztees.
Voorwaarde voor succes
Die content bestaat uit gestructureerde productdata zoals afmetingen, verpakkingsmethode en artikelcodes, maar ook ongestructureerde data in de vorm van productbeschrijvingen, foto’s en filmpjes. “We hebben onze eigen studio en dtp-afdeling waar we alle creatieve content maken. Onze klanten kunnen de content automatisch op hun website laten inlopen, zodat die altijd up-to-date is. Maar wij hebben ook retailers die zich in de markt willen onderscheiden met content die nog beter is toegespitst op hun eigen retailformule. Die beschikken met onze content alvast over een goede basis.”
Goede productdata is een voorwaarde voor succes, benadrukt Van Riel. “Mede dankzij onze aanpak zijn wij uitgegroeid tot een strategische partner voor heel veel retailers. Met als resultaat een grote online zichtbaarheid, wat weer bijdraagt aan onze merkbeleving. Dat is goed voor ons, maar uiteindelijk ook weer goed voor de retailers.”
Ploeteren in Excel
Voor de uitwisseling van productdata zet Beeztees volledig in op de GS1 datapool. Dat heeft een hele simpele reden, stelt Van Riel: “Een groot aantal klanten stuurt ons Excel-formulieren waarop we onze productdata moeten invullen. Elke retailer stuurt voor elke productgroep weer een ander formulier. En soms beschikt die retailer over een afdeling die weer andere informatie nodig heeft en nog een extra formulier stuurt. Dat wordt met alle wet- en regelgeving alleen nog maar gekker. Met als gevolg dat wij meer dan ons lief is in Excel zitten te ploeteren.”
Beeztees zet alle productdata standaard in SAP S/4HANA, dat binnen het bedrijf fungeert als een ‘single point of truth’. Als een nieuw product is geïntroduceerd of een bestaand product is gewijzigd, wordt de bijbehorende productdata handmatig vanuit SAP S/4HANA in de datapool geïmporteerd. Elke retailer die op de datapool is aangesloten, kan vervolgens gebruik maken van die data. “Dat bespaart ons niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook fouten. Bij het invullen van Excel-formulieren kunnen immers ontelbaar veel fouten worden gemaakt.”
Centrale contentbeheerder
Beeztees heeft een centrale contentbeheerder aangesteld die verantwoordelijk is voor het verzamelen van alle productdata. Daarvoor moet hij een beroep doen op verschillende afdelingen. “De helft van onze producten komt uit China. Als we hier in Waalwijk een sample binnenkrijgen, checken we de logistieke data: hoeveel producten passen er in een doos en hoeveel dozen op een pallet? Dan hebben we BTW- en tariefcodes nodig en moet marketing een aansprekend verhaal maken. Al die productdata moet klaar staan op het moment dat het product binnenkomt in ons warehouse. En dan moeten we nog meer data checken en vastleggen. De contentbeheerder bewaakt dat proces. Als een afdeling zijn werk niet doet, spreekt hij hen hier op aan.”
De implementatie van een apart productinformatiesysteem (PIM) moet het werk van de contentbeheerder straks een stuk gemakkelijker maken. Vanuit dit systeem kan de datapool automatisch worden gevuld. “Alles staat nu in SAP S/4HANA, maar dat is een vrij rigide systeem. Een PIM-systeem biedt ons nog meer flexibiliteit, met name op het gebied van ongestructureerde productdata. Mede vanwege alle wet- en regelgeving hebben we die flexibiliteit hard nodig. Wij willen graag compliant zijn en liever nog een stukje vooruit lopen op alle wijzigingen en vernieuwingen”, zegt Van Riel. “Het belangrijkste is dat alle productdata in één systeem blijft staan, zodat we het eenvoudig kunnen ontsluiten richting GS1 datapool en andere afnemers.”
Niet zo snel als gehoopt
Beeztees staat al enige tijd klaar om via de datapool van GS1 productdata te delen met alle retailers in de tuin- en diersector. Veel meer dan Van Riel lief is moet Beeztees voor bepaalde retailers nog steeds Excel-formulieren invullen. “Vanaf het begin hebben wij de datapool omarmd. Ook als bestuurslid van Tuinbranche Nederland heb ik mij daarvoor hard gemaakt. Samen met retailers en andere leveranciers hebben we geprobeerd een vuist te maken, maar het gaat nog niet zo snel als gehoopt.”
Van Riel begrijpt dat retailers soms andere prioriteiten moeten stellen, maar verzoekt hen om zo snel mogelijk afscheid te nemen van de huidige papierwinkel. “We moeten naar een hogere mate van professionalisering toe, en dat willen de retailers zelf ook. Ik ben ervan overtuigd dat we uiteindelijk allemaal de datapool gaan gebruiken. Dat is een onomkeerbaar proces. Dat betekent dat ook andere leveranciers hiervoor tijd vrij moeten maken. Mijn tips: ga bij GS1 op zoek naar informatie, begin klein met een deel van het assortiment en vraag retailers om feedback. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, want er zijn genoeg partijen die al begonnen zijn.”